45 Suggerimenti sulla produttività per persone estremamente impegnate: la musa

Corri da una riunione all'altra. La tua casella di posta è riempita con le travi (e stai per arrivare fino a qui con essa). Trascorri ore e ore a lavorare ogni giorno e ancora non ti senti come se avessi fatto un'ammaccatura nella tua lista di cose da fare.

Comprendiamo. Ci siamo stati. E sappiamo che semplicemente non ci saranno mai abbastanza ore al giorno. Quindi, abbiamo compilato un elenco dei migliori suggerimenti per la produttività che ci aiutano a sfruttare al massimo il tempo che abbiamo.

Dalla pianificazione del tuo attacco al giorno per evitare che la posta elettronica ti trascini a gestire quelle distrazioni che sembrano sempre apparire, ti aiuteremo a fare tutto nel modo più efficiente possibile in modo da avere finalmente il tempo per altre cose (come, sai, dormi).

Pianificare le cose da fare

Non sopravvalutare il numero di cose che puoi fare in un giorno. Invece di creare un enorme elenco di cose da fare (e sentirti frustrato quando non lo finisci), prova il nostro elenco di cose da fare 1-3-5: Pianifica di ottenere un compito di grandi dimensioni, tre compiti di medie dimensioni e cinque piccoli compiti svolti ogni giorno.
“Se ho già finito qualcosa, lo scrivo e lo spoglio dalla lista. È sempre bello vedere qualcosa da fare. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
Prova ad attaccare le emozioni ai tuoi compiti: ricordando a te stesso che terminare un lancio di un grande cliente ti farà sentire "trionfante" o concludere la tua dichiarazione dei redditi ti darà "un enorme sollievo" potrebbe essere solo la spinta necessaria per superarlo.
Non mettere mai un grande progetto come solo uno da fare nella tua lista. Invece, suddividilo in compiti più piccoli per aiutarti a rimanere in pista per raggiungere il tuo obiettivo finale.
“Grazie a Evernote, il mio sistema organizzativo si è trasformato da un grosso mash-up di pagine di quaderni, note adesive e file di modifica del testo in un sistema Evernote integrato strettamente intrecciato sincronizzato su laptop, cellulare e tablet. Dalle note dei clienti alle bozze dei blog agli script vocali, è tutto lì. ” Michael Terrell, @michaelterrell
Mentre stai pensando a tutte le cose che devi fare, sia nel lavoro che nella vita, considera quali attività puoi rimuovere dal tuo piatto esternalizzandole.
Ottieni prima la cosa che ti piace fare prima. Questo ti incoraggerà a farlo più velocemente in modo da poter svolgere le attività che ti piacciono di più, rendendo il resto della giornata un po 'meglio.
Completa un'attività significativa prima di pranzo. Togliendoti presto una cosa importante, puoi fare una rigenerante pausa pranzo e ricominciare il pomeriggio fresco, senza sentirti in preda al panico per quell'enorme da fare sulla tua lista.
“Ogni domenica, faccio un elenco di ciò che devo fare quella settimana. Mi blocco un giorno per finire gli oggetti. Salvo gli ultimi 30 minuti di ogni giorno lavorativo per creare un piano per il giorno successivo con tre attività prioritarie. Uso anche gli ultimi 30 minuti per chiudere le attività e controllare la posta elettronica. Questo rende le mattine molto più facili! ” Anna Runyan, @classycareer
Ci sono molti sistemi di gestione delle attività là fuori, quindi alla fine si tratta di trovare ciò che funziona per te e attenersi ad esso. Provare costantemente nuovi sistemi sarà una perdita di tempo a lungo termine, quindi dedica un mese a sperimentare e poi impegnati. Suggerimento: il tuo ultimo sistema potrebbe essere una combinazione di diversi!

Trattare con la posta elettronica

Controlla l'e-mail solo a orari specifici durante il giorno e cerca di limitarlo a solo 4-5 volte al giorno. Se non hai quasi tutto questo autocontrollo, usa uno strumento come Inbox Pause per evitare che le e-mail vengano visualizzate nella posta in arrivo fino a quando non sei pronto per loro.
Se l'e-mail ti fa davvero male, prova il sistema Time Management Ninja per controllarlo solo due volte al giorno.
Hai bisogno di rispondere alle e-mail in fretta? Aggiungi la firma aggiuntiva "Inviata dal mio iPhone" nella parte inferiore della pagina, anche se stai inviando un'e-mail dal tuo computer. Anche se non dovresti farlo tutto il tempo, è un modo rapido per battere alcune risposte di una frase senza che la gente pensi che tu sia scortese.
Accedete alle vostre e-mail in termini di tempo necessario per rispondervi. Se ci vorranno meno di tre minuti per rispondere, fallo subito. Se ci vorrà più di questo, metterlo da parte. E poi, quando hai un sacco di tempo, affrontali per primi.
Più velocemente rispondi, più breve sarà la tua risposta - e meno tempo dovrai perdere con le spiegazioni “Ci scusiamo per la risposta ritardata”. Quindi, se non riesci a rispondere a un'e-mail entro 48 ore, almeno rispondi con un breve "Arriverò presto a questo!"
Una volta al trimestre, pulisci una casella di posta in arrivo e archivia tutti i messaggi più vecchi di due o tre mesi. (Seriamente, rispondere a questo punto sarebbe imbarazzante.) Poiché le e-mail a cui sei iscritto per scorrere nella tua casella di posta, prendi una decisione immediata sul fatto che le leggi effettivamente o se dovresti annullare l'iscrizione.
“Evita di controllare la posta elettronica come prima cosa al mattino. È troppo facile essere distratti rispondendo ai messaggi. Trovo che quando aspetto fino a quando non ho completato alcuni degli elementi prioritari nella mia lista di cose da fare, posso fornire maggiore attenzione alle e-mail e mi sento anche come se avessi realizzato anche il mio lavoro. " Hannah Morgan, @careersherpa
Usa le risposte predefinite per evitare di digitare più e più volte le stesse cose. Per ogni e-mail che invii regolarmente, o anche solo per parte di un messaggio di posta elettronica, come il paragrafo a capo automatico, crea una risposta predefinita in cui puoi apparire quando ne hai bisogno. Mai sentito parlare di risposte predefinite? Ulteriori informazioni qui
Imposta filtri automatici per estrarre immediatamente le e-mail dalla posta in arrivo e nella cartella giusta. (Questa è un'ottima opzione per cose come le newsletter a cui vuoi tornare quando vuoi.)
Usa Boomerang per estrarre le email dalla posta in arrivo fino a quando non sei pronto per gestirle. Ciò è utile per due motivi: in primo luogo, rende il messaggio fuori dalla vista e lontano dalla mente, dandoti spazio per pensare ad altre cose. In secondo luogo, ti ricorda automaticamente l'e-mail in seguito, dandoti un compito in meno di cui preoccuparti per il monitoraggio da solo.
Vuoi ricevere meno email nella tua casella di posta? Prova a creare un risponditore automatico con le risposte alle domande più frequenti che ricevi. Quando possibile, rispondi sempre alle e-mail con dichiarazioni piuttosto che domande per evitare troppi avanti e indietro.

Gestione delle riunioni

Non programmare più tempo del necessario. La maggior parte delle riunioni sono programmate per un'ora intera, quando dovrebbero durare 20 minuti, 30 minuti o 45 minuti al massimo .
Non programmare "riunioni di aggiornamento": dare un aggiornamento può quasi sempre avvenire tramite e-mail. Se lo scopo della riunione non è né prendere una decisione o completare un'azione insieme, annullarla (o suggerire bene al proprio capo che potrebbe non essere necessario).
Raggruppa le riunioni una contro l'altra per evitare di dover passare dalla modalità riunione alla modalità di lavoro troppo spesso o gestire i momenti difficili tra le riunioni in cui ti senti come se non potessi fare nulla. Meglio ancora, organizza una giornata senza riunioni in modo da avere almeno un giorno in cui puoi davvero immergerti in un lavoro concentrato.
Se stai incontrando qualcuno fuori dall'ufficio, pensa se hai davvero bisogno di incontrarti di persona. Il tuo obiettivo potrebbe invece essere raggiunto con una telefonata o una videoconferenza?
Sii incredibilmente proattivo nel mantenere le riunioni in pista. Invia a tutti un ordine del giorno per ogni incontro e, se la conversazione va fuori tema, non aver paura di reinserirla. Un semplice, "Pianifichiamo il tempo per discuterne in seguito se è utile, dato che ci restano solo 10 minuti, "Funziona perfettamente.
Hai una riunione telefonica one-to-one? Mirare segretamente a tenerlo sotto i 19 minuti. Questo ti aiuterà a ridurre al minimo le chat amichevoli e ad arrivare direttamente al punto. E se la conversazione continua, dai una bella scusa per il motivo per cui devi riattaccare (come una sosta o un telefono che muore).

Gestione del tempo di mastering

Costruisci il tuo programma in base ai tuoi periodi migliori per fare le cose. Sai che sei in punto la mattina? Metti da parte questo tempo per un lavoro mirato e cerca di mantenerlo libero da riunioni o distrazioni. Fai sempre una pausa intorno alle 15:00? Pianifica un'ora qui ogni giorno per compiti senza cervello.
“Non sottovalutare il potere di piccoli pezzi di tempo per fare le cose. Invece di sprecare i 15 minuti tra una riunione e l'altra, crea un elenco di piccole attività che puoi svolgere in 15, 10 o anche cinque minuti: rispondi alle e-mail, raggiungi un contatto, fai un po 'di lettura del settore. ” Azienda veloce
Non sei sicuro di dove sta andando tutto il tuo tempo prezioso? Usa un tracker come Rescue Time o Toggl per tenere d'occhio quello che stai facendo durante il giorno. Nel corso di una o due settimane, inizierai a capire quali sono i colpevoli che fanno perdere tempo e sarai in grado di pianificare il tuo attacco per come ti libererai di loro.
Non dovresti lavorare tutto il fine settimana, ma prova a trovare un paio d'ore per ripulire la tua casella di posta, eliminare compiti più piccoli e senza cervello e ottenere un vantaggio su qualsiasi progetto incombente. Fare questo mentre guardi un film la domenica sera può essere un ottimo modo per farlo senza che tu senta di fare troppo lavoro.
Usa le scadenze e i termini a tuo vantaggio. Anche se tecnicamente non hai una scadenza per un'attività, fissane una per te. Sapere che hai solo due ore per fare qualcosa ti aiuterà a non perdere un'ora su Internet.
Sembra controintuitivo, ma assicurati di programmare molte pause durante la giornata. Siamo più produttivi quando abbiamo pezzi di lavoro focalizzato seguiti da brevi pause. Prova a utilizzare un timer online per ricordarti di alzarti dalla scrivania, fare uno spuntino o un po 'd'acqua o chattare con un collega per alcuni minuti prima di tornare alla mola.
Budget a tempo limitato per le tue distrazioni preferite. Sapere che trascorrerai 10 minuti su Instagram dopo aver lavorato per un paio d'ore può aiutarti a evitare di perdere tempo su di esso ora. Inoltre, usarlo come ricompensa per superare un duro lavoro può aiutarti a rimanere motivato.
“Se hai problemi ad iniziare un progetto, inizia con un trattino. In altre parole, imposta un certo periodo di tempo o una certa quantità di lavoro sul progetto che devi svolgere prima di passare ad altro. ” 43 Cartelle
“Avere sempre attività di backup. Ci sono momenti in cui la vita proverà a far deragliare la tua produttività: una persona con cui devi parlare non è disponibile, Internet è inattivo o semplicemente non puoi concentrarti sull'attività da svolgere. Hai sempre altre opzioni in modo da poter fare qualcosa anche quando non puoi completare il tuo compito principale. ” Gestione del tempo Ninja
Affrontare le distrazioni
"Spengo il computer e lascio il telefono in luoghi strani che mi impediscono di trovarlo immediatamente. Ciò garantisce che io sia disconnesso e completamente presente. E la verità è che so che il mio cervello ha bisogno di una pausa, altrimenti i miei affari ne soffriranno. ” Christie Mims, @revolutionsclub
Hai bisogno di una soluzione rapida per evitare che i tuoi colleghi ti distraggano? Metti le cuffie. Non è infallibile, ma è molto meno probabile che le persone si avvicinino a te con una domanda o un pettegolezzo non urgenti se sembri collegato e sul posto di lavoro.
Quando ti imbatti in articoli interessanti, non lasciare che leggerli ora interferisca con la tua produttività. Invece, usa un servizio come Pocket o Instapaper per salvarli per leggerli in un secondo momento quando hai più tempo (come forse durante il tuo tragitto giornaliero).
Designare orari senza internet ogni settimana. Mentre gran parte del nostro lavoro si basa su Internet, ci sono ancora cose che dobbiamo fare senza di essa, e queste sono spesso le attività mirate che evitiamo di più. Spegni il Wi-Fi per un paio d'ore ogni settimana per immergerti in queste attività.
Diventa aggressivo su come usi i social media al lavoro. Idealmente, non dovresti usarlo affatto. Se necessario, limitalo al "tempo di distrazione" designato e disabilita l'accesso automatico in modo da avere una barriera ogni volta che passi su Facebook. Devi essere aggressivo? Prova un'app come SelfControl per bloccare l'accesso durante la giornata lavorativa.
Smetti di provare a multitasking! Non siamo davvero fatti per questo, e anche se può sembrare che tu stia facendo di più, alla fine tutto ti richiederà di più. Se questo è difficile per te, trascorri una settimana o due in modo aggressivo mono-tasking.
“Proprio come il multitasking, il disordine sovraccarica i tuoi sensi e ti rende più difficile fare cose. Quindi, se ti accorgi di avere problemi di messa a fuoco, guardati intorno alla scrivania (e al desktop del tuo computer) per vedere se qualcuno di loro ha bisogno di un po 'di pulizia.
Sentiti libero di staccarti dai colleghi quando hai bisogno di tempo concentrato. Se usi un sistema di chat interno, inserisci il tuo messaggio "Non disturbare", facendo sapere alle persone che stai lavorando a qualcosa e quando sarai di nuovo disponibile. E se hai un vero ufficio con una porta? Chiudilo, con una bella nota sul davanti che spiega la stessa cosa.
Per la massima attenzione, assicurati che nessuno dei tuoi dispositivi sia impostato per eseguire il ping quando arrivano nuovi messaggi. Anche qualcosa di piccolo come un ronzio del telefono può essere sufficiente per interrompere un flusso produttivo.