Trello è uno strumento di gestione del progetto in stile Kanban che è un modo visivo per vedere tutte le attività che tu o il tuo team avete bisogno di realizzare, il che rende più facile vedere ciò che fanno tutti i membri del team in un dato momento. È anche gratuito, il che significa che è accessibile a gruppi piccoli e grandi, nonché a persone che gestiscono aziende o che desiderano tenere traccia delle attività personali. Tra gli strumenti di gestione del progetto, Trello è uno dei più facili da utilizzare e implementare, ma la sua interfaccia in bianco e nero può essere un po 'scoraggiante. Fortunatamente, abbiamo alcuni suggerimenti per aiutare te e il tuo team a trarre il massimo da Trello, indipendentemente da cosa lo stiate utilizzando per tracciare.
Cos'è il Kanban?
Lo stile di gestione del progetto di Kanban è ispirato a un processo di fabbricazione giapponese che Toyota ha implementato alla fine degli anni '40. Il suo scopo era quello di aumentare l'efficienza nelle sue fabbriche monitorando l'inventario in tempo reale, usando carte che passavano tra i lavoratori sul pavimento. Quando un particolare materiale si esauriva, i lavoratori ne prendevano nota sulla carta, che si dirigeva verso il fornitore che quindi spediva il materiale richiesto al magazzino. Queste carte venivano spesso chiamate Kanban, che significa segno o tabellone in giapponese.
Quindi, come si traduce in project management? Un software come Trello prende questo concetto di passare le carte e lo mette in un'interfaccia visiva, dove i compiti sono disposti su una lavagna e abbinati alla capacità di lavoro di una squadra. Nella sua forma più basilare, una tavola avrà tre sezioni, come mostrato nell'immagine sopra: da fare, da fare (o nel processo) e da fare. Tuttavia, i team possono utilizzare questo strumento in qualsiasi modo che funzioni per loro. Alcuni team preferiscono una vera scheda, mentre altri vogliono la comodità di una soluzione virtuale, come Trello.
Come usare Trello
Trello utilizza schede che contengono liste composte da carte. Le schede possono rappresentare progetti (riprogettazione del sito web, ristrutturazione del bagno), le liste possono essere utilizzate per attività (grafica, piastrellatura) e le carte possono contenere sotto-attività o opzioni (assumere un designer, tegole e colori).
Una volta che hai deciso come organizzare i tuoi elenchi, puoi iniziare ad aggiungere carte, che a loro volta possono avere liste di controllo ed etichette. Gli elenchi di controllo sono un modo per suddividere le attività in attività secondarie. Ad esempio, se stai utilizzando Trello per pianificare una vacanza, potresti avere una carta per un ristorante che vuoi provare, con una lista di controllo che include la prenotazione, la ricerca dei piatti migliori da ottenere e la verifica se è adatto ai bambini . Le etichette possono essere utilizzate per rappresentare lo stato di una carta (approvato, inviato, ecc.) O categoria (scienza, tecnologia, arte, ecc.) O qualsiasi tag che si desidera. Quindi è possibile condurre una ricerca che visualizzerà tutte le schede relative alla scienza o tutte le carte approvate, ad esempio. Tuttavia, non è necessario aggiungere un titolo a un'etichetta; puoi anche usarli per la codifica a colori (sono disponibili fino a 10 colori, è disponibile un'opzione per i colori).
Quando si inizia a lavorare e si completano le attività, è possibile trascinare e rilasciare facilmente le carte da una lista all'altra e, infine, archiviare le schede e gli elenchi una volta che l'interfaccia diventa ingombrante.
È possibile assegnare carte ai membri del team e aggiungere commenti, allegati di file, etichette con codice colore e date di scadenza. I membri del team possono @ menzionare gli altri nei commenti per iniziare una conversazione. Puoi caricare file dal tuo computer e dai servizi di archiviazione cloud tra cui Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
Inoltre è inclusa una integrazione di email elegante. Ogni scheda ha un indirizzo email univoco che è possibile utilizzare per creare schede (attività). Puoi anche inviare allegati a quell'indirizzo email. E ancora meglio, quando ricevi una notifica via email, puoi rispondere direttamente anziché avviare Trello.
Le notifiche, incluse menzioni e commenti, sono disponibili da app per dispositivi mobili, un browser desktop e via e-mail. Trello ha app per iPhone, iPad, telefoni Android, tablet e orologi e tablet Kindle Fire.
Trello offre oltre 30 funzionalità e integrazioni aggiuntive, che chiama power-up. Esempi di power-up includono una vista del calendario, un ripetitore di carte per attività ricorrenti, oltre all'integrazione con Evernote, Google Hangouts, Salesforce e altro. Gli account gratuiti includono un power-up per scheda.
Tutte le funzionalità principali di Trello sono gratuite, anche se esiste una versione a pagamento denominata Trello Gold ($ 5 al mese o $ 45 all'anno) che aggiunge alcuni vantaggi, tra cui tre power-up per scheda (anziché uno). Include anche sfondi e adesivi per board interessanti, emoji personalizzati e caricamenti di allegati più grandi (250 MB anziché 10 MB). Trello offre un mese di abbonamento Gold gratuito per ogni persona a cui entri a far parte di Trello, fino a 12 mesi.
Come abbiamo detto, a prima vista, impostare Trello è un po 'intimidatorio perché non ci sono molte restrizioni su come usarlo. Da un lato, puoi creare schede che mostrano semplicemente ciò che hai finito, su cosa stai lavorando e quali sono le prospettive. D'altra parte, puoi andare più in profondità, creando elenchi di cose da fare divisi in categorie o reparti.
Puoi utilizzare Trello per tenere traccia di qualsiasi cosa, dalle attività personali ai progetti professionali alla pianificazione degli eventi, ma qui ci sono alcuni esempi reali per iniziare.
Usando Trello per gestire un rinnovamento domestico
Supponiamo che tu abbia intenzione di rinnovare una o più stanze nella tua casa. Se sei mai sopravvissuto a una ristrutturazione, sai che ci sono molte parti in movimento e molte sorprese, non importa quanto attentamente ti prepari.Organizzare tutte le decisioni che devi prendere in Trello, può aiutare a mantenere il progetto in carreggiata. Diciamo che stai pianificando un rinnovamento della cucina. In questo caso, puoi creare una bacheca chiamata Kitchen Renovation e quindi aggiungere elenchi dedicati a ciascun elemento che stai sostituendo.
La scheda di ristrutturazione della cucina può includere elenchi per:
- Potenziali appaltatori
- Ogni apparecchio che stai sostituendo
- cabinetry
- Controsoffitti e backsplash
- Pavimentazione
- piombatura
- Elettrico
Le carte per ogni lista dovrebbero includere le dimensioni, il budget e devono avere caratteristiche, così come tutti i modelli che stai considerando. Le schede per l'impianto idraulico potrebbero includere la sostituzione delle tubazioni, la nuova linea di galleggiamento, nonché il prezzo stimato e le relative preoccupazioni, come gli arresti dell'acqua. È possibile allegare facilmente immagini dei materiali e delle apparecchiature che si stanno prendendo in considerazione e collegare gli elenchi di prodotti in modo da poter acquistare un prezzo. Una volta presa una decisione, è possibile utilizzare le etichette per denominare o codificare a colori il prodotto o il materiale.
Infine, per ogni carta, puoi creare liste di controllo. Ad esempio, una scheda frigorifero potrebbe avere una lista di controllo che include lo smaltimento del vecchio frigorifero e l'installazione di una linea di galleggiamento per l'icemaker.
Se stai ristrutturando diverse stanze, crea una scheda per ciascuna di esse ed elenca tutto ciò che devi considerare; aggiungi continuamente elenchi e carte e sposta gli elementi in base alle esigenze.
Invita altri membri della tua famiglia ai tuoi consigli di amministrazione e assegna loro le carte per distribuire il lavoro necessario, come la ricerca sui prezzi e sui prodotti, la pianificazione e altri tipi di logistica. Trello ha una scheda di ristrutturazione della casa pubblica che puoi copiare sul tuo account.
Pianificare una vacanza con Trello
Viaggiare con parenti o amici può rapidamente complicarsi. Usa Trello per scegliere una destinazione, pianificare le attività e programmare il trasporto. In questo caso, potresti avere una tavola che contiene i possibili luoghi da visitare, e un'altra per il viaggio una volta che hai deciso dove andare.
Il tabellone può includere liste per:
- Opzioni di volo
- Trasporto via terra
- Alberghi, elenchi di Airbnb, noleggi di cabine e campeggi
- Attrazioni turistiche
- Ristoranti e negozi di alimentari
Sotto il bordo delle destinazioni potenziali, si creerebbe un elenco per ogni luogo, con le carte per il tempo di viaggio, il budget, i pro / contro e qualsiasi altra considerazione. Le liste sul tabellone includevano carte per compagnie aeree, auto a noleggio, cucina notevole nella zona e attrazioni come musei, negozi e quartieri da esplorare. Se decidi di andare in crociera, puoi creare elenchi per le cose da fare a bordo e per le soste programmate, così come il trasporto necessario per raggiungere la nave. Usa le etichette per indicare gli articoli scelti o per evidenziare i contendenti dopo aver ristretto le tue scelte. Aggiungi liste di controllo alle carte per la prenotazione e la programmazione di tour o eventi di crociera. Trello ha anche una pensione pubblica che puoi usare come punto di partenza.
Tracciamento di obiettivi personali e progetti
Che tu stia cercando di ripulire il disordine nella tua casa o nel tuo garage, prendi un hobby o esercita di più, puoi facilmente rintracciarlo a Trello. Creare schede per le risoluzioni di Capodanno o per progetti a più fasi, come ad esempio la pulizia del sottotetto o l'organizzazione di un ufficio a casa.
Per una scheda risoluzioni, creare un elenco per ciascuna risoluzione e quindi le schede per come è possibile implementarle, ad esempio unendo una palestra, facendo passeggiate quotidiane o acquistando attrezzature per l'allenamento a casa. Utilizzare gli elenchi su un progetto personale per suddividere i grandi compiti, con le schede per le attività secondarie. Ad esempio, un pannello per la pulizia di primavera potrebbe includere elenchi per stanze e altre aree della casa. Le liste dovrebbero avere schede per attività associate, come la pulizia delle forniture necessarie, un inventario di articoli che si desidera vendere, donare o buttare via, e attività che si desidera affidare in outsourcing, come la pulizia delle finestre o la rimozione degli alberi.
Gestione di un'attività di libero professionista o di consulenza
Infine, se gestisci la tua attività, Trello può essere il tuo assistente di alto livello. Le schede possono rappresentare progetti, con elenchi per ogni fase o traguardo e schede per attività correlate. Gli scrittori freelance possono utilizzare Trello per gestire i tiri di storia e le opere pubblicate.
Diciamo che hai una bacheca di progetto per una riprogettazione di un sito web. Le tue liste potrebbero includere attività importanti, come assumere un designer e altri ruoli importanti, oltre a punti cardine, come scegliere una combinazione di colori, gestire i layout e ottenere approvazioni lungo il percorso. Le schede includevano schemi di colori e layout proposti e i passaggi necessari per preparare le riunioni. Uno scrittore freelance potrebbe avere consigli per idee, pubblicazioni e marketing. Gli elenchi possono rappresentare fasi, come in corso, inviate e pubblicate, oppure puoi usare le etichette per farlo.
Trello è uno strumento semplice ma potente, e vale la pena dedicare un po 'di tempo ad armeggiare con esso. Se non sai da dove iniziare, consulta la community di utenti di Trello, che include schede pubbliche che puoi copiare sul tuo account.
