Se è bene rispondere, dovrebbe essere ancora meglio rispondere a tutti. Destra? Non sempre. Se la risposta è davvero importante per tutti i destinatari, è necessario utilizzare "Rispondi a tutti".
Alcuni rispondono a tutti gli scenari a causa di contrattempi in cui un destinatario non si rende conto di aver fatto clic o di aver toccato quell'opzione. La maggior parte, tuttavia, è probabilmente dovuta al fatto che la persona non si rende conto quando inviare tutti i messaggi Rispondi a tutti.
In entrambi i casi, è generalmente fastidioso per le altre persone coinvolte nel messaggio di gruppo. L'utilizzo di un'etichetta di posta elettronica appropriata, sul posto di lavoro o socialmente, è incredibilmente importante. Questo è il motivo per cui è meglio usare Reply All con cautela.
Quando rispondere a tutti
Usa la funzione Rispondi a tutti del tuo programma di posta elettronica solo quando la tua risposta sarà necessaria per conoscere il mittente originale e tutte le persone nei campi A: e Cc: dell'email originale.
Non rispondere a tutti quando:
- Solo il mittente originale deve conoscere la tua risposta,
- I tuoi commenti saranno fondamentali per conoscere il mittente originale e alcuni altri destinatari.
- Effettua una risposta normale in questo caso, quindi aggiungi la selezione di altri destinatari manualmente. È possibile copiare i loro indirizzi dall'e-mail originale se ciò aiuta.
- Il tuo messaggio è semplice come "Grazie!" o "Anche io".
- Le notifiche di ringraziamento potrebbero essere corrette, ma non inviarle a nessun altro destinatario. Solo il mittente ha davvero bisogno di essere consapevole di come ti senti riguardo al messaggio, non a tutte le altre persone del gruppo.
La risposta a tutti deve essere riservata solo a casi speciali. Dovrebbe essere utilizzato solo se è necessario inviare lo stesso messaggio a ogni singolo destinatario nel gruppo. Altrimenti, se non hai bisogno di farlo, dovresti rispondere solo alle persone rilevanti. Potrebbe trattarsi solo di rispondere al mittente o utilizzare i campi Cc: o Ccn: per destinatari multipli e specifici.
Ad esempio, prendi in considerazione l'email che ti chiede se desideri venire a una festa di pensionamento questo fine settimana. Fai finta che sia stato inviato ad altre 30 persone e ti viene chiesto non solo se stai andando, ma se puoi portare del cibo o dare una mano in qualche altro modo.
Di solito non è appropriato in questa situazione inviare una risposta a tutti gli altri e spiegare che non puoi andare perché devi lavorare questo fine settimana e che il tuo bambino è malato comunque, quindi non è un buon fine settimana per te. Questi dettagli sono rilevanti per il mittente ma probabilmente non per tutti gli altri invitati.
Ci sono, tuttavia, dei tempi in cui dovresti rispondere a tutti e quando ci si aspetta che risponda a tutti. Forse coinvolge una discussione di gruppo su un progetto di lavoro o qualcos'altro che coinvolge direttamente gli altri destinatari.
Non importa il caso, dovresti sempre pensarci prima di inviare una email di massa agli altri. È anche peggio quando alcune persone inviano una risposta a tutti i messaggi uno dopo l'altro e ricevi una dozzina di email nell'arco di un minuto o due. Quelli non sono solo difficili da seguire ma anche fastidiosi se non hai bisogno di leggerli.
