Se non riesci a lasciarti dall'ufficio quando l'orologio segna le 18:00 ogni giorno, sai com'è avere sempre solo un'altra cosa da fare. Certo, questo batte totalmente facendo roteare i pollici fino a quando non si può correre fuori in uno sbuffo di fumo (in stile cartone animato, ovviamente). Ma potrebbe anche essere un segno che da qualche parte, in qualche modo, il tuo tempo avrebbe potuto essere gestito meglio durante il giorno.
Le persone laboriose e ambiziose si preoccupano generalmente di come trascorrono le loro giornate. È qualcosa che i liberi professionisti, i dipendenti a tempo pieno, gli artisti, gli imprenditori - chiunque, davvero - possono essere d'accordo.
E se ti dicessi che esiste un piccolo strumento utile chiamato Toggl che può aiutarti a essere ancora più coscienzioso ed efficiente? Questo programma gratuito è progettato per darti maggiore chiarezza e approfondimento sulla rottura della tua giornata. Il suo scopo principale è semplice: registrare esattamente quanti minuti trascorrono in ogni attività svolta. E farlo è facile come premere “Avvio” e “Stop” mentre lavori o inserisci l'intervallo di ore effettivo durante il quale esegui una determinata attività.
Le funzionalità di base sono gratuite, il che significa che puoi registrare il tempo per le attività mentre le svolgi, visualizzare come i vari progetti si sovrappongono e quanto tempo impiegano insieme. Puoi anche ricevere una panoramica settimanale del tuo flusso di lavoro. Disponibile nel browser, via desktop o sul tuo dispositivo mobile, il programma ti consente di lavorare da solo o in un gruppo di massimo cinque persone gratuitamente. Funziona altrettanto bene per un gruppo come per gli individui: membri diversi possono tutti tenere traccia della suddivisione dei singoli pezzi di un progetto.
Funzionalità extra, come l'aggiunta di più membri del team, ti costeranno, ma per i miei scopi, la versione gratuita andava bene.
A proposito dei miei scopi, ecco come e perché ho deciso di usarlo. Forse ti aiuterà a capire se vale la pena provare tu stesso.
Cosa sapevo prima di iniziare a usare Toggl
A livello di base, ho avuto un'idea di come il mio tempo veniva speso e di poter dividere le mie responsabilità in piccole, medie o grandi in termini di energia e consumo di tempo. Faccio le mie liste di cose da fare di conseguenza, tenendo conto se so che qualcosa dovrebbe richiedere circa 15 minuti o due ore.
So anche quali abitudini mi consentono di essere più produttivo. Cominciare presto la giornata, mettere da parte il tempo ogni settimana per fare un elenco dettagliato delle cose da fare e offrirmi la flessibilità per le pause mi aiuta a rimanere energico e in attività. Ma poiché ho una posizione remota che mi consente, più o meno, di impostare il mio programma, ho anche la flessibilità di fare pause più lunghe e lavorare (o non lavorare) durante le ore dispari.
Quindi, ero interessato a utilizzare Toggl per capire come si sommava la mia distribuzione del tempo e per vedere se potevo ottenere ancora di più dalla giornata. Queste sono importanti distinzioni da riconoscere: ho iniziato a utilizzare la piattaforma con una buona stima dei miei motivatori e degli obiettivi di miglioramento già in mente .
Cosa ho imparato dopo aver usato Toggl
Quanto tempo impiega ogni progetto
Avere una quantità concreta di tempo per fare riferimento mi sembrava di aver improvvisamente messo un prezzo su ogni progetto. E mettere quel numero tangibile in prospettiva mi ha reso più intenzionale non solo su come passo il mio tempo, ma anche su quali progetti sono d'accordo e su cui voglio impegnarmi.
Ecco un esempio di come potrebbe apparire un elenco di cose da fare:
Un progetto di monitoraggio del tempo è un progetto in sé
Sono disposto a scommettere che non sei abituato a premere un pulsante ogni volta che inizi e finisci un'attività. Nemmeno io. Dato che non ero abituato al programma, a meno che non mi avessi dato dei promemoria, avrei dimenticato di iniziare il monitoraggio. Toggl cerca di renderti il più semplice possibile: il sito Web è semplice e offre una funzione di promemoria per tracciare.
Creare elementi di progetto distinti (come delineare, redigere, modificare e caricare come parti separate della creazione di un articolo, per esempio) mi ha anche permesso di creare mentalmente barriere tra le attività, il che significava che non stavo più fluendo da uno all'altro uno zombi con pilota automatico.
È una cosa facile da dimenticare o lasciarsi andare, quindi se sei seriamente intenzionato a capire le tue abitudini di produttività, devi anche fare attenzione a avvisare il timer ogni volta che inizi una nuova attività.
I giorni lenti fanno una differenza enorme
Conosci quelle mattine quando ti svegli sentendoti completamente riposato? Non accenderai tutte le luci verdi ogni singolo giorno, ma Toggl ti aiuta a capire quanta influenza può avere il tuo livello di energia sulla tua efficienza. Quando formulo e carico la newsletter di The Muse's Sunday Inspiration, ad esempio, due colpi di caffè espresso possono fare la differenza tra 30 minuti e un'ora per costruirlo.
C'è più tempo nel giorno di quanto pensassi
Soprattutto come lavoratore a distanza, sono sicuramente nel campo che se la mia mente non è completamente concentrata sul compito da svolgere, dovrei fare una pausa o reindirizzare la mia energia fino a quando non riesco a portare tutta la mia attenzione al progetto. Ma ciò significava anche che le mie giornate sarebbero iniziate presto e si sarebbero protratte più a lungo di una normale giornata lavorativa perché ho la flessibilità di pranzare tranquillamente, fare passeggiate tortuose per l'ispirazione o dormire fino a tardi a seconda del mio umore.
Con Toggl, ho potuto visualizzare il quadro generale del mio utilizzo del tempo in una determinata settimana. E guardando come le cose si sono messe in sintonia con me quando mi sono comportato meglio e più rapidamente, e quando la mia mente era bloccata a riflettere su tutte le possibilità per Grey's Anatomy della prossima stagione (sì, è ancora in onda). Ecco come conoscere i numeri mi ha aiutato a pianificare strategicamente la settimana a venire:
Guardare il consumo di tempo della stessa attività in diversi momenti della giornata mi ha aiutato a capire quando ho più energia per determinate attività. Ricordi quando ti ho detto che la creazione della newsletter settimanale ha richiesto meno tempo dopo il mio caffè mattutino rispetto a quando avevo consumato il pranzo? Sapere che ha risparmiato un paio d'ore ogni settimana lasciando più compiti diretti per quando la mia mente è ancora focalizzata.
Allo stesso modo, guardare il consumo di tempo di diversi compiti alla stessa ora del giorno mi ha permesso di capire quando nel giorno mi sentivo meglio a lavorare su qualcosa. Se sono arrivato presto alle attività più pesanti, mi sono sentito più rilassato (e meno in colpa) rispetto ai giorni in cui mi sono imbattuto nelle mie e-mail al mattino presto per arrivare a tutto il resto.
Prima di trovare Toggl, pensavo che lo stress legato al lavoro fosse un dato di fatto, che lavorare al massimo delle potenzialità significava necessariamente passare le ore in alcuni giorni o optare per un pranzo di lavoro in altri. Chiunque si dedichi al proprio lavoro sa cosa intendo: mettere le ore deve essere una prova concreta di sforzi significativi e impegno nella posizione.
Ma quello che ho imparato da questo esperimento è che risparmiare un po 'di tempo non ti rende meno investito nel lavoro. Semmai, dimostra che ti impegni a guidare i risultati a casa nel modo più efficiente possibile.
Tenere traccia dell'utilizzo del tempo potrebbe aprire completamente gli occhi su ciò che fa e non funziona per te. E se essere una risorsa più forte per la tua azienda non aiuta a stabilizzare la pressione sanguigna, sicuramente avrai qualche ora in più ogni settimana.
