Alcuni giorni, non c'è niente di più fastidioso di una comunicazione errata via e-mail. Passi il tempo a mettere insieme un messaggio ponderato e succede una delle seguenti cose:
- L'altra persona risponde a una rapida risposta che ti fa dubitare che abbia persino letto la tua.
- Scrivono qualcosa di criptico e quindi non hai idea di cosa pensano.
- Non rispondono affatto.
A questo punto, sei pronto a giurare del tutto e-mail e l'unica cosa che ti impedisce è sapere che è totalmente irrealistico.
Quindi, ecco un uso migliore del tuo tempo: rivedi ciò che hai scritto e vedi se potresti causare questa catena di eventi.
Non sto dicendo questo per farti stare male (e potrebbe davvero essere che stai ricevendo una risposta senza valore per colpa tua).
Tuttavia, vale la pena esaminare ciò che stai inviando; perché, se riesci a identificare un modo per rafforzare i tuoi messaggi, improvvisamente avrai un tasso molto più alto di recuperare ciò di cui hai bisogno. Ed è semplice come fingere di essere il destinatario e porre le seguenti due domande:
1. Perché sto ricevendo questo?
Fatto: la persona media spende 1/3 della giornata lavorativa controllando l'e-mail. E così, non tutti i singoli messaggi attireranno la loro piena attenzione. (Pensaci: tendi a sfogliare quelle e-mail di gruppo indirizzate a tutti?)
È del tutto corretto inviare un aggiornamento generale o una FYI senza risposta. Tuttavia, poiché esistono questi tipi di messaggi, quando si inviano e si inviano e-mail a una persona specifica per un motivo specifico, si desidera renderlo chiaro e veloce.
Un modo semplice per farlo è porre una domanda chiara e portarla in cima. Considera i seguenti due esempi:
opzione 1
opzione 2
Migliore,
Come puoi vedere, la seconda versione differisce solo per la linea di apertura, ma chiarisce immediatamente che si tratta di un aggiornamento più che generale, senza follow-up. Prenotando la nota con il tuo obiettivo (anziché limitarti a concludere con essa), rendi più facile al tuo collega vedere che vuoi sentire da loro prima di andare avanti.
2. Cosa devo fare dopo?
Aumentare il "Vorrei che i tuoi pensieri sul secondo cambiamento che ho apportato a …" raggiunga anche un secondo obiettivo. Inoltre dice al lettore esattamente quello che stai cercando: feedback su un punto specifico.
Non posso sottolinearlo abbastanza, perché evidenziare il prossimo passo dell'altra persona è la chiave per ottenere la risposta che stai cercando (e ti salva da quel momento imbarazzante in cui, al posto di ciò di cui hai bisogno, ottieni tonnellate di idee su qualcosa che avevi già deciso).
Dovrebbe esserci una linea come questa in ogni email che invii:
- Mi piacerebbe avere pensieri su / Cosa ne pensi?
- Ho bisogno di andare avanti.
- Sto solo inviando questo per riferimento: nessuna azione necessaria.
- Volevo condividere, solo per avere un aggiornamento.
- Potresti rispedire il tuo entro?
Email ben scritte possono aiutarti a essere più produttivo, salvandoti da riunioni e telefonate che sei riuscito a realizzare in pochi brevi paragrafi. Per renderli ancora più efficaci, ricorda di tenere a mente ciò che l'altra persona penserà quando li riceveranno e di rispondere in anticipo alle loro domande chiave.
Sei ispirato a trovare ancora più modi per migliorare le tue e-mail? Ecco tre articoli da verificare ora:
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