Le persone mi chiedono sempre come fare le cose più velocemente, meglio e in modo più efficiente e quali strumenti raccomando per aiutarle a farlo. Ma c'è una domanda che ottengo molto meno, che è altrettanto importante: come posso risparmiare tempo, facendo di meno?
In effetti, sapere cosa non fare e cosa smettere di fare, può fare un'enorme differenza nella tua felicità e produttività.
Mettiti alla prova con questo elenco di sette domande per assicurarti di investire bene il tuo tempo.
1. Dici di no?
Molte persone hanno un profondo bisogno di piacere. Di conseguenza, diciamo di sì a quasi tutto ciò che ci viene chiesto, il che rende impossibile fare tutto bene e risparmia tempo e produttività. Dai un'occhiata alle ultime 10 richieste che hai ricevuto (ignorando i compiti del tuo capo, sui quali potresti non avere il controllo). Se hai detto di sì a più della metà, probabilmente è il momento di spingerti per iniziare a dire di no (qui ci sono alcuni modi per farlo bene).
2. Stai delegando abbastanza?
Che tu sia o meno un manager, ci sono opportunità di delegare ai colleghi. Se stai facendo tutto da solo e pensi "è solo più veloce per me farlo", potresti essere un delegatophobe. Dai una buona occhiata alle tue attività nell'ultima settimana: tutte queste sono davvero la tua descrizione del lavoro? In caso contrario, dai un'occhiata ai miei suggerimenti per la delega riuscita per iniziare a spingere alcune cose fuori dal piatto.
3. È necessario tutto nella tua lista di cose da fare?
Non considerare una lista infinita di cose da fare una sfida per fare tutto, quando in realtà è una sfida dare la priorità. Se non hai svolto un'attività da settimane o è sempre ciò che viene spinto in una data successiva, potrebbe essere un segno che non è effettivamente necessario. Usa il tuo manager e colleghi come cassa di risonanza per provare a rimuovere gli elementi non necessari dall'elenco delle cose da fare, in modo da poter dedicare più tempo agli elementi ad alta priorità che faranno avanzare i tuoi obiettivi. Suggerimento: hai problemi a rimuovere le cose da fare al lavoro? Esaminare ciascuno di essi e annotare l'impatto che avrà (ad esempio "opportunità di guadagno" o "crescita degli utenti"). Rimarrai sorpreso dal numero di elementi non allineati alla tua azienda o agli obiettivi personali.
4. Sono necessarie tutte le riunioni ricorrenti sul tuo calendario?
Annulla quelli che non hanno impatto o che potrebbero essere sostituiti da un aggiornamento e-mail. Per le riunioni tenute, riesaminare se il formato, la lunghezza e i partecipanti stanno contribuendo alla loro efficacia. Come spiega l'imprenditore Jim Belosic, questo fa risparmiare tempo e denaro: un incontro di un'ora con 17 dipendenti che fanno una media di $ 40.000 all'anno costa $ 232, 88. Yikes.
5. Per le riunioni una tantum, la durata predefinita è troppo lunga?
La maggior parte delle persone passa automaticamente alle riunioni di 60 minuti, quando le conversazioni iniziali raramente richiedono così tanto tempo. Prova a impostare il calendario su un valore predefinito di 30 o 20 minuti. Avrai quel tempo indietro e molto probabilmente avrai riunioni molto più produttive.
6. Hai persino bisogno di una riunione?
Notizie flash: non è necessario accettare tutte le riunioni a cui è richiesto di partecipare. Questo vale doppiamente per quelle persone che aggiungono riunioni al tuo calendario senza chiedere: hai il permesso di rifiutare tutto ciò che non è critico per il tuo lavoro. Imposta un livello elevato per dare alle persone il tuo tempo e scoprirai che più domande vengono risolte via e-mail o, spesso in modo più efficace, sollevando il telefono.
7. Sei uno schiavo della tua casella di posta?
A proposito di cose che non devi fare: non devi rispondere a tutte le email che arrivano. Concediti l'autorizzazione per archiviare email fredde irrilevanti e email FYI su cui sei cc: ed o bcc: ed. E mentre ci sei, annulla l'iscrizione a tutto ciò che non leggi (no, non è necessario leggere tutte le newsletter e-commerce a cui ti iscrivi). Dire no all'e-mail è la chiave per dedicare del tempo al lavoro reale.
A volte, la produttività non riguarda i sistemi installati o le app che scarichi, si tratta di dare una buona occhiata a come stai spendendo il tuo tempo e liberando il tuo programma da cose da fare non necessarie. Più ore al giorno? Penso che possiamo essere tutti d'accordo sul fatto che sia una buona cosa.
