Quando si tratta di e-mail, penso che ci sia una conclusione su cui tutti possiamo essere d'accordo: vuoi che le persone rispondano. Altrimenti, perché dovresti investire il tempo a scriverli?
"Beh, certo", stai mormorando allo schermo del tuo computer in questo momento, mentre scuoti la testa, "Ma è molto più facile a dirsi che a farsi."
Capisco. Ispirare le persone a premere effettivamente quel pulsante "rispondi" è una sfida, in particolare quando quel destinatario è importante, richiesto e incredibilmente occupato. Quando sai che stai solo aggiungendo un'altra nota a una casella di posta che è già piena di branchie, è facile rassegnarsi al fatto che il tuo messaggio raccoglierà solo polvere.
E se così non fosse? E se ci fosse qualcosa che potresti fare per aumentare notevolmente le tue possibilità di ricevere una risposta? Grandi notizie: c'è.
Allora, cos'è questo utile trucco tramite e-mail?
Di recente ho letto questo articolo, pubblicato su LinkedIn dall'autore ed esperto di comunicazione Zak Slayback.
All'interno del post, cita diversi consigli utili per l'invio di e-mail a persone impegnate. Ma quello che spicca davvero è questo: non fare il brutto tempo .
È importante ricordare che le persone impegnate sono, beh, occupate. Quindi, se il tuo messaggio sembra che ci vorrà molto sforzo e grasso al gomito per rispondere, probabilmente sarà lasciato per dopo (e quindi probabilmente dimenticato per l'eternità).
Come puoi dimostrare che in realtà è più facile rispondere immediatamente alla tua e-mail piuttosto che salvarla in un secondo momento? Essendo esplicitamente (quasi dolorosamente) chiaro con la tua domanda.
Aspetta un minuto … Sto già facendo richieste specifiche
Ora è la parte in cui ti trovi sulla difensiva. "Ehi, mi sono laureato e-mail 101!" Stai dicendo in questo momento, "Duh, sto già includendo domande chiare nei miei messaggi."
È facile pensarlo. Ma sono disposto a scommettere che non sei specifico come ti piace pensare di essere. Avviso spoiler: cose come "scegli il tuo cervello", "piacerebbe il tuo feedback" o "connettiamoci" non costituiscono richieste chiare.
"Segnalano solo 'Time Suck!' alla Persona molto occupata ma sembra chiaro chiede al mittente ", spiega Slayback, " Il mittente è quindi confuso o offeso quando la Persona molto occupata non risponde. "
Quindi, il segreto del successo nell'ottenere risposte non è solo quello di chiarire la tua richiesta, ma anche di renderla incredibilmente facile da affrontare. Diamo un'occhiata a un esempio per illustrare questa differenza.
Invece di digitare qualcosa del tipo:
Scriveresti:
Vedi la differenza? Quel destinatario incredibilmente occupato potrebbe rispondere a quella seconda domanda con una sola parola se lo desidera, invece di dover esaminare chi sei, coordinare il suo programma e decidere se valga la pena o meno conversazione estesa.
Ma che dire di tutto il resto che voglio chiedere?
So cosa stai pensando: ho molto più di quello che voglio da quella persona di quanto possa contenere una semplice email.
Quando hai voglia di metterti in contatto con qualcuno sarà come tirare i denti comunque, è allettante pensare che dovresti stipare assolutamente tutto ciò di cui hai bisogno in quell'unico messaggio. Tuttavia, questo è in realtà l'approccio peggiore.
"La vita di una persona molto indaffarata gestisce costantemente l'intersezione dell'urgente e dell'importante", spiega Slayback all'interno dell'articolo, "La tua e-mail probabilmente non è adatta a loro, quindi il costo della risposta dovrebbe essere sostanzialmente zero."
In parole povere, devi iniziare con qualcosa di semplice e facile. Una volta che hai una risposta, puoi continuare a sviluppare questo slancio. State tranquilli, non è necessario che accada tutto in una volta.
