Hai raccolto tutte le informazioni necessarie, l'hai inserito in un'e-mail accuratamente elaborata e di facile lettura, hai aggiunto un bel saluto, un argomento accattivante e alcuni allegati di supporto e l'hai inviato a un gruppo di persone.
Naturalmente, non è necessaria alcuna risposta, ma la tua mente curiosa vuole ancora sapere - hanno ricevuto tutti l'e-mail che hai composto così diligentemente?
Invio di richieste di conferma di ricezione con la tua e-mail
Se si utilizza una delle applicazioni di posta elettronica come Microsoft Office Outlook o Mozilla Thunderbird che supporta le conferme di lettura, è possibile allegare una richiesta di conferma di lettura alla propria posta elettronica. Si seleziona l'opzione prima di inviare il messaggio. Ogni destinatario che riceve il messaggio viene presentato con l'opportunità di confermare la ricezione dell'e-mail.
La richiesta di conferma di lettura non garantisce che riceverai una risposta. Non tutti i servizi di posta elettronica supportano l'uso delle conferme di lettura e l'opzione può essere disabilitata come fine del destinatario di quelle che lo fanno. Alcuni destinatari potrebbero non voler riconoscere di aver ricevuto la tua email perché non sono pronti a gestire qualsiasi cosa contenga.
In genere, le ricevute di lettura funzionano meglio all'interno di un'azienda in cui tutti utilizzano lo stesso servizio di posta elettronica.
Richiesta di conferma
Se hai provato a leggere le ricevute in passato con risultati deludenti o se utilizzi un servizio di posta elettronica che non le supporta, non fa male chiedere un riconoscimento. Aggiungi una riga alla tua e-mail, ad esempio "La nostra scadenza è stretta. Conferma il ricevimento di questa e-mail" o "Invia una breve risposta, così so che tutti hanno ricevuto questa informazione". Hai la stessa probabilità di ricevere un riconoscimento come con l'uso delle conferme di lettura.
All'altra estremità: lascia che i mittenti sappiano che hai ricevuto la loro email
Supponiamo che tu stia ricevendo una mail. Se include una richiesta di conferma di lettura e il servizio è compatibile o se il mittente ha richiesto di rispondere nell'e-mail, procedere e confermare la ricezione dell'e-mail.
Per quanto riguarda il resto dell'e-mail che ricevi, non è necessario confermare la ricezione di ogni e-mail, ma se uno è importante o legato al business, una semplice risposta è premurosa. A volte, le e-mail vengono perse o cadono preda di filtri anti-spam eccessivi. Invia una breve nota, eventualmente sotto forma di ringraziamento informale, per confermare la ricezione dell'e-mail, anche se non è necessaria alcuna risposta.
Anche se prevedi di rispondere più tardi, un'e-mail che conferma la ricezione e consente al mittente di sapere quando tornerai ad essa è gradita dalla maggior parte dei mittenti.
