Siamo una razza divertente. Sappiamo bene che lavorare per lunghe ore è stato direttamente correlato allo stress, all'ansia e alle malattie cardiache, ma nonostante ciò, continuiamo a dare ai nostri lavori sempre più tempo.
L'anno scorso, l'americano medio ha lavorato per oltre 45 ore in una determinata settimana. Uno su tre professionisti lavora più di 50 ore settimanali. Come se ciò non bastasse, la ricerca mostra che l'80% dei lavoratori passa il tempo "dopo ore" a rispondere alle e-mail e a rispondere alle telefonate. E tutto questo, per cosa? Si scopre che lavorare più ore in realtà non contribuisce a una maggiore produttività. In effetti, lavorare costantemente più di 40 ore alla settimana può renderti meno produttivo. Traduzione: lavorare di più; realizzare di meno.
Sapendo questo, perché è così difficile lasciare il lavoro in tempo? Forse ti distraggerai facilmente, non riuscirai a stabilire le priorità o lascerai che le richieste dell'ultimo minuto ti spingano verso gli straordinari. Forse, invece di mirare a fare tutto entro le otto ore lavorative, hai capito che dovresti essere sempre acceso.
Qualunque sia la ragione, è tempo di rivalutare. Quindi, smetti di registrare quelle ore extra e usa questi sette consigli per uscire in tempo.
1. Inizia la giornata pensando alla fine
Sembra fondamentale, ma sono convinto che molte persone non lascino il lavoro in tempo semplicemente perché non fissano l'aspettativa che lo faranno. Invece, vanno semplicemente con il flusso della giornata lavorativa, lavorando su qualsiasi cosa arrivi e trascurando di bloccare il tempo sul loro calendario per il lavoro prioritario. Quindi, alla fine della giornata, c'è ancora un mucchio di lavoro da fare, tutto perché non avevano programmato per le 17:00.
Quindi, quando arrivi la mattina, identifica l'ora in cui vuoi partire quella notte. Inseriscilo nel tuo calendario, imposta una sveglia sul tuo cellulare o semplicemente prendi un impegno psicologico per quell'orario di partenza.
Può anche aiutare ad entrare in una classe o in un gruppo sociale che si incontra ad un orario prestabilito dopo il lavoro, il che ti darà un ulteriore incentivo a gestire la tua giornata per uscire dal lavoro in tempo.
2. Di 'alle persone quando devi partire
Se inizi a dire alle persone che devi andartene in un determinato momento, avrai molte più probabilità di farlo. Prendi l'impegno per te stesso e poi condividilo con gli altri: mentre discuti piani e incarichi durante il giorno, di 'ai tuoi colleghi: “Stasera devo essere fuori di qui in tempo, quindi se hai bisogno di qualcosa, fammi sapere entro le 15:00. "
Incoraggiando i tuoi colleghi a darti il maggior preavviso possibile per qualsiasi richiesta e impostando l'aspettativa che non sarai disponibile in prima serata, eviterai inutili incarichi o riunioni dell'ultimo minuto.
Prova questo metodo un giorno, poi un altro e poi il prossimo. Alla fine, dovrai riqualificare i tuoi colleghi aspettandoti che te ne vada puntuale ogni giorno. Inoltre, dirlo ad alta voce e possedere il tuo obiettivo di partire in tempo ti aiuterà a sentirti più potenziato nella tua capacità di farlo.
3. Attendi 20 minuti per la transizione
Dopo aver impostato l'orario di partenza, concediti un aiuto pratico per raggiungerlo: blocca i 20 minuti precedenti a tale orario sul tuo calendario per ripulire gli ultimi dettagli quotidiani (ad esempio, archiviare documenti, organizzare lo spazio di lavoro e assicurarti che tutto l'email essenziale viene cancellata) e preparati per domani.
Tratta questi ultimi minuti come un incontro importante con il tuo capo o un cliente, ovvero non lasciare che nulla interferisca con esso e non lasciare che nessuno pianifichi in un ultimo incontro con te. Questa è una fascia oraria prioritaria non negoziabile.
4. Fai il lavoro più importante
Successivamente, assicurati che il tuo lavoro critico venga svolto e svolto presto. Lavori a un progetto con priorità C perché è più divertente o meno difficile di un progetto con priorità A? Lo so: lavorare sull'e-mail può sembrare che tu stia facendo le cose, ma non ti aiuta a finire il rapporto mensile che è dovuto o l'agenda del grande incontro della prossima settimana.
Per assicurarti di essere sulla buona strada, ecco un rapido controllo: crea un elenco con due colonne. Sul lato sinistro, elenca le tre o le cinque priorità più critiche di cui sei responsabile. Sul lato destro, elenca tutte le attività che fai durante il giorno. Alla fine della giornata, abbinalo. Quanto di ciò che hai realizzato sul lato destro è stato a sostegno diretto delle tue priorità chiave a sinistra?
Se non hai un confronto stellare, dovresti rivalutare il lavoro che scegli di fare durante il giorno. Ottenere le priorità più importanti non solo renderà più facile partire in tempo, ma ti aiuterà anche a sentirti più soddisfatto del lavoro svolto.
5. Smetti di perdere tempo durante il giorno
Se ti ritrovi costantemente in ufficio a tarda notte, prenditi anche qualche minuto per valutare le tue pratiche di lavoro durante il giorno. Controlli la tua email ogni cinque minuti? Rispondere immediatamente a ogni testo? Lascia la tua messaggistica istantanea tutto il giorno?
Mentre può sembrare necessario rimanere costantemente in contatto con i tuoi colleghi, la costante distrazione può compromettere seriamente la tua produttività e concentrazione, e tutte queste abitudini possono lavorare contro di te per farti lavorare più a lungo.
Invece, sfidati a controllare la posta elettronica solo in alcune ore designate durante il giorno e a bloccare l'ora sul tuo calendario quando spegnerai tutte le distrazioni in arrivo e ti caccerai per lavorare sulle tue priorità chiave.
6. Rispondi al telefono
A proposito di produttività: l'e-mail è un ottimo strumento per molte cose, ma può anche facilmente diventare una stampella che richiede tempo, perché spesso una conversazione telefonica richiede meno tempo e può essere più efficace.
Quindi, se la tua casella di posta è ingombra di stringhe di messaggi in corso che non sembrano mai raggiungere una risoluzione, e sta trattenendo il tuo lavoro, allora è il momento di cambiare la tua strategia: Prendi il telefono. Con una semplice chiamata, risparmierai ore di lettura, ordinamento e risposta via e-mail.
7. Usa la tecnologia per aiutarti a concentrarti
Sì, alcune tecnologie possono sicuramente essere un killer della produttività, ma ci sono anche centinaia di app e strumenti online che possono aiutarti a rimanere concentrato. Ad esempio, 30/30 ti aiuta a rimanere in attività per un periodo di tempo specifico e Freedom ti disconnette da Internet per consentirti di lavorare senza distrazioni. (Quando ho provato per la prima volta Freedom e ho spento Internet per 45 minuti, qualcosa ha fatto clic. Perché sapevo che andare online non era un'opzione, mi sono concentrato in modo diverso, e ha completamente cambiato il modo in cui mi sono avvicinato al mio lavoro.)
Per lo meno, disattiva gli avvisi di ding e le icone visive per i tuoi messaggi e-mail, messaggi e social media. Uscire senza lavoro in tempo significa gestire quel flusso di lavoro sulla sequenza temporale, non viceversa.
È abbastanza semplice: la vita è breve; il tempo è prezioso. Fare un ottimo lavoro e dare il tuo lavoro al 100% non deve significare passare ore straordinarie in ufficio. La soluzione? Dai la priorità alle tue responsabilità, minimizza le distrazioni, imposta le giuste aspettative e poi lascia il lavoro in tempo.
