Se sei come la maggior parte degli utenti, probabilmente non passi troppo tempo a pensare a cosa assegnare ai tuoi documenti quando li salvi. Sfortunatamente, questo può rendere difficile trovare il file che vuoi senza un po 'di ricerca - potresti persino dover aprire diversi file per trovare quello che vuoi.
Sviluppare un sistema di denominazione per i tuoi documenti e abituarti ad usarli ti farà risparmiare tempo e frustrazione quando arriva il momento di trovare il documento che ti serve. Piuttosto che cercare tra innumerevoli documenti con nomi di file imprecisi, un sistema di denominazione ti aiuterà a velocizzare la tua ricerca.
Il giusto sistema di denominazione
Non esiste un unico modo giusto per assegnare un nome ai file e i sistemi di denominazione variano da utente a utente. Ciò che è importante è trovare il metodo che ha senso per te e quindi applicarlo in modo coerente. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:
- Includere la data in cui il documento è stato composto nel nome del file:Questo è potenzialmente uno degli elementi più utili da includere in un nome di file, in particolare quando si ha a che fare con la corrispondenza. Anche se non ricordi esattamente quando hai composto un documento, probabilmente riuscirai a restringere la ricerca a un determinato periodo di tempo.
- Includi il nome del destinatario nel nome del tuo file:Questa è una pratica particolarmente utile quando si lavora con le lettere, ma può essere un elemento utile per altri tipi di documenti, come contratti, promemoria e persino note.
- Indicare quale tipo di documento è il file:Di nuovo, questo sembrerà un dato per alcuni utenti, ed è perché è una parte così importante del nome di un file. Se stai cercando una lettera che hai scritto, puoi eliminare un file che ha "contratto" o "note" nel nome.
- Fai attenzione a come ordini gli elementi del nome del file:Anche se questo potrebbe non aiutarti a differenziare i tuoi file, ti aiuterà a ordinarli quando stai cercando. Utilizzando i controlli di ordinamento nella finestra di dialogo Apri in Word o in Esplora risorse, è possibile ordinare i file in ordine alfabetico (o numerico) in modo che vengano ordinati in base al primo carattere nel nome del file.
Questo non è un elenco esauriente di suggerimenti su come nominare i file, ma è un buon punto di partenza. Una volta iniziata una pratica di denominazione dei file in modo coerente, svilupperai un sistema che funziona meglio per te, e probabilmente otterrai qualche trucco personale.
