Ti sei mai fermato a pensare a quanto sia importante la scrittura per il tuo lavoro quotidiano? Ad eccezione di alcuni campi, la maggior parte di noi è responsabile della comunicazione via e-mail. Cosa c'è di più: ci potrebbe essere chiesto di scrivere proposte, aggiungere pagine a un manuale o creare un mazzo pieno di testo per presentare una nuova idea. Inoltre, potresti anche dover inviare un campione di scrittura per un lavoro futuro.
Quindi, anche se potresti non essere uno "scrittore" di professione, il numero di cose che devi affrontare per iscritto ogni singolo giorno non è irrilevante.
Ciò significa che non si desidera solo assicurarsi di utilizzare correttamente "its" e "it's", ma anche selezionare alcune altre caselle "scritturali".
Perché se non lo fai, finisci per inviare e-mail in questo modo:
OK, questa potrebbe essere un'esagerazione. Ma non è così lontano.
Quindi, come lo aggiusteresti? E come aggiusti i tuoi scritti andando avanti (senza dover dedicare ore di lavoro?). Come si diventa un oratore e uno scrittore più forti? In realtà non è poi così difficile: inizia a lavorare su questa lista di controllo e diventerai uno scrittore migliore in pochissimo tempo.
Ci sono frasi run-on?
Se non sei sicuro, leggi ad alta voce e assicurati che tu e un collega possiate seguire ciò che state cercando di dire. A meno che tu non sia uno scrittore avanzato con un talento per linee lunghe e complesse, opta per frasi brevi e semplici.
Nell'esempio sopra, la prima frase è un run-on (motivo per cui probabilmente ti sei sentito perso fin dall'inizio).
Ecco come dovrebbe leggere:
È chiaro ciò che stai dicendo?
Inserire parole con un vocabolario forte è fantastico, ma solo se sei sicuro di usarle correttamente. È meglio avere il controllo della tua scrittura con parole che conosci, piuttosto che buttarne una grande e sperare che ti faccia sembrare intelligente. E se si tratta di un palese uso improprio - come nel caso della denuncia sopra - beh, è davvero un male.
La scrittura è conversazionale?
Naturalmente, a seconda dell'elemento, non vorrai andare troppo casual, ma non vuoi nemmeno che le tue parole leggano troppo rigidamente o sembrino estremamente formali, in particolare se non desideri continuare quella facciata in tutto ciò che potrebbe essere uno scambio in corso.
Usando frasi come "Vorrei discutere", "se ti piace", e non usare mai le contrazioni rende la scrittura soffocante e, a meno che il tuo lavoro non lo richieda assolutamente, ti ritroverai più accessibile (leggi: un essere umano) se tu lavorare sulla scrittura conversazionale.
Avete transizioni in atto come necessario?
Leggilo ad alta voce e verifica che il salto da un paragrafo all'altro abbia senso e scorra bene.
Mentre va tutto bene e bene aprire un'e-mail del lunedì mattina con una nota sul fine settimana, è strano quando viene lasciato cadere nel mezzo di un'e-mail , come è sopra.
Stai usando la punteggiatura corretta?
Conosci la differenza tra un punto e virgola e un colon? Stai usando le virgole in modo coerente (virgole oxford dappertutto se questa è la tua preferenza)?
Ci sono una serie di problemi con questo: "Spero che tu abbia trascorso un buon fine settimana: mi chiedo se possiamo stabilire un orario per parlare al telefono", ma in cima c'è l'uso scorretto dei due punti.
Controlla i tuoi omofoni
Sai, quelle parole che suonano allo stesso modo ma sono scritte in modo diverso e hanno significati diversi. (Alcuni esempi: sono, lì, i loro.)
Oppure, nell'esempio sopra, potresti aver colto il tuo / il tuo errore.
La tua capitalizzazione è corretta?
Questo è difficile, e molte persone capitalizzano erroneamente i nomi comuni, quando solo il vero dovrebbe essere capitalizzato.
Né il team né il dipartimento devono essere capitalizzati in questa email. Sono nomi comuni, non propri.
Sembra abbastanza facile, giusto? Bene, ecco come sarebbe questa email se Fictional Ben accettasse questo consiglio:
Non devi essere il miglior scrittore di sempre, non è questo l'obiettivo. Ma praticamente ogni settore apprezza le persone che sanno mettere insieme frasi grammaticalmente corrette e condividere chiaramente le loro idee. Ti rende un e-mailer migliore, un presentatore migliore, un migliore cercatore di lavoro e, nel complesso, un migliore comunicatore.
