Excel non ha le capacità di gestione dei dati dei programmi di database relazionali come SQL Server e Microsoft Access. Ciò che può fare, tuttavia, è un semplice database che soddisfa i requisiti di gestione dei dati.
In Excel, i dati sono organizzati in tabelle utilizzando le righe e le colonne di un foglio di lavoro. Le versioni più recenti del programma hanno una funzione di tabella, che facilita l'inserimento, la modifica e la manipolazione dei dati.
Termini del database: tabella, record e campi
Un database è una raccolta di informazioni correlate memorizzate in uno o più file del computer in modo organizzato. Normalmente le informazioni oi dati sono organizzati in tabelle. Le informazioni in una tabella sono organizzate in modo tale da poter essere facilmente aggiornate, ordinate, corrette e filtrate.
Un semplice database, come Excel, contiene tutte le informazioni su un soggetto in un'unica tabella. I database relazionali, d'altra parte, sono costituiti da un numero di tabelle con ogni tabella contenente informazioni su argomenti diversi ma correlati.
Records
Nella terminologia del database, adisco detiene tutte le informazioni o i dati relativi a un oggetto specifico che è stato inserito nel database. In Excel, i record sono normalmente organizzati in righe del foglio di lavoro con ogni cella nella riga contenente un elemento di informazione o valore.
campi
Ogni singolo elemento di informazione in un record di database, come un numero di telefono o un numero civico, viene indicato come acampo. In Excel, le singole celle di un foglio di lavoro fungono da campi, poiché ogni cella può contenere una singola informazione su un oggetto.
Nomi dei campi
È fondamentale inserire i dati in modo organizzato in un database in modo che possa essere ordinato o filtrato per trovare informazioni specifiche. Per garantire che i dati vengano inseriti nello stesso ordine per ogni record, le intestazioni vengono aggiunte a ciascuna colonna di una tabella. I titoli delle colonne sono indicati come nomi di campi.
Database di esempio
Nell'immagine sopra, tutte le informazioni raccolte per uno studente sono memorizzate in una singola riga o record nella tabella. Ogni studente, indipendentemente dalla quantità o dalla quantità di informazioni raccolte, ha una riga separata nella tabella.
Ogni cella all'interno di una riga è un campo contenente un pezzo di tale informazione. I nomi dei campi nella riga di intestazione aiutano a garantire che i dati siano organizzati mantenendo tutti i dati su un argomento specifico, come nome o età, nella stessa colonna per tutti gli studenti.
Strumenti di gestione dei dati di Excel
Inoltre, Microsoft ha incluso un numero di strumenti di dati per rendere più semplice il lavoro con grandi quantità di dati memorizzati nelle tabelle di Excel e per mantenerlo in buone condizioni.
Utilizzando un modulo per i record
Uno di quegli strumenti che rende facile lavorare con i singoli record è il modulo dati. Un modulo può essere utilizzato per trovare, modificare, inserire o eliminare record, in tabelle contenenti fino a 32 campi o colonne.
Il modulo predefinito include un elenco di nomi di campi nell'ordine in cui sono disposti nella tabella, per garantire che i record siano inseriti correttamente. Accanto a ciascun nome di campo è presente una casella di testo per l'immissione o la modifica dei singoli campi di dati.
Mentre è possibile creare moduli personalizzati, la creazione e l'utilizzo del modulo predefinito è molto più semplice e spesso è tutto ciò che è necessario.
Rimuovi record di dati duplicati
Un problema comune a tutti i database sono gli errori di dati. Oltre ai semplici errori di ortografia o ai campi di dati mancanti, i record di dati duplicati possono essere una preoccupazione importante man mano che una tabella di dati cresce di dimensioni.
È possibile utilizzare un altro degli strumenti di dati di Excel per rimuovere questi record duplicati, duplicati esatti o parziali.
Ordinamento dei dati in Excel
Ordinamento significa riorganizzare i dati in base a una proprietà specifica, ad esempio ordinare una tabella in ordine alfabetico in base al cognome o cronologicamente dal più vecchio al più giovane.
Le opzioni di ordinamento di Excel includono l'ordinamento di uno o più campi, l'ordinamento personalizzato, ad esempio per data o ora, e l'ordinamento per righe che consente di riordinare i campi in una tabella.
