La maggior parte delle nostre e-mail sono probabilmente considerate importanti, ma sicuramente non tutte. Essere in grado di distinguere messaggi importanti da altri come spam o messaggi che non richiedono la nostra attenzione immediatamente, può influire drasticamente sul tempo speso per passare alla posta elettronica.
La maggior parte dei servizi e programmi di posta elettronica utilizzano ciò che viene chiamato priorità del messaggio per designare cosa è importante e cosa non è importante. Esistono due modi principali in cui è possibile utilizzare le priorità dei messaggi, manualmente e automaticamente, e sebbene possa sembrare strano, è possibile anche contrassegnare un messaggio come priorità bassa o non importante.
Come funziona
A seconda del servizio di posta elettronica e del programma che utilizzi, potresti essere in grado di contrassegnare manualmente un messaggio come importante o non importante. Quando sei pronto per inviare l'e-mail, se è una funzione inclusa, puoi dire che l'e-mail è importante e deve essere contrassegnata come tale al destinatario, oppure puoi ridurre l'importanza in modo che non si sentano obbligati a rispondere l'email subito.
Le e-mail che hanno maggiore importanza possono essere evidenziate nella posta in arrivo o contrassegnate in rosso, mentre i messaggi meno importanti potrebbero essere disattivati o spostati verso il basso nell'elenco. Le specifiche dipendono dal programma di posta elettronica del destinatario.
Alcuni provider di posta elettronica impostano automaticamente la priorità di un messaggio di posta elettronica anche se il mittente non ha specificato il livello di importanza. Assume il livello di priorità e lo filtra in una sezione "Importante" della Posta in arrivo. Questa funzione si basa sul comportamento previsto ed è in continua evoluzione dal servizio in base a chi viene inviato per posta elettronica e se un messaggio viene generato automaticamente o da una persona reale.
Altri client di posta elettronica potrebbero persino consentire di modificare lo stato di importanza delle e-mail. Questo è spesso ciò che è necessario se un destinatario utilizza sempre un flag priorità alta / alta quando non dovrebbe, ma è ugualmente utile se si desidera che tutte le e-mail di un mittente siano contrassegnate come importanti in modo da non perdere mai traccia di esse.
Perchè importa
Quale preferiresti avere: un programma di posta elettronica che ti avverte ogni volta che ricevi un messaggio, anche lo spam, o quello che filtra automaticamente ciò che pensa non è importante e ti lascia con le email più critiche in una cartella separata o, meglio ancora, nella parte superiore della Posta in arrivo?
Quando trascorri meno tempo a guardare le email non importanti, puoi dedicare più tempo a lavorare o rispondere alle e-mail che richiedono attenzione e attenzione al momento. È uno dei modi migliori per comunicare non solo meglio ed essere ascoltati più rapidamente, ma per vedere facilmente ciò che è importante quando ricevi dozzine o più nuovi messaggi ogni giorno.
A seconda dell'applicazione che si utilizza, il client di posta elettronica potrebbe fornire una notifica di una nuova e-mail solo se ritiene che il messaggio sia importante. Puoi facilmente vedere quanto sia utile eliminare tutte le e-mail non critiche dalle tue notifiche senza effettivamente eliminarle.
Comunicare l'importanza di un messaggio è tanto importante con la posta elettronica quanto nel contatto faccia a faccia e non è molto più difficile. Tutto ciò che serve è decidere tra una priorità alta o bassa quando si invia l'e-mail.
Come farlo
La maggior parte dei client di posta elettronica ti consente di impostare la priorità del messaggio quando componi l'email. Normalmente si trova nella casella di composizione in quanto è possibile impostare il livello importante su base per e-mail.
È possibile modificare la priorità di un messaggio o consentire uno speciale, filtrato Importante visualizzare, in tutti i tipi di client di posta elettronica e servizi di posta elettronica. Alcuni esempi includono Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com e Yahoo Mail.
