Il governo è noto per la stagnazione. Quando vengono pronunciate parole come "all'avanguardia", di solito sono in riferimento al settore privato (o una rom-com di pattinaggio di figura degli inizi degli anni '90). In un settore come questo, spesso devi giocare prima di poter innovare. (L'ho sperimentato in prima persona quando ho lavorato per aiutare i dipartimenti di New York City a iniziare a ricevere pagamenti online, fino all'età di Amazon.)
Ma se hai scelto una carriera nel governo - o in qualsiasi altra industria che cambia lentamente - è probabile che tu sia lì in nome del progresso. Lavorando in operazioni governative, il mio compito era quello di sostituire i processi antiquati e inefficienti con processi che funzionavano meglio, più velocemente e meno. A volte ci sono riuscito, a volte ho fallito, inequivocabilmente. Ma il fallimento non è altro che un insegnante efficace. Ecco alcune delle lezioni che ho imparato nel perseguimento di un governo più efficiente che potrebbe aiutare chiunque cerchi di influenzare il cambiamento di fronte alla grande burocrazia.
1. Cercare migliori pratiche, non migliori pratiche
Il management parla si è infiltrato anche nei ranghi del governo: "Sfruttiamo un approccio sinergico per innovare verso una soluzione solida!"
Forse il preferito in una lunga lista di queste espressioni stanche è l'idea delle migliori pratiche, una frase che viene lanciata come un cowboy al rodeo. Come project manager nel governo di New York City, parte del mio lavoro consisteva nel ricercare come altri governi e società private gestivano alcuni aspetti delle loro operazioni e determinare se avremmo qualcosa da guadagnare replicando i loro successi. Abbiamo tenuto forum e redatto presentazioni di PowerPoint in abbondanza, il tutto nel nome di individuare una pratica, definirla la migliore e promettere di adottarla per noi stessi.
Ma, come ho capito, l'idea che qualcosa sia il migliore implica che non può essere superato. Suggerisce che hai cercato esaustivamente. Presuppone che l'applicazione di un principio in un'impostazione funzionerà altrettanto bene in un'altra. La nozione di best practice è sulla buona strada, ma se vuoi davvero influenzare il cambiamento, dovrai adattare il tuo target a best practice. Non è solo semantica; è una riformulazione completa dell'obiettivo.
Migliori pratiche significano che una volta che la migliore pratica è stata identificata o implementata, il tuo lavoro è tutt'altro che fatto. Le migliori pratiche tengono conto del fatto che, al fine di rimanere al top del tuo gioco, che si tratti di manutenzione del parco, riduzione del crimine o qualcosa di un po 'più privato, le tue pratiche non devono mai smettere di evolversi.
2. Guarda oltre i dati
L'ex sindaco di New York, Michael Bloomberg, una volta ha twittato: “In God we trust. Tutti gli altri portano dati. ”Viviamo nell'era del processo decisionale basato sui dati. E questo è in gran parte uno sviluppo positivo: tutto ciò che non è supportato dai numeri è solo un'opinione, una teoria in attesa di essere provata. Il problema è che spesso trattiamo i dati come fatti e numeri, come George Washington, come incapaci di mentire.
Questo è tutt'altro che vero. Prima di tutto, gli stessi numeri possono essere usati per raccontare storie diverse, anche opposte. In che modo coloro che hanno sostenuto il divieto di vendere bevande analcoliche oltre le 16 once hanno presentato la loro causa? Numeri. E come hanno fatto i loro avversari? Usando gli stessi numeri in un contesto diverso. Come Mark Twain ha scherzato una volta, "I fatti sono testardi, ma le statistiche sono più flessibili". Inoltre, non tutti i dipendenti pubblici che raccolgono dati sono un normale Nate Silver. I difetti nella raccolta e nell'analisi dei dati spesso ci portano a fraintendere quali numeri potrebbero tentare di dirci.
La lezione: Sì, le decisioni dovrebbero essere guidate dai dati, ma concentrarsi esclusivamente su di esso oscura parte del quadro ed è importante integrare i numeri freddi e difficili con la ricerca qualitativa. Se, ad esempio, vuoi sapere come le piccole imprese saranno interessate da un nuovo regolamento, chiedi loro. Con strumenti come SurveyMonkey, questo tipo di sondaggio può essere fatto usando risorse limitate. Offre sfumature che i dati non possono e suggerisce sfumature di grigio tra il bianco e il nero.
3. Il buy-in è la chiave
Hai un'idea, definito un piano di attuazione e sviluppato un budget. Questa è la parte facile. Ora devi convincere i poteri che sono a sostenere il cambiamento. Potresti chiamare questa sponsorizzazione esecutiva, ma ciò che significa veramente è garantire che le persone con l'autorità per applicare il cambiamento siano pienamente coinvolte. Il modo migliore per ottenere questo tipo di buy-in è presentare risultati significativi previsti: dollari da risparmiare, carta da eliminare, clienti da raggiungere con la nuova iniziativa. Potresti aver inventato la Porsche di idee, ma anche una Porsche ha bisogno di benzina per muoversi di un pollice.
Ma il buy-in dall'alto verso il basso non è l'unico tipo che aprirà la strada a cambiamenti sostanziali. Pensa a tutte le persone che questo cambiamento potrebbe toccare e cerca di evitare di nasconderle con esso. Supponiamo che tu stia implementando nuove tecnologie per accelerare il processo mediante il quale i membri del personale amministrativo completano il loro registro giornaliero. Coinvolgere questo staff fin dall'inizio, trarre le proprie frustrazioni e idee e incorporarle, in misura ragionevole, nel prodotto finale. Un gruppo di persone che sono state ascoltate e incluse nel processo di cambiamento, piuttosto che averlo imposto loro, è molto più propenso a prendere il cambiamento a passo di passo (e persino a dargli il benvenuto).
4. Cerca i cambiamenti più utili, ma non tutti
Ecco la parte in cui riprendo parte di ciò che ho detto sopra. Mentre è importante raccogliere feedback da una varietà di parti interessate mentre modifichi il cambiamento che speri di attuare, cercare di soddisfare tutti può essere una ricetta per la morte lenta e dolorosa di un'idea altrimenti solida. L'eccessiva personalizzazione è stata una battuta d'arresto particolarmente frequente nei progetti tecnologici a cui ho lavorato come project manager. Con solo le migliori intenzioni di sviluppare il miglior prodotto possibile, il team è spesso impantanato in requisiti che richiederebbero un'intera settimana per essere costruiti, ma soddisfano solo le esigenze del 2% degli utenti.
A volte devi estrarre la penna magica rossa e semplificare. Pensa al pubblico che stai servendo e alle principali priorità che stai cercando di raggiungere. Tutto ciò che ti colpisce come un lusso, o come la richiesta di un piccolo gruppo di persone particolarmente rumorose, dovrebbe essere considerato per il blocco. Ti farà risparmiare tempo e denaro. E alla fine, è meglio accontentare la maggioranza fornendo risultati in modo rapido ed efficace piuttosto che deludere tutti perché sei annegato nei dettagli.
5. Sii paziente
Infine, ricorda che il cambiamento nel governo - o in qualsiasi altra industria burocratica - è possibile, ma è lento. A volte è necessario attendere che i venti politici cambino direzione. A volte è il processo legislativo o un contratto che rimane bloccato nell'ufficio acquisti.
Uno dei cambiamenti più gratificanti che ho avuto a che fare è stato il progetto di pagamenti online, che ha portato i dipartimenti di New York City fuori dall'era glaciale di assegni cartacei e libri contabili e nel nuovo millennio con sistemi elettronici di pagamento e contabilità. Non è affatto sexy, ma sta risparmiando milioni di dollari in città. E ci sono voluti ben quattro anni da quando il documento di briefing è fluttuato sulla mia scrivania fino a quando un programma completo è stato avviato.
Se si tratta di soluzioni rapide, sarà difficile trovarle ovunque nel panorama di un governo (o altrimenti in un ufficio burocratico). Ma credimi: vale la pena aspettare un grande cambiamento. In effetti, è probabilmente il motivo per cui facciamo il lavoro in primo luogo.
