Se sei attualmente impiegato - e un essere umano - allora conosci il grande diluvio della posta elettronica. Ne ottieni più di quanto puoi rispondere ogni giorno e spesso ti impedisce di fare il tuo "lavoro effettivo". Ma in questo mondo moderno, essere in cima alla tua casella di posta è un must se vuoi impressionare il tuo capo e andare avanti.
Ora, molte persone giudicano in che modo gestiscono le e-mail in base al numero di e-mail che attraversano. "Ho trascorso tre ore questo pomeriggio e ho risposto a 120 e-mail" è motivo di celebrazione e vantarsi nella maggior parte degli uffici. Ma nella maggior parte dei casi, questo è un errore enorme.
La verità è che ci sono tre tipi di email:
Di fronte a un intervallo di tempo per attaccare le loro caselle di posta, la maggior parte delle persone inizia con le sveltine. È soddisfacente toglierle di mezzo, il numero totale di e-mail nella tua casella di posta diminuisce molto di più e non richiedono troppa potenza cerebrale.
Ma dovresti effettivamente adottare l'approccio opposto. È la vecchia metafora della roccia, del ciottolo e della sabbia: immagina che ti venga dato un barattolo di vetro che rappresenta il tuo tempo, così come rocce, ciottoli e sabbia. L'unico modo per ottenere tutto è iniziare con le cose più grandi: le tue rocce. Se riempi prima il tuo barattolo di sabbia, non inserirai mai tutto.
In termini di e-mail, assicurati di non riempire il barattolo di sabbia rispondendo prima a e-mail facili e veloci, non arriverai mai a quelle grandi e importanti. Invece, di fronte a un intervallo di tempo di due ore, dovresti sempre iniziare con e-mail che richiedono 30 minuti o più e ottenere almeno uno o due di quelli prima di fare quelli più veloci. D'altra parte, se hai solo 15 minuti prima del tuo prossimo incontro, è il momento perfetto per rimuovere rapidamente le e-mail.
Il modo più semplice per implementare senza problemi questa strategia nella tua vita quotidiana è aggiungere due tag (o filtri in Gmail): "risposta rapida" e "richiede tempo focalizzato". Tutte le e-mail non taggate rientrerebbero quindi nella categoria centrale, richiedendo da 5 a 30 minuti.
Quando sai di avere un solido blocco di tempo ininterrotto, inizia aprendo la cartella del tempo focalizzato e decidi quali sono i più difficili da affrontare. Riconoscere quanto sono rari quei grandi periodi di tempo è la chiave del successo: quando ne hai uno, approfittane! E la prossima volta che hai un paio di minuti da perdere mentre aspetti l'autobus o in fila per un caffè, apri la cartella "risposta rapida" invece di controllare Instagram.
