C'è un tipo speciale di esasperazione che deriva dall'aver lasciato una riunione ancora meno sicura di quale fosse il punto rispetto a quando sei entrato (nel qual caso, forse qualcuno ha bisogno di questa guida per organizzare riunioni efficaci, questo modello di agenda delle riunioni o questo articolo delineando quando dovresti veramente riprogrammare quell'incontro).
Anche se le cose non sono così estreme - forse hai avuto una conversazione stimolante e coinvolgente - è ancora deludente se nulla sembra uscirne. Ma c'è una soluzione semplice: l'e-mail post-riunione.
“Lo scopo generale è quello di rendere tutti responsabili delle stesse aspettative. Quindi hai un team sulla stessa pagina che lavora per gli stessi obiettivi, che mantiene le cose efficienti e produttive e riduce anche le frustrazioni ”, afferma Heather Yurovsky, un allenatore della carriera di Muse e il fondatore di Shatter & Shine. "A nessuno piace sentirsi come se fossero seduti in una riunione che ha avuto un buon slancio e poi non succede nulla dopo."
Continua a leggere per tutto ciò che devi sapere sull'invio dell'e-mail post-riunione perfetta, in modo da non essere mai responsabile per contrastare i progressi su qualunque cosa stavi incontrando.
Chi dovrebbe inviare l'e-mail post-riunione?
Okay, forse sei d'accordo con l'idea di una email di follow-up. Ma come fai a sapere se sei tu quello che dovrebbe inviarlo?
Spesso è ovvio. Se hai organizzato la riunione, creato l'agenda e gestito la cosa, allora è probabile che tu sia quello che chiude il ciclo con una missiva post-riunione.
"Di solito alla fine dell'incontro è chiaro chi è il responsabile, ma a volte non lo è, soprattutto se si tratta forse di un nuovo progetto che nessun dipartimento possiede tecnicamente, " afferma Yurovsky. "Vuoi solo assicurarti di non venire fuori come se abbai gli ordini ad altre persone e che provenga davvero dalla persona giusta che la gente ascolterà e rispetterà la proprietà e la scadenza."
Se si tratta di una situazione più ambigua, pensa se ha senso accelerare l'attività. "Alla fine dell'incontro, se non è abbastanza chiaro chi ne è responsabile e ti senti in grado di inviare l'e-mail in seguito, allora alza la mano e dì:" Ehi, felice di inviare l'e-mail post-riunione, a meno che non ci sia nessuno altro che sembra più appropriato venire da loro ", dice Yurovsky. “Quindi ti offri volontariato. Non stai chiamando nessuno per metterlo su di loro, ma stai anche dando ad altre persone l'opportunità di dire: "Oh no, penso che in realtà debba venire da Joe" ".
Chi dovrebbe essere incluso?
Una volta risolto il campo "da", è tempo di pensare ai campi "a" e "cc". Assicurati di inviare la nota a tutti i partecipanti alla riunione, incluso chiunque fosse presente nell'elenco degli inviti ma forse non era in grado di partecipare. Quindi pensa se c'è qualcuno che ti sei reso conto che avrebbe dovuto essere presente alla riunione, così come tutti gli altri stakeholder che hanno bisogno di agire o avere visibilità sull'argomento. Infine, se hai a che fare con colleghi più anziani, considera di copiare i loro assistenti.
Quando dovrebbe uscire?
"È meglio inviare il riepilogo il più vicino possibile all'incontro", afferma Yurovsky. “Se l'incontro è alla fine della giornata e vuoi aspettare fino alla prima cosa la mattina successiva, va bene, ma più ti avvicini alla riunione, più slancio viene creato e non inizia a cadere sul fondo di pile di persone. "
In altre parole, considera il riepilogo un'estensione della riunione e invialo mentre la discussione è ancora fresca nella tua mente e in quella di tutti gli altri. Se sai in anticipo che sarai tu ad occuparti di questo oggetto, puoi anche pianificare in anticipo bloccando il tempo libero sul tuo calendario subito dopo la riunione per farlo.
Cosa dovrebbe includere?
"Lo scopo dell'e-mail è di portare tutti sulla stessa pagina", afferma Kristina Leonardi, coach della carriera di Muse. Ma cosa succede esattamente per far sì che ciò accada “dipende dalla natura dell'incontro e qual è l'intenzione, qual è l'obiettivo?” Afferma Leonardi.
"Se si è trattato di un problema o di una sfida e l'incontro ha risolto tale problema o sfida, può essere un po 'come un ringraziamento e un auto complimento", spiega. Oppure "può essere chiarire i ruoli e la direzione in un particolare progetto o le successive azioni da intraprendere che devono essere intraprese".
Come linea guida generale, pensa a fare alcune o tutte le seguenti cose:
- Ringraziare le persone per il loro tempo e impegno
- Riassumendo tutti i punti chiave trattati o discussi durante l'incontro
- Delineare gli oggetti d'azione e i proprietari, nonché le scadenze per questi passaggi successivi
- Allegare o collegare eventuali risorse e documenti pertinenti
- Invitare le persone a porre domande o ricongiungersi
Leonardi ti esorta a mantenerlo breve e dolce. Ma anche l'ambito dell'e-mail dipende dalla riunione. Se stai uscendo da una riunione del team mensile standard o da una riunione di aggiornamento del progetto relativamente rapida e di routine, la tua e-mail può riflettere questo nella sua lunghezza. Se stai inviando una nota di follow-up dopo una riunione del consiglio di due ore o una sessione di strategia di immersione profonda, sembrerà un po 'diverso. Lo stesso vale per il tuo tono.
"Vuoi sempre essere educato, anche se è una e-mail veloce che stai inviando", dice Yurovsky. "Vuoi anche scrivere non solo nel tono dell'organizzazione, ma dell'incontro stesso." In breve, non riassumere un incontro casuale con i tuoi compagni di squadra in un tono eccessivamente formale e non inviare un riepilogo a dirigenti che sembrano parlare con i tuoi amici durante l'happy hour.
Come dice Yurovsky, "conoscere il tuo pubblico fa una grande differenza lì".
Esiste un modello che posso usare?
Tutto suona bene finora? Bene, ora probabilmente sei pronto per iniziare. Ecco un modello che puoi utilizzare in parte o in tutto, a seconda della situazione particolare.
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Che dire di un esempio?
Ecco come potrebbe apparire in pratica:
- Abbiamo bisogno di chiarezza e formazione aggiuntiva sulla vendita del nuovo prodotto per avere successo nel terzo trimestre e anche alcuni nuovi materiali collaterali per uso interno ed esterno
- Dato che condividere le tattiche in questo incontro è stato così utile, proveremo ad avere incontri bisettimanali per trasmettere trucchi e suggerimenti più frequentemente
- Crea ed esegui la sessione di allenamento - Jackie completerà entro il 20 giugno
- Crea un foglio per uso interno - Rob completerà entro il 25 giugno
- Aggiorna i materiali di presentazione per uso esterno: Jorge completerà entro il 30 giugno
- Configura ricorsi ricorrenti - Quinn si completerà entro il 1 luglio
