Non importa quanto tempo impieghiamo per ottimizzare la nostra posta in arrivo, dai messaggi di controllo in batch all'aggiunta di campane e fischietti, l'e-mail prende il sopravvento sulle nostre vite. Guardando le mie statistiche dello scorso mese, ho ricevuto ed elaborato oltre 10.000 e-mail (eek!), Quindi trovare il modo giusto di gestire tutta questa corrispondenza online è stato fondamentale per la mia sanità mentale quotidiana.
Risulta, tuttavia, il "modo giusto" per gestire la posta elettronica dipende molto dal tuo stile personale. Ho raccolto alcune delle strategie più popolari e di successo in modo che tu possa decidere quale è la migliore per te:
1. LIFO: Last In First Out
Questa tecnica si basa sul lasciare che le vecchie cose si occupino di se stesse. È il modo più comune in cui le persone gestiscono la posta in arrivo, leggendo le e-mail dall'alto verso il basso (ovvero iniziando con le e-mail più recenti ricevute).
Questo è estremamente conveniente e intuitivo, ma ci sono due rischi principali di questa strategia. Il primo rischio è che probabilmente finirai con una reattività incoerente. Nei giorni in cui hai molto tempo da dedicare alla posta elettronica, risponderai ai contatti alla velocità della luce. Nei giorni in cui sei impegnato e durante le riunioni, i messaggi si accumulano e vengono sepolti sotto nuove e-mail.
Il secondo rischio è che potresti perdere buone opportunità perché non hai seguito in tempo. Se si sceglie di utilizzare questa strategia, ma si desidera mitigare questi rischi, si consiglia di bloccare un'ora o due una volta alla settimana durante il quale si passa all'approccio cronologico inverso (opportunamente illustrato di seguito). In questo modo, eliminerai tutto ciò che potrebbe essere importante.
2. Cronologico inverso
Il contrario di LIFO, adottare un approccio cronologico inverso significa trattare prima le e-mail più vecchie. Se usi Gmail, puoi cambiare l'ordinamento della posta in arrivo, semplicemente facendo clic sul contatore e-mail nell'angolo in alto a destra.
Con questa strategia, ti troverai spesso di fronte a email più difficili che hai rimandato, il che è ottimo per tutti i procrastinatori cronici. Tuttavia, c'è un aspetto negativo di questa strategia. Se lavori in un luogo in cui ricevi costantemente e-mail urgenti a cui è davvero necessario rispondere immediatamente, potrebbe essere rischioso adottare un approccio cronologico inverso. Detto questo, puoi sicuramente combinare questa strategia con LIFO durante la giornata lavorativa effettiva, se è così.
3. Yesterbox
Famosamente utilizzata dal CEO di Zappos Tony Hsieh, la tecnica Yesterbox si concentra oggi sulla gestione di tutte le e-mail ricevute ieri. Hsieh spiega:
"La tua lista" da fare "ogni giorno è semplicemente la casella di posta elettronica di ieri (quindi, " Yesterbox "). Il bello di questo è quando ti alzi al mattino, sai esattamente quante e-mail devi superare, c'è un senso di progresso mentre elabori ogni e-mail di ieri e la rimuovi dalla tua casella di posta, e in realtà c'è un punto quando non hai più email da elaborare da ieri. In realtà c'è un senso di completamento quando hai finito, il che è sorprendente. ”
Questa è un'ottima strategia per chiunque si senta affogato costantemente nelle e-mail. Mentre raccomando di leggere tutto il suo come, la parte migliore è sicuramente la quantità di controllo che riguadagnerai la tua casella di posta. A differenza di altri metodi, il tuo obiettivo rimane lo stesso della giornata e scoprirai nel tempo che avrai una migliore gestione di quanto tempo impiegherà la posta elettronica per passare. Hai ricevuto 25 email ieri? OK, potrebbe volerci poco più di un'ora. Hai un grande giorno con 70 e-mail in arrivo? Puoi pianificare in anticipo e bloccare ulteriore tempo per gestire il volume.
4. Posta in arrivo Zero
Un termine coniato da Merlin Mann, Inbox Zero è una strategia di posta elettronica con l'obiettivo di mantenere sempre vuota la casella di posta al 100%. Ci sono alcuni grandi vantaggi in questo: tutto viene sempre gestito e non perdi tempo a rileggere un'e-mail per la terza volta prima di agire. Questa strategia è buona per gli elenchi di tipo A (come me!) A cui piace avere il controllo completo sulle loro caselle di posta. Ma dalla mia esperienza, è facile lasciare che la tua casella di posta detti la tua vita se vai troppo lontano. Suggerimento professionale: accoppia Inbox Zero a Boomerang per Gmail, un'app che ti consente di archiviare i messaggi dalla posta in arrivo fino alla data e all'ora che hai scelto, in modo da poter decidere tra rispondere effettivamente e ritardare in seguito, secondo necessità.
Se lo stai provando per la prima volta, ti consiglio di dare un'occhiata alla sfida di Lily Herman di una settimana per rimanere a Inbox Zero prima di iniziare.
Dopo aver provato ogni metodo, posso affermare con certezza che la scelta di una strategia consiste nel far combaciare le tue preferenze personali con le abitudini che desideri incoraggiare (o scoraggiare). Potresti scoprire che mescolare e abbinare funziona meglio per te. Ho lavorato a lungo in Inbox Zero e ho deciso che non valeva la pena di fare quelle ultime. Ma tengo la mia casella di posta sotto le 20 e-mail quando vado a letto ogni notte, abbastanza breve da poterle vedere tutte sullo schermo per un rapido controllo del fatto che nulla sia caduto attraverso le fessure. Fintanto che non sei schiavo della tua casella di posta e chiunque abbia bisogno di avere tue notizie riceverà una risposta in modo tempestivo, chi giudicherà?
