Email: trova la sua strada in ogni angolo della nostra vita. E-mail personale. Email di lavoro. Email scolastica. Seconda e-mail personale (per spam). Il mondo degli affari è il principale driver di posta elettronica, generando oltre 108 miliardi di e-mail al giorno.
Con l'e-mail che domina le tue conversazioni in tutti gli aspetti della tua vita, in particolare la tua vita professionale, invierai molte richieste ogni giorno. Dal chiedere a qualcuno in contabilità di eseguire un rapporto per te per supplicare qualcun altro nella progettazione grafica per aiutarti a formattare una proposta, probabilmente invii molte email che chiedono favori.
Ma quando la tua richiesta non è di persona, diventa troppo facile per il destinatario ignorare il tuo messaggio fino a quando non scompare nell'oblio della posta in arrivo o, peggio ancora, eliminarlo completamente.
Quindi, quando hai bisogno di un favore, come scrivi un'email che riceverà una risposta? La risposta breve è: attentamente. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a creare un messaggio che attiri effettivamente l'attenzione del tuo lettore e la risposta di cui hai bisogno.
Usa la riga dell'oggetto a tuo vantaggio
Per prima cosa: la riga dell'oggetto è lì per un motivo. Usalo per far sapere chiaramente al destinatario perché hai appena aggiunto un'altra e-mail alla sua casella di posta e aumenterai immediatamente le possibilità che lui o lei lo aprano effettivamente.
Un oggetto vago (come "Hai una domanda") non è utile e può essere irritante, e non vuoi che qualcuno apra la tua email in uno stato d'animo irritato quando hai bisogno di qualcosa. Invece, rispetta il tempo del destinatario e informalo in modo specifico del motivo per cui hai inviato la comunicazione. Ad esempio: "Hai bisogno della tua recensione: adeguamenti alla brochure del programma".
Hai bisogno di aiuto per scrivere una grande riga dell'oggetto? Dai un'occhiata a questi suggerimenti.
Saluta il tuo lettore prima di fare richieste
Ricevo spesso e-mail da studenti che si lanciano immediatamente in una richiesta, domanda o domanda senza preoccuparsi di dire prima "buongiorno" o semplicemente "ciao". Tu (si spera) non entreresti nell'ufficio di qualcuno e inizierai a scuotere richieste, quindi non farlo neanche via e-mail.
Non devi lanciarti in una lunga serie di convenevoli, ma non fa male cadere qualcosa di personale prima di lanciarti nella tua richiesta: “Ciao Randi! Com'è andata la 10K questo fine settimana? Sabato ho pensato a te e ti ho inviato buone vibrazioni. "O, " Buongiorno Jacob. Come è stato il tuo fine settimana? È stato un bel tempo per il giardinaggio, spero che tu sia riuscito a sfruttarlo al massimo! ”
Questi saluti sono brevi e semplici, ma dimostrano un buon livello di sincero interesse per i destinatari. Ricordi cosa ho detto prima di non voler irritare il tuo lettore quando apri la tua email? È difficile sentirsi infastiditi da qualcuno che fa un commento o fa una domanda su qualcosa che è importante per te. Dopo tutto, il destinatario è un essere umano con sentimenti e interessi fuori dall'ufficio. A volte il modo migliore per entrare in contatto con una persona e coinvolgerla in qualcosa è essere simpatici.
Ricorda cosa hai imparato in inglese
Se la tua richiesta è urgente, può essere la tentazione di inviare un'e-mail in fretta con abbreviazioni testuali, frasi scritte in fretta e paragrafi sconclusionati privi di punteggiatura significativa. Se ti trovi in questo stato, fermati. Fai un respiro profondo. Quando chiedi assistenza, l'ultima cosa che vuoi fare è rendere difficile per qualcuno capire la tua richiesta. Se il tuo destinatario non riesce a dare un senso alla tua e-mail, hai solo danneggiato le tue possibilità di ottenere l'aiuto di cui hai bisogno.
Ad esempio, un paragrafo sconclusionato senza virgole appropriate costringerà il lettore a leggere e rileggere sezioni per assicurarsi che capisca cosa stai cercando di comunicare. Ciò richiede più tempo e può essere estremamente frustrante: due cose che vuoi evitare. La correzione è semplice: scrivi frasi complete. Suddividere i paragrafi lunghi in paragrafi più piccoli. Utilizzare le virgole in modo appropriato.
E un ultimo suggerimento di punteggiatura: se tendi a terminare le frasi con una serie di punti esclamativi, fermati. A meno che tu non stia annunciando che la tua squadra ha appena vinto un affare da miliardi di dollari, la tua sentenza non richiede una fila di punti esclamativi.
Non scrivere un romanzo
Sì, quando si invia una richiesta via e-mail, è necessario esercitare un po 'di raffinatezza includendo un saluto, frasi complete e punteggiatura appropriata. Ma è del tutto possibile realizzare queste cose ed effettuare la tua richiesta in poche frasi, anziché in diversi paragrafi.
Alcuni esperti di carriera suggeriscono che le e-mail dovrebbero essere di cinque frasi o meno. C'è anche uno strumento che può aiutarti a limitare le tue e-mail al numero di frase che preferisci.
A seconda della complessità della tua richiesta, potresti non essere sempre in grado di attenersi al suggerimento di cinque frasi, ma dovresti scrivere la tua prima bozza, quindi considerare se puoi tagliare qualsiasi materiale per renderlo più facile da leggere. Quindi, dai un'occhiata al prodotto finale e chiediti se la richiesta è chiara o se sarebbe indirizzata in modo più efficiente per telefono o di persona.
Per esempio:
Vedere? Lucido, ma al punto. Invece di scrivere paragrafi sui motivi per cui Randi sarebbe stata la candidata ideale, l'autore ha fornito una spiegazione chiara e concisa di ciò che desidera, seguita da una richiesta per discuterne ulteriormente.
Non inviare l'e-mail
Lo so, hai appena letto un'intera colonna sulla creazione di un efficace "chiedi" via e-mail, e ora ti sto dicendo di non premere invio. Qual è l'accordo?
Digitare quell'email non è stato uno spreco. A volte digitare e modificare una richiesta può aiutarti a riflettere sul tuo messaggio in modo da essere chiaro su ciò che vuoi chiedere, su come sosterrai la tua richiesta e su come potresti rispondere a domande o dubbi che sorgono dalla richiesta. Questo può essere un esercizio prezioso per prepararti per una domanda faccia a faccia.
Alcune richieste sono completamente appropriate via e-mail. Tuttavia, se hai una richiesta importante e un accesso diretto alla persona che può aiutarti, chiediti se una conversazione di persona sarebbe più vantaggiosa di una richiesta elettronica. Non vi è alcun contesto, tono di voce, espressione facciale o emozione tramite e-mail. A volte, sedersi di fronte a una persona e lasciargli vedere la tua genuinità, i tuoi sentimenti, il tuo sorriso o il tuo sgomento - sai, le cose che ti rendono umano - possono vendere il tuo messaggio molto meglio di quello più elaborato (ma privo di -of-umanità) e-mail.
Per la cronaca, non sono anti-tecnologia. Scrivo molte e-mail e passo troppo tempo a caccia di conigli attraverso Twitter. Ma se ho davvero bisogno del buy-in o dell'aiuto di una persona, credo di poter e dovrei fare lo sforzo di alzare il telefono o camminare nel suo ufficio per spiegare cosa voglio e perché penso che quella persona possa aiutarmi.
Mantieni la tua richiesta concisa e precisa, sia elettronica che faccia a faccia, e avrai maggiori possibilità di ottenere l'assistenza di cui hai bisogno.
