La presentazione delle note spese si colloca proprio lì con i canali di root sulla mia scala divertente. Nonostante il fatto che la mia azienda mi debba legittimamente una buona somma di denaro, quasi sempre temo di dover archiviare quei rapporti.
Questo probabilmente ha le sue radici nel mio primo lavoro fuori dall'università, quando ho chiesto al mio capo una guida su quali spese fossero appropriate per un prossimo viaggio d'affari. Disse semplicemente: "Usa il tuo miglior giudizio".
Grazie. Dato che non ero mai stato in viaggio d'affari, avevo la sensazione che il mio miglior giudizio probabilmente differiva dal suo.
Ma penso che fosse questo il punto. Quando sono diventato manager e i miei dipendenti mi hanno posto la stessa domanda, mi sono ritrovato a dare la stessa vaga risposta. Volevo testare il mio staff per vedere come si gestivano da soli senza supervisione: se una notte si sono scatenati e hanno fatto esplodere centinaia di dollari con alcol, potrei mettere in discussione le loro capacità decisionali (e sì, potrei anche passarli per una promozione al posto della persona che ha gestito la sfida in modo ragionevole).
La morale della storia? Quando il tuo capo dice "Usa il tuo miglior giudizio" quando spende il centesimo dell'azienda, lo intende. Il modo in cui gestisci le tue spese dirà molto su di te come dipendente e può anche influire sulla tua reputazione con il tuo capo.
Fortunatamente, ho sviluppato alcuni trucchi nel corso degli anni, e questi sono utili per tenermi sotto controllo quando sto raccogliendo le ricevute.
Guarda e impara
Il modo migliore per valutare quanto dovresti spendere è guardare i tuoi colleghi più esperti. È probabile che mangerai, beverai e starai negli stessi posti, quindi avrai molte possibilità di fermarti e vedere cosa fanno prima.
Ecco un esempio: quando tu e i tuoi colleghi andate a cena, lasciate che tutti gli altri ordinino per primi e prestate attenzione al costo dell'ordine di ogni persona. Quando è il tuo turno, assicurati che la tua scelta sia la meno costosa o nella stessa gamma degli ordini a prezzo inferiore nel gruppo. No, solo perché il tuo capo ordina filet mignon, non significa necessariamente che dovresti seguire l'esempio. Ma quando i veterani viaggiatori ordinano tutte le insalate di Cobb, segui la loro guida e il tuo capo non metterà mai in discussione il costo del tuo pasto.
E se non ci fosse nessun altro nel tuo viaggio? Prova a fare qualche ricerca in anticipo. Chiedi ad altri colleghi cose come "Sono diretto a Chicago, puoi suggerire qualche posto dove mangiare?" Scopri dove frequenta di solito il resto della squadra e avrai alcuni posti che sai che sono sicuri da spendere.
Non essere avido
Probabilmente questo sembra ovvio, ma posso dirti per esperienza, è facile sentirsi come se potessi vivere un po 'quando il tuo ufficio ti sta sorvolando, pagando per il tuo hotel e inviandoti a cene fantasiose con i clienti. E, mentre potresti vedere le tue altre persone viverci perché sanno che qualcun altro prenderà la scheda, è una scommessa migliore per mantenere le tue spese al minimo quando possibile.
Regola empirica: se non lo comprassi con i tuoi soldi, non spenderli. Un bicchiere di vino a cena? Belle. Un bicchiere di vino, oltre a tre cocktail, un paio di app e un dessert? Il "bisogno" per questo non sarà facile da giustificare.
Non essere economico
Sembra ragionevole che non si debba spendere troppo per il denaro dell'azienda, ma per quanto riguarda gli articoli meno costosi? Puoi spendere il tuo latte e bagel mattutini quando viaggi per lavoro? Tecnicamente, certo, puoi chiedere alla tua azienda di rimborsarti che $ 4, 67 hai pagato per un piccolo caffè e bagel, ma ti garantisco che non vincerai alcun punto quando il tuo capo lo vedrà nel tuo rapporto dettagliato.
Ad esempio, un dipendente ha presentato una nota spese per una tassa di parcheggio di $ 1 da una riunione del cliente. Ma stai scherzando? Le ho restituito il suo dollaro, ma da allora mi sono sempre sentita come se stesse cercando di vagliare la compagnia per tutto ciò che poteva.
Sì, la tua azienda dovrebbe pagare spese ragionevoli quando sei in giro a rappresentare la società, ma il nichel-e-oscuramento delle tue spese ti farà sembrare poco professionale e immaturo, per non dire avaro. Ecco una buona prova: se è qualcosa che ti compri in una normale giornata di lavoro, non spenderlo (ma mantieni le tue entrate, nel caso che il tuo capo offra di pagare anche le piccole cose).
Chiedi sempre le ricevute
In tale nota, accanto a mantenere le tue spese entro limiti ragionevoli, mantenere le tue entrate è la cosa più importante da ricordare quando sei in missione fuori dall'ufficio. Non riesco nemmeno a contare quante volte ho avuto dipendenti che hanno inviato le note spese senza alcuna prova delle spese. Indipendentemente da quanto pensi che il tuo capo si fidi di te, non può limitarsi a credere che hai speso $ 256 durante il tuo ultimo viaggio d'affari.
Quando chiesi a un dipendente perché non includesse le sue ricevute per una spesa relativamente piccola - una che avrei totalmente approvato - ammise di essere preoccupata che potessi non approvare l'articolo, quindi "dimenticò" di chiedere una ricevuta. Aveva ragione: non l'ho approvato. Ma non perché mi sono opposto all'acquisto, perché non avevo prove che fosse realmente accaduto.
Suggerimento rapido: scorrere la busta fissa dell'hotel dalla propria camera e conservarla nella borsa o nella valigetta. Avvolgi un grosso elastico attorno al portafoglio per ricordarti di chiedere la ricevuta, quindi lascia cadere quella ricevuta nella busta non appena la ricevi. E se c'è qualcosa di insolito nella spesa, scrivila sul retro prima di archiviarla.
Ogni azienda e ogni capo ha un approccio diverso alla gestione delle spese, il che significa che non esiste una regola rigida che si applichi ad ogni situazione. Rispetta queste linee guida e il tuo capo non avrà mai motivo di mettere in discussione il tuo miglior giudizio.
