Come membro della Gen Y, tu (spero) conosci già le regole più importanti dell'etichetta e-mail: mantienila breve e dolce e non inserire nulla in un'e-mail che non vorresti inoltrare a tua nonna, al tuo capo, o il tuo altro significativo.
Ma a volte, la parte più difficile della scrittura di un'e-mail non è affatto il contenuto: è come iniziare e terminarlo. Soprattutto sul posto di lavoro, non è sempre così semplice come iniziare con "Caro Joe" e firmare con "Grazie, Kelly".
Quindi, quando invii un messaggio a un responsabile delle assunzioni, a un dirigente o persino al tuo capo, ecco come assicurarti di far avanzare il tuo cyber-piede migliore, dall'inizio alla fine.
1. Una email da chi?
Per prima cosa: è tempo di ritirare il tuo account di posta elettronica "[email protected]". Veramente. Non è carino o creativo, non è professionale. Se stai usando un account e-mail per qualsiasi altro motivo che non sia chattare con i tuoi amici del college, usa un indirizzo che includa il tuo nome e cognome e cognome e lascialo. Inoltre, fai attenzione quando usi i numeri 0 o 1 nel tuo indirizzo e-mail; può essere difficile distinguerli da una lettera maiuscola O o L. minuscola
2. Evitare saluti gaffes
Scegliere la prima parola di un'e-mail è facile: "caro" o "ciao" funzionano entrambi in quasi tutte le situazioni. Ma dopo può diventare complicato. Nelle normali comunicazioni sul posto di lavoro, rivolgersi alla persona con il suo nome di solito va bene, e l'uso dei titoli può farti sembrare eccessivamente formale, formale o giovanile.
Ma ci sono eccezioni: alcuni dirigenti di livello superiore preferiscono "Mr." o "Ms.", quindi vale la pena tenere d'occhio per sentire come le altre persone normalmente si rivolgono a lui o lei. Ed è una scommessa sicura quando si incontra un medico o un professore per la prima volta che preferiscono essere indirizzati come "Dr."
Quando si inviano e-mail per la ricerca di lavoro, è meglio utilizzare i titoli. Ma se non conosci il genere della persona che stai contattando, non indovinare: scegli solo il nome. Sì, Christina "Chris" Brown potrebbe perdonarti per averla chiamata Mr., ma l'ultima cosa che vuoi fare è metterti in imbarazzo prima di entrare nel cuore dell'e-mail.
Infine, se non si dispone di un nome specifico per il destinatario (ad esempio, si sta inviando una richiesta di lavoro a un indirizzo centrale delle risorse umane), un semplice "ciao" è perfettamente sufficiente.
3. Chiudi con cortesia
Potresti avere la tua linea di chiusura e-mail preferita, ma dovresti sempre considerare la tua relazione con il corrispondente e il motivo dell'email quando ti disconnetti. Ecco una rapida occhiata ad alcuni slogan di uso comune e al messaggio che trasmettono:
Cordiali saluti: questo è un sentimento di chiusura universale e appropriato al 100% nella maggior parte delle situazioni, ma può essere visto come un po 'soffocante o scoraggiante per la corrispondenza con qualcuno che conosci bene.
Cordiali saluti: questa frase è professionale, ma con un po 'di calore. È comune per le e-mail aziendali che sono meno formali, ad esempio tra colleghi che lavorano insieme piuttosto frequentemente. Questo può essere abbreviato ulteriormente in "Saluti" quando si invia un'e-mail a qualcuno di familiare.
Migliore: questa firma è ampiamente dibattuta e viene vista come tutto da sincero a banale, a seconda del filtro del destinatario. È semplicemente una versione abbreviata di "I migliori saluti" e può connotare sentimenti positivi. Ma può anche essere frainteso come non autentico se non si ha una precedente relazione uno a uno con la persona che si sta inviando un'e-mail.
Rispettosamente: questo è un mittente formale che è appropriato quando si invia un'email al CEO, al presidente del consiglio di amministrazione o a un dirigente aziendale di alto livello.
Con affetto: questa è sicuramente una chiusura sociale, non professionale. Invia il messaggio di cordialità e sincero interesse, ma con un livello di familiarità che è meglio tenere fuori dalla corrispondenza professionale.
Cordiali saluti: questa è una versione più formale di "affettuosamente", ma è ancora più adatta per le e-mail social.
Cordiali saluti: spesso considerata un po 'soffocante per l'email, questa chiusura può essere utilizzata al meglio per una corrispondenza più formale come una lettera stampata.
4. Rendi utile la tua firma
Assicurati che la riga della tua firma elenchi le basi: il tuo nome completo, titolo, ragione sociale e informazioni di contatto, inclusi numeri di telefono ed e-mail. Un logo aziendale può anche essere un'aggiunta esteticamente piacevole.
Quando si inviano e-mail relative alla ricerca di lavoro, utilizzare il proprio nome e le informazioni di contatto. Fai attenzione a quali informazioni di contatto fornisci, tuttavia, se non desideri che i potenziali datori di lavoro chiamino la linea che il tuo receptionist a volte raccoglie, non dare quel numero. E se usi Facebook, Twitter e LinkedIn in modo professionale, puoi anche includere tali informazioni.
A volte vedrai e-mail tra cui virgolette o parti spiritose come parte della firma, ma procedi con cautela prima di pensare che i tuoi abbiano bisogno di questo tipo di aggiornamento. Le e-mail aziendali devono contenere proprio questo: business. La tua firma non è il luogo in cui propagandare le tue convinzioni o interessi personali.
Quando vai a creare un'e-mail, assicurati di prestare la stessa attenzione alla tua linea di apertura e chiusura come fai con il resto dei tuoi contenuti. Non lasciare che un imballo evitabile possa infastidire o distrarre il destinatario prima che arrivi alla parte più importante della tua e-mail: il messaggio.
