Come scrivere una proposta di web design

Molti nuovi web designer freelance presumono che se installano un sito Web e offrono i loro servizi, i clienti inizieranno a mostrare un lavoro impegnativo. Ma lo scenario più comune è che un cliente possa fare pubblicità, cercare un designer che lavori sul proprio sito o inviare una richiesta di offerta (richiesta di proposte). In entrambi i casi, devi far sapere al cliente che sei interessato a lavorare per loro. E il modo migliore per farlo è scrivere una proposta di web design.

Le proposte di web design rispondono alle domande più comuni che i potenziali clienti hanno attorno per assumere qualcuno per costruire il loro sito web:

Quanto costerà?
Cosa mi comprerà questo prezzo?
Quanto ci vorrà per costruire?

Le più semplici proposte di web design rispondono solo a queste domande. Ma le migliori proposte sono quelle che forniscono più informazioni al potenziale cliente. In effetti, le migliori proposte possono spesso essere utilizzate anche come un contratto, il che indica che se il cliente accetta la proposta, ha semplicemente bisogno di firmarlo e restituirlo a te e inizierai.

Quando utilizzare una proposta di design

Puoi utilizzare una proposta di web design ogni volta che stai cercando di ottenere un nuovo cliente o se hai un cliente esistente che vuole fare qualcosa di nuovo con il loro sito. Le proposte di web design sono un buon modo per avviare la conversazione con un cliente che sta ancora valutando cosa fare con il proprio sito. E, naturalmente, dovresti sempre usare una proposta quando rispondi a una richiesta di proposta.

Non dovresti considerare la proposta un contratto a meno che il tuo cliente non abbia firmato e accettato. Se non hai la firma, la proposta non è un accordo vincolante e potresti trovarti a fare più di quanto pianificato per meno soldi quando le esigenze del cliente si espandono.

Usa una proposta di design per aiutarti a lavorare di più. Non dovresti passare mesi a creare una proposta di design. In effetti, la maggior parte delle RFP ha una scadenza piuttosto breve. Invece, concentrati sulla costruzione della proposta più chiara e concisa che copra tutte le esigenze del cliente. Una buona idea, se non stai rispondendo a una richiesta di offerta, è quella di chiedere al cliente di compilare un modulo di richiesta del progetto. Questo assicura che tu sappia cosa stanno cercando e ti aiuterà a costruire una proposta migliore.

Quali sono le parti di una proposta?

Ci sono diverse parti di una buona proposta che dovresti sempre avere. Una delle cose migliori da fare è creare un modello di proposta che puoi personalizzare per i progetti che stai cercando di raggiungere.

Una proposta di progettazione dovrebbe includere:

Nome e logo della tua azienda – Questo è un documento ufficiale proveniente dalla tua azienda. Dovresti trattarlo come tale includendo il logo e il nome della tua società nella parte superiore della proposta. Questo rende facile per il potenziale cliente ricordare chi sei. Per le proposte multi-pagina, è una buona idea includere il nome della tua azienda e possibilmente un logo di dimensioni più piccole nell'intestazione o nel piè di pagina di ogni pagina dopo il primo.
Le sue informazioni di contatto – Anche le informazioni di contatto della tua azienda sono di vitale importanza. Al minimo, dovresti includere un indirizzo email. Ma avere anche un numero di telefono e un indirizzo postale è una buona idea, perché rende la tua azienda più professionale. Come il nome della società e il logo, dovresti includere il tuo indirizzo email o numero di telefono nell'intestazione o nel piè di pagina di ogni pagina successiva dopo il primo in modo che i clienti possano contattarti immediatamente per qualsiasi domanda.
Nome del cliente e informazioni di contatto – Ogni proposta dovrebbe essere personalizzata con il nome del potenziale cliente e le informazioni di contatto. Se hai il nome completo di una persona in quell'azienda, è una buona idea includerla qui, in un formato simile a una lettera commerciale. Questo dice al cliente che li prendi sul serio e tratterà il loro sito web con rispetto.
Dichiarazione riservata – Molti clienti si aspettano che tu firmi un accordo di riservatezza prima di lavorare sul loro sito, affermando che non utilizzerai il design del loro sito in nessun altro lavoro. Ma dovresti includerlo anche nella tua proposta. È necessario assicurarsi che il potenziale cliente comprenda che il contenuto di questa proposta è fornito a loro per la loro valutazione, ma che fino a quando un contratto è firmato, tutto il lavoro descritto o fornito nella proposta è di tua proprietà. Ecco un esempio di una dichiarazione di riservatezza:

Questa proposta e tutti i file trasmessi con esso sono confidenziali e destinati esclusivamente all'uso della persona fisica o giuridica a cui sono indirizzati. Questa proposta contiene informazioni riservate ed è intesa solo per l'individuo o la società nominati. Se non sei il destinatario indicato, non devi divulgare, distribuire o copiare questa proposta. Tutti i contenuti di questa proposta sono di proprietà di IL NOME DELLA TUA IMPRESA. Se non si è il destinatario previsto, si viene avvisati che divulgare, copiare, distribuire o intraprendere qualsiasi azione facendo affidamento sul contenuto di queste informazioni è severamente proibito.

Descrizione della tua azienda – Dovresti includere un breve paragrafo che descrive la tua azienda e quali tipi di servizi tipicamente fornisci. Pensa a questo come una breve dichiarazione di marketing che spiega perché la tua azienda sarebbe la cosa migliore per questo progetto.
Obiettivi del progetto – Questa è la carne della proposta. Dovresti essere il più esplicito e chiaro possibile, specificando esattamente cosa consegnerai al cliente. Se stai rispondendo a una richiesta di offerta, dovresti rivolgerti a tutto quanto menzionato in quella RFP.Non dovresti includere esempi reali di ciò che costruirai per loro, ma dovresti includere la tecnologia che proponi di utilizzare, quante pagine hai intenzione di costruire e il tipo di contenuto che ti servirà per completare gli obiettivi .
Fasi del progetto – Tutti i progetti hanno fasi specifiche che attraversano per avere successo. Nella tua proposta, dovresti indicare quali fasi gestirai e cosa ti aspetteresti da te e dal cliente durante ogni fase. Alcune fasi tipiche del progetto di web design includono:
- Raccolta dati
- Design
- Sviluppo
- analisi
- Consegna
- Lanciare
- Manutenzione
Sequenza temporale – Questo risponde alla domanda "quanto tempo ci vorrà?" Ma la tua tempistica o programma dovrebbe fare di più. Dovresti indicare per quanto tempo ciascuna fase del progetto prenderà e quali risultati saranno presenti sia per te che per il tuo cliente. Ricorda che quando stai costruendo un sito web, hai bisogno di contenuti come testo e immagini dal client prima che tu possa finire. In effetti, molti progetti si bloccano semplicemente perché il client non restituisce immagini o contenuti in modo tempestivo. Un altro aspetto della timeline che dovresti includere è per quanto tempo è valida questa proposta. Non vuoi che i potenziali clienti si presentino, chiedendo di onorare una proposta che hai scritto cinque anni fa quando la tua tariffa oraria era molto più bassa. La chiave di questa sezione è di essere il più chiaro possibile su quanto tempo ci vorrà e quando è necessario. Se si prevede una lunga negoziazione, è possibile indicarla in giorni anziché indicare date specifiche, ad esempio "la raccolta dei dati richiederà 5 giorni per essere completata dopo aver ricevuto il contratto firmato".
tasse – Qui è dove fornisci al cliente quanto costerà il lavoro in questa proposta. È possibile addebitare una tariffa fissa o una tariffa oraria. Se addebitate una tariffa fissa, in particolare di oltre $ 1000, dovreste includere una ripartizione di ciò che coprono le spese, vale a dire "il 50% copre la fase di progettazione e sviluppo, la raccolta dei dati è del 20% e il resto delle spese copre test, consegna e il lancio, con la manutenzione coperta da un accordo separato. " Se si addebita una tariffa oraria, è necessario indicare una stima del numero di ore di ciascuna fase e del potenziale di deviazione, ad esempio "la raccolta dei dati richiederà 10 ore +/- 2". Dovresti anche indicare in che modo saranno coperti i rischi di eccedenza - continuerai a lavorare e poi discuterai le accuse ?; smettere di lavorare e chiedere l'approvazione per continuare ?; continuare a lavorare ad una tariffa oraria ridotta? La chiave qui è di essere il più chiaro possibile.
firme – Anche se non intenderai utilizzare questa proposta come contratto, dovresti includere la tua firma e la data in fondo. Questo indica che la proposta è vincolante.

Sebbene sia consigliabile utilizzare tutte le parti sopra elencate in una proposta, puoi scegliere quelle più utili per la tua attività. E puoi sempre aggiungere sezioni aggiuntive. L'idea deve essere chiara in modo che il cliente desideri sceglierti per fare il loro lavoro di progettazione.

Suggerimenti per contratti e prezzi

Mentre una proposta non è un contratto, molti degli stessi problemi emergono quando si scrive una proposta. E ricorda che un contratto è una parte molto importante del freelance. In effetti, se dovessi scegliere tra scrivere una proposta e scrivere un contratto, dovresti sempre scegliere il contratto.