Se dovessi chiedere ai professionisti della carriera cosa pensano della loro casella di posta, la maggior parte direbbe che è un buco nero che succhia l'anima di messaggi di follow-up, fastidiose corrispondenze dello staff e newsletter o comunicati stampa sul wazoo. E se dovessi anche chiedere a quelle persone se potevano mai vedere se stessi attraversare l'intera posta in arrivo ogni singolo giorno, la maggior parte si deriderebbe all'idea di un'impresa così impossibile.
La scorsa settimana, tuttavia, ho deciso di affrontare una sfida che avrebbe fatto rabbrividire la maggior parte dei professionisti: ho fatto un patto per arrivare alla casella zero ogni sera prima di andare a letto.
Quindi l'ho fatto? La risposta è si. È stato facile? Diamine no.
Anche se non penso che sarò mai in grado di arrivare alla casella zero zero ogni giorno della mia vita, ho imparato alcune importanti lezioni lungo la strada che mi aiuteranno a gestire meglio la mia casella di posta andando avanti.
Il più grande? Nessuna delle cose che mi ha aiutato di più è stata rivoluzionaria. Erano le strategie che ascolto più volte dagli esperti di produttività e dai magnati della posta elettronica: si trattava solo di implementarle e di seguirle.
In proposito, lasciami condividere alcune cose che devi effettivamente fare per rendere la tua casella di posta meno orribile.
1. Inserisci "Email di risposta" nel tuo programma
Ne ho già parlato in precedenza, ma una delle cose che ho trovato più efficace quando ho cercato di accedere alla casella zero zero ogni notte non era controllare costantemente la mia casella di posta. Invece, avrei bloccato alcuni blocchi di tempo ogni giorno da dedicare all'e-mail: per me, 30-60 minuti al mattino, a pranzo e nel tardo pomeriggio era un sacco di tempo per mettere le cose a posto.
Sembra controintuitivo (ero scettico di sicuro), ma concentrandomi su quell'unico compito e nient'altro, sono stato in grado di superare la mia casella di posta molto più rapidamente del solito. Avere la sequenza temporale mi ha anche incoraggiato a controllare le e-mail a un ritmo più veloce, piuttosto che dillyly su uno che non avevo voglia di rispondere o di essere distratto da un messaggio non importante piuttosto che semplicemente cancellarlo.
Inoltre, rispondere alle mie e-mail in specifici periodi di tempo mi ha fatto sembrare meno un lavoro senza fine e più come solo un'altra cosa nella mia lista di cose da fare, che era molto più facile da superare. Prima di questa settimana, non mi rendevo conto che la mia casella di posta era sempre nella parte posteriore della mia mente, ed ero in uno stato di terrore perpetuo controllare il mio account di posta elettronica tutto il giorno. Poiché è diventato parte del mio programma come tutto il resto, non mi chiedevo quando dovevo inviare la mia prossima e-mail; Ho appena trovato il tempo per farlo.
È stato anche molto bello "firmare" alla fine di una sessione e non preoccuparsi di ciò che stava accadendo nel mondo del cyberspazio.
2. Rispondi subito alla maggior parte delle email
Personalmente, circa il 65-70% delle e-mail nella mia posta in arrivo richiede risposte rapide che mi richiedono meno di un minuto o due per scrivere. Troppo spesso ho la cattiva abitudine di lasciarli nella mia casella di posta e dire: "Eh, questi sono facili. Li raggiungerò più tardi. ”Ma, come ho capito, in realtà mi stava prendendo più tempo ed energia per leggerli, elaborarli abbastanza per decidere che erano abbastanza facili da rimandare fino a dopo, e poi tornare più tardi ed elaborare di nuovo per rispondere.
Forzandomi davvero a rispondere a quelle corrispondenze proprio allora e lì durante il mio prezioso tempo di "risposta via e-mail", sono stato in grado di ottenere più cose dalla mia casella di posta e dalla mia mente - e avvicinarmi a quella inafferrabile casella di posta zero.
3. Punt Altre email a tempi strategici
Alla fine ho installato l'app Boomerang su Gmail la scorsa settimana dopo che una mia amica molto impegnata ha continuato a insistere perché la ricevessi ("È un vero toccasana!" Continuava a dire). E devo ammettere: aveva ragione.
Molto semplicemente, Boomerang ti consente di riprogrammare quando le e-mail vengono visualizzate nella posta in arrivo. Mentre potrebbe sembrare imbroglione pianificare tutto per dopo ("Sono arrivato a zero in arrivo stasera programmando 45 e-mail da mostrare nella mia posta in arrivo domani mattina!"), Il punto è di essere strategico con il modo in cui lo usi.
Ad esempio, in qualità di co-fondatore di un famoso sito web di ammissioni universitarie, il personale delle scuole superiori mi invia costantemente bozze di saggi universitari da modificare, cosa che mi piace fare. Tuttavia, non è divertente avere quelle bozze nella mia casella di posta per giorni alla volta, e non ho tempo di modificarle nel momento in cui appaiono. Invece, ho usato Boomerang per programmare il loro ritorno quando ho avuto più tempo per modificarli (nel mio caso, quello è il venerdì pomeriggio).
Essere in grado di pianificare ciò che è entrato nella mia casella di posta quando ha fatto una grande differenza nella mia produttività e quanto sono stato in grado di fare.
Per un altro modo di fare questo, il genio della posta in arrivo Alex Cavoulacos ha scritto qui su un sistema per gestire strategicamente le e-mail che richiedono diversi livelli di sforzo usando etichette e cartelle. A proposito, di cui:
4. Utilizzare etichette o cartelle
Segna le mie parole: non usare la tua casella di posta come una specie di discarica per scaricare tutte le tue e-mail; usa etichette, schede o cartelle (come le chiama il tuo provider di posta elettronica) per organizzare e archiviare correttamente tutto ciò che ricevi.
Ho oltre 30 etichette diverse sul mio account e-mail e, sebbene possa sembrare ossessivo o specifico, mi aiuta a recuperare rapidamente i messaggi di cui ho bisogno e archiviare le cose una volta che ho finito con loro, rendendo la mia casella di posta molto meno spaventosa.
Ad esempio, in questo momento ho un paio di corrispondenza avanti e indietro in corso con alcuni dei miei dipendenti di The Prospect . Invece di lasciare sempre quelle e-mail in corso nella mia posta in arrivo, le ho archiviate nelle rispettive cartelle relative a Prospect in modo che vengano visualizzate solo se c'è un nuovo messaggio. Questo cancella fisicamente la mia posta in arrivo di cose che ho già affrontato, il che rende le altre cose a loro volta molto più gestibili.
5. Annullare la sottoscrizione dagli elenchi e-mail
Questo suggerimento è piuttosto autoesplicativo: sbarazzarsi di tutta la lanugine. Vai direttamente all'icona del cestino nella posta in arrivo quando arrivano determinate newsletter? Annulla l'iscrizione. E non tirare nemmeno la scusa "Ma potrei leggere più tardi!". La mia regola empirica è che se cancello una newsletter tre volte di seguito, annullo l'iscrizione sul posto.
Ho letto personalmente molte newsletter per vari concerti, quindi per superare lo slogan ho usato Boomerang per trovare orari più convenienti per le newsletter che mi piaceva apparire nella mia posta in arrivo e ho annullato l'iscrizione a tutto il resto.
Eliminandomi da queste liste di e-mail, essenzialmente mi impedivo di ricevere diverse dozzine di e-mail ogni giorno. In precedenza, mi sentivo come se avessi trascorso metà del mio tempo di posta in arrivo solo cancellando newsletter e altri elenchi di e-mail di massa, di cui non devo più preoccuparmi. Sembra che la mia casella di posta sia relativa a e-mail personali che sono indirizzate specificamente a me e che le newsletter che ho tenuto sono cose che non vedo l'ora di leggere.
Ripensando al mio esperimento, ne è valsa la pena provare ad arrivare alla casella zero zero ogni giorno?
Penso che la risposta breve sia no, non dovresti spostare il cielo e la Terra per vedere quel oh-così adorabile banner "Nessuna nuova posta!" In Gmail ogni singola notte prima di andare a letto. Tuttavia, questo esperimento mi ha dimostrato che non avevo bisogno di avere sempre dozzine (se non centinaia) di e-mail nella mia casella di posta; c'erano modi per ridurre i messaggi e quindi ridurre i livelli di stress indotti dalla mia e-mail. Ora sono più consapevole del fatto che rispondere alle e-mail non deve essere un lavoro perpetuo: è solo un'altra tacca nella mia lista di cose da fare quotidianamente, che a sua volta mi fa sentire meno ansioso.
Modificando le mie abitudini di e-mail, ho reso l'intero processo di ricezione e invio di e-mail molto più semplice per me stesso e ho risparmiato tempo a farlo. Ora chi non lo adora?
