Sia che tu stia cercando di impressionare il tuo nuovo capo o di sparare per una promozione, può essere difficile dire di no a più lavoro. Dopotutto, vuoi che tutti vedano il tuo atteggiamento laborioso, che accetta le sfide e pronto a tutto. Sfortunatamente, ogni nuovo progetto che accetti di affrontare ha una scadenza incombente e prima che tu lo sappia, riesci a malapena a tenere la testa fuori dall'acqua.
Quando ritieni che i progetti stiano iniziando a sfuggire alle crepe o non riesci proprio a dare il meglio perché ti stai diffondendo troppo, prenditi del tempo per affrontare la situazione prima che la tua lista di cose da fare ottenga il meglio di te. Ecco alcuni modi per affrontare un carico di lavoro travolgente e tornare in pista.
1. Creare un programma
Tieni un programma generale di tutte le scadenze finali impostando un calendario su iCal o Google Calendar o usando un bel pianificatore (adoro la configurazione dei quaderni settimanali di Moleskine). Vedere tutto in un unico posto può aiutarti a dare la priorità al tuo tempo perché saprai esattamente cosa succederà, giorni e settimane in anticipo.
Ma non fermarti qui: il trucco per organizzare il tuo tempo è quello di suddividere i tuoi progetti in mini-obiettivi che saranno più facili da raggiungere. Piccoli obiettivi raggiungibili ti aiuteranno a superare progetti difficili e a rimanere in pista.
Ad esempio, la pianificazione di un grande evento di lavoro richiede il coordinamento di un numero di gruppi, sia all'interno che all'esterno dell'ufficio. Invece di fissare una grande scadenza per la data dell'evento, pianificalo in attività più piccole durante le settimane che precedono l'evento, come assicurarti che il tuo catering abbia il tuo menu, finalizzare il corretto numero di partecipanti e stampare prove e stampare volantini. Raggiungere questi mini-goal lungo la strada farà in modo che non rimanga nulla all'ultimo minuto.
2. Stai attento
Impostare il tuo programma principale è solo metà della battaglia, l'altra metà lo sta effettivamente usando. Se non hai l'abitudine di controllare il tuo calendario ogni giorno, potresti aver bisogno di una piccola spinta nella giusta direzione, quindi dopo aver impostato le scadenze per te stesso, imposta anche alcuni avvisi. Un pop-up sul tuo computer o telefono può essere un promemoria rapido di ciò che sta arrivando (controlla app come 2Do, Wunderlist e Todoist) o, se usi un pianificatore di carta, imposta avvisi visivi con Post-Its che ti ricorda di ciò che sta accadendo durante la settimana a venire.
Questi avvisi potrebbero includere punti di controllo per grandi scadenze (ad esempio, a metà strada rispetto alla data di scadenza del progetto, è possibile impostare un allarme per assicurarsi di chiedere al proprio supervisore di rivedere una bozza del rapporto) o solo promemoria giornalieri generali (ad esempio, impostando avvisi per il lunedì e il mercoledì, in modo da poter essere sicuri di rimanere in pista prima di scadere il tempo alla fine della settimana lavorativa).
3. Organizzalo
Quando lavori su più progetti contemporaneamente, la tua casella di posta può esplodere rapidamente in un enorme casino di informazioni. E mentre non riesci a fermare il flusso di email in arrivo, puoi almeno mantenere i tuoi compiti organizzati e separati.
Prova ad aggiungere cartelle e codici colore nella tua casella di posta per aiutarti a trovare informazioni importanti quando ne hai bisogno. Ad esempio, crea una cartella separata per ogni compito specifico su cui stai lavorando, che ti consentirà di scansionare facilmente conversazioni o file di cui hai bisogno.
Per fare un passo ulteriore, puoi anche impostare una regola in Outlook per inviare e-mail da determinati indirizzi o con determinate frasi nella riga dell'oggetto alle cartelle specificate che hai creato. Gmail fa la stessa cosa se imposti un filtro. Entrambi i metodi ti consentono di preordinare la tua casella di posta, in modo da non dover perdere tempo prezioso a setacciare il casino!
4. Allontanati dalle piccole cose
Sei responsabile di rapporti o fogli di calcolo ripetitivi che devono uscire settimanalmente o mensilmente? Per risparmiare tempo ed energia (e liberare spazio prezioso nella tua lista di cose da fare già affollata), crea un modello per ogni rapporto, invece di ricominciare da capo ogni volta.
Ricevi costantemente e-mail che pongono domande simili? Crea risposte predefinite in Gmail o conserva un documento Word sul desktop con le risposte a problemi comuni (ad esempio, come utilizzare il tuo sito FTP, chi contattare per l'assistenza clienti o le date per le prossime fiere). Avere qualcosa che puoi facilmente tagliare e incollare renderà la risposta alle e-mail di routine meno dispendiosa in termini di tempo.
Fare le piccole cose in anticipo e renderlo il più snello possibile ti dà più spazio per lavorare su progetti complessi.
5. Tieniti aggiornato
Metti da parte qualche minuto prima di partire la sera per rivedere il tuo programma e aggiornarlo con i tuoi progressi quotidiani (anche solo fare questo settimanale è di grande aiuto!). Non hai ancora finito un compito? Spostalo al giorno successivo o al successivo intervallo di tempo che hai programmato per quel particolare progetto. Aiuta anche a programmare un po 'di tempo libero ogni giorno (o anche solo una volta alla settimana), che ti permetterà di essere più flessibile se non raggiungi un mini-obiettivo e devi riorganizzare il tuo programma.
Tenere d'occhio ciò che stai facendo ogni giorno non solo può aiutarti a sentirti sopraffatto, ma può anche aiutarti a valutare quanto tempo hai davvero bisogno per un determinato progetto o attività. E sapendo ciò, identificherai esattamente quanto puoi affrontare in futuro!
6. Parla della condivisione
Se inizi a capire che alcuni dei tuoi mini-obiettivi non vengono realizzati perché non c'è abbastanza tempo, perché altri progetti stanno prendendo la priorità o perché nuove responsabilità continuano ad atterrare sulla tua scrivania, potrebbe essere il momento di parlare con il tuo supervisore sulla ridistribuzione di parte del tuo lavoro.
Questo è un altro motivo per cui un programma dettagliato dei tuoi progetti pianificato per giorno e settimana è cruciale: se hai un'idea chiara di ciò che deve essere fatto e in quale periodo di tempo, il tuo capo può facilmente vedere cosa c'è nel tuo piatto. Quindi, insieme, puoi determinare cosa è più importante rimanere nella tua lista di cose da fare immediate e cosa può essere respinto o delegato a qualcun altro.
Sì, può essere difficile lasciarsi andare, ma è sempre più importante condividere il carico di lavoro con il resto del team e rispettare le scadenze piuttosto che provare a provare che è possibile gestire tutto e non arrivare abbastanza.
Alla fine, quando inizi a sentirti come se stessi perdendo, fai un bel respiro. Ricorda, il controllo è tutto su come organizzarti ed essere onesto su ciò che puoi gestire.
