Se sei proprietario o gestore di un negozio, sai già esattamente quanto è importante avere il database giusto. Dall'inventario e dalla spedizione ai dipendenti e ai clienti, sai che anche una giornata lenta comporta una grande quantità di manutenzione dei dati. La vera domanda è di quale tipo di database hai bisogno? Si spera che non si sia tentato di conservare queste informazioni in Microsoft Excel. Se lo hai, potresti prendere in considerazione l'idea di iniziare con un database di base, come Microsoft Access, in modo da poter trasferire facilmente i dati nel database.
Il tipo e le dimensioni del negozio che gestisci fanno una grande differenza in che tipo di database ha più senso. Se il tuo negozio è installato periodicamente nei mercati dei contadini, allora hai esigenze molto diverse da quelle di un negozio di mattoni e malta. Se vendi cibo, dovrai tenere traccia delle date di scadenza come parte dell'inventario. Se il tuo negozio è online, dovrai monitorare le spese, la spedizione e rivedere le informazioni. Tuttavia, ci sono una serie di cose che tutti i negozi hanno in comune, come l'inventario e il flusso di cassa. Per aiutarti a determinare il database migliore per le tue esigenze specifiche, ecco alcune cose che dovresti prendere in considerazione.
Informazioni da tracciare nel database
Gestire un negozio al dettaglio comporta il monitoraggio di molti aspetti diversi. Non solo devi tenere d'occhio l'inventario, devi assicurarti di avere abbastanza modi per visualizzare i beni (come bidoni, grucce, supporti e custodie), le forniture per mostrare il prezzo delle merci, le fatture, informazioni sulle vendite e informazioni sui clienti. C'è molto da rintracciare e i database semplificano la gestione del tuo negozio.
I negozi online possono essere difficili da gestire perché c'è molto altro da monitorare, come la spedizione. Un database semplifica notevolmente la gestione di tutti questi diversi aspetti senza dover consultare costantemente il cliente o la cronologia delle vendite. È anche possibile esportare informazioni, come report, e caricarle nel database in modo da non dover affrontare i problemi di inserimento manuale.
Decidere se acquistare o costruire
Se sia necessario acquistare o creare un database è la grande domanda, e dipende interamente dalle dimensioni della tua attività e da dove vuoi prenderla. Se hai appena iniziato e hai tempo a disposizione (ma una quantità di denaro molto limitata), creare il tuo database è un ottimo modo per renderlo specifico per le tue esigenze specifiche. Questo è particolarmente vero se stai appena iniziando un negozio online. Se avvii il database appena prima di aprire il tuo negozio online, avrai una conoscenza molto migliore del tuo inventario e del tuo punto di partenza. Si tratta di dati fantastici per essere facilmente accessibili durante la stagione fiscale e ti aiuta a rimanere in cima al tuo inventario, oltre ai dati dei clienti.
Se hai un business più grande, soprattutto qualcosa come un franchising, l'acquisto di un database funzionerà meglio per te. Ti aiuterà attraverso tutte le cose che potresti altrimenti dimenticare. Le probabilità sono, non avrai il tempo di creare e gestire il database, quindi è meglio avere tutte le basi coperte. Puoi sempre apportare le tue modifiche mentre vai.
Trovare il giusto programma di database
Se si decide di acquistare un programma di database, sarà necessario dedicare molto tempo alla ricerca delle diverse opzioni. Esiste una vasta gamma di tipi di negozi al dettaglio e il mercato dei database si adatta alle esigenze specifiche di questi tipi diversi. Se lavori con prodotti alimentari e prodotti alimentari, hai chiaramente bisogno di qualcosa che ti aiuti a rintracciare gli articoli deperibili. Se hai una gioielleria, dovrai essere in grado di monitorare l'assicurazione sui pezzi di valore. Per i negozi che hanno una presenza online e una struttura di mattoni e malta, è assolutamente necessario qualcosa che copre molti aspetti diversi per il tuo inventario, tasse, imposte e aspetti amministrativi del business. Se si vende da un particolare articolo, è necessario conoscere subito in modo da poterlo immediatamente contrassegnare esaurito per la parte online del negozio.
Prima di iniziare, pensa a tutto ciò che dovrai monitorare, quindi assicurati che i database che consideri abbiano questi elementi come minimo. Ci sono molti database sul mercato, quindi dovresti essere in grado di ottenere tutto ciò che ti serve ad un prezzo molto ragionevole.
Creazione del proprio database
Se si prevede di creare il proprio database, sarà necessario determinare quale programma si desidera utilizzare. Microsoft Access tende ad essere il programma go-to perché è potente e relativamente economico. Puoi importare ed esportare i dati dal tuo altro software Microsoft (che è incredibilmente utile se hai rintracciato le informazioni in Excel). È anche possibile caricare le e-mail, le lettere di vendita e altra documentazione (sia da Word che Outlook) nel database e renderli modelli. L'accesso ha il vantaggio di avere un numero considerevole di modelli e file gratuiti, in modo da non dover iniziare completamente da zero. Puoi ritirare un modello gratuito, quindi apportare le modifiche necessarie in modo che il tuo database includa tutto ciò di cui hai bisogno.
L'importanza della manutenzione
Indipendentemente dal modo in cui acquisisci il tuo database, dovrai mantenerlo per il database per continuare a esserti utile. Se non si tiene il passo con le cose come inventario, indirizzi, modifiche nella fatturazione o totali delle vendite, il database finisce per essere un altro appuntamento senza scopo. Pensa ai tuoi dati nello stesso modo in cui pensi alla tua contabilità. Se non tieni il passo con tutte le transazioni e le modifiche, ti metterà nei guai.Non è necessario avere un responsabile IT per gestirlo all'inizio, sebbene possa essere estremamente utile. Tuttavia, più grande sarà il tuo negozio, più tempo dovrai dedicare al mantenimento e alla gestione dei tuoi dati.
