La maggior parte delle aziende ha familiarità con ciò che può essere fatto in Microsoft Word ed Excel, ma capire cosa può fare Microsoft Access è un po 'più difficile da capire. L'idea di creare database e cercare di mantenerli sembra un inutile uso delle risorse; tuttavia, per le piccole imprese, questo programma può fornire diversi vantaggi distinti, in particolare quando si tratta di gestire la crescita e l'organizzazione. Fornisce un modo molto più robusto per le piccole aziende di tenere traccia dei dati e dei progetti rispetto a Excel o Word.
L'accesso potrebbe richiedere più tempo per apprendere rispetto alle app Microsoft più comunemente utilizzate, ma ha anche il maggior valore aggiunto per il monitoraggio di progetti, budget e crescita. Tutti i dati necessari per eseguire una piccola azienda per il confronto e l'analisi vengono mantenuti in un unico programma, rendendo più semplice l'esecuzione di report e grafici rispetto alla maggior parte degli altri programmi. Microsoft offre una serie di modelli per semplificare il processo di apprendimento e gli utenti possono personalizzare i modelli mentre vanno. Comprendere i fondamenti di Microsoft Access può aiutare le piccole imprese a vederne il pieno valore nelle loro operazioni quotidiane.
Bonus: se stai già utilizzando un foglio di calcolo, è facile convertire il foglio di calcolo di Excel in un database di Access.
Manutenzione delle informazioni del cliente
Un database Microsoft Access consente a un'azienda di tenere traccia di tutte le informazioni necessarie per ogni cliente o cliente, inclusi indirizzi, informazioni sugli ordini, fatture e pagamenti. Finché il database è memorizzato su una rete in cui tutti i dipendenti possono accedervi e aggiornarlo, le informazioni possono rimanere aggiornate. Poiché le informazioni sui clienti sono fondamentali per ogni piccola impresa, il database può (e dovrebbe) essere protetto. L'aggiunta di moduli al database aiuta le piccole imprese a garantire che i dipendenti inseriscano i dati in modo coerente.
Man mano che gli utenti acquisiscono familiarità con il programma, è possibile aggiungere componenti più elaborati, come la mappatura degli indirizzi dei clienti. Ciò consente ai dipendenti di verificare gli indirizzi per i nuovi clienti o pianificare le rotte per le consegne. Consente inoltre alle aziende di creare fatture, inviare e-mail e posta ordinaria e tracciare quando e come sono state pagate le fatture. L'aggiornamento e la memorizzazione dei dati dei clienti in Access sono più affidabili di un foglio di calcolo o di un documento Word e semplificano la gestione di tali informazioni.
Monitoraggio dei dati finanziari
Molte aziende acquistano software specifico per il monitoraggio delle finanze, ma per una piccola impresa, può essere eccessivo; inoltre, tende a creare un lavoro extra. Non solo è possibile creare e monitorare le fatture in un database di Access, ma è possibile registrare anche tutte le spese e le transazioni aziendali. Per le aziende che dispongono della suite completa di Microsoft Office, inclusi Outlook e Access, i promemoria dei pagamenti in Outlook possono essere collegati al database. Quando viene visualizzato il promemoria, gli utenti possono effettuare i pagamenti necessari, inserire i dati in Access, quindi chiudere il promemoria.
Potrebbe essere necessario acquistare software più sofisticati man mano che l'azienda cresce e tali aziende hanno un vantaggio se tutti i loro dati finanziari sono archiviati in Access. Molti altri programmi possono ospitare dati esportati da Access, rendendo più facile la migrazione delle informazioni quando arriva il momento.
Gestione del marketing e delle vendite
Uno dei modi meno usati ma più potenti di utilizzare Access è il monitoraggio delle informazioni di marketing e di vendita. Con le informazioni client già memorizzate nel database, è facile inviare e-mail, volantini, coupon e posta ordinaria a coloro che potrebbero essere interessati a vendite o offerte speciali. Le piccole imprese possono quindi monitorare quanti dei loro clienti esistenti rispondono in seguito a campagne di marketing.
Per i nuovi clienti, è possibile creare e monitorare intere campagne da un'unica posizione. Ciò rende più facile per i dipendenti vedere cosa è già stato completato, cosa resta da fare e quali follow-up sono necessari.
Monitoraggio della produzione e inventario
Analogamente al tracciamento dei clienti, il rilevamento dei dati su inventario, risorse e stock è fondamentale per qualsiasi attività commerciale. Access semplifica l'inserimento dei dati sulle spedizioni nei magazzini e la conoscenza di quando è il momento di ordinare più di un determinato prodotto. Questo è particolarmente importante per i produttori che richiedono un numero di risorse diverse per completare un prodotto, come parti di aeroplani o ingredienti farmaceutici.
Anche le industrie di servizi devono tenere l'inventario e avere tutte queste informazioni in un unico posto rende più facile vedere quale computer è assegnato a quale dipendente o determinare quando è necessario aggiornare le apparecchiature da ufficio. Indipendentemente dal tracciamento di veicoli, dispositivi mobili, numeri di serie, informazioni di registrazione, log degli utenti o durata dell'hardware, le piccole imprese sono in grado di tracciare il proprio hardware più facilmente in Access.
Oltre all'hardware, le aziende devono essere in grado di tenere traccia del software. Dalla registrazione e dal numero di computer autorizzati a utilizzare il software per le informazioni sulla versione e per l'utente, le aziende devono essere in grado di estrarre rapidamente e con precisione le informazioni sulle loro attuali configurazioni.
Esecuzione di report e analisi
Forse l'aspetto più potente di Access è la capacità dell'utente di generare report e grafici da tutti i dati. La possibilità di compilare tutto ciò che è archiviato nei diversi database è ciò che rende Microsoft Access una centrale per le piccole imprese. Un utente può generare rapidamente un rapporto che confronta i costi delle risorse con i prezzi attuali, creare un grafico che illustri quanto è disponibile per una prossima campagna di marketing o eseguire un'analisi che identifichi i clienti dietro ai pagamenti.Con un po 'di conoscenza in più sulle query, le piccole imprese possono assumere il controllo di come visualizzano i dati.
Ancora più importante, Microsoft Access può essere associato ad altri prodotti Microsoft. Le piccole imprese possono esaminare un report, cercare i dati dei clienti e generare fatture in Word. Una stampa unione può creare lettere di posta normale mentre l'utente genera contemporaneamente una e-mail in Outlook. I dati possono essere esportati in Excel per uno sguardo più approfondito ai dettagli e, da lì, essere inviati a PowerPoint per una presentazione. L'integrazione con tutti gli altri prodotti Microsoft è forse la ragione migliore per utilizzare Access per centralizzare tutte le informazioni di un'azienda.
