Nel mio ultimo lavoro, uno dei membri del team senior era noto per l'invio di e-mail a tutte le ore del giorno o della notte. Non era insolito che andassi a letto alle 23:00 e mi svegliassi con una casella di posta vuota, a parte la sua e-mail estremamente breve e puntuale. Nonostante non mi abbia mai contattato per nome e, di fatto, includendo raramente qualsiasi tipo di saluto prima della sua domanda diretta, in qualche modo non è mai riuscita a sembrare scortese o esigente.
Insieme a un "grazie!" Seguendo qualunque cosa avesse bisogno di una risposta, firmava sempre il suo nome con una x. Ora, una x, come sicuramente saprai dalla lettera d'amore che chiude "xoxo" in genere rappresenta un bacio; nello scenario sul posto di lavoro, tuttavia, è semplicemente un gesto amichevole, molto meno formale rispetto alla chiusura con un "Best", o "Saluti".
Siate certi che questa firma attualmente popolare non è l'unico modo per salvare i vostri brevi messaggi dal suono maleducato; in effetti, ci sono almeno cinque semplici modi per mantenere educate le tue e-mail, indipendentemente da quante o poche parole scrivi. Non vorrai applicare tutte e cinque queste idee ogni volta e che utilizzerai dipenderà molto dal tuo pubblico e dalla tua relazione e livello di comfort con quel pubblico, ma sono buone linee guida. E si spera che ti salveranno una gran quantità di tempo ed energia in modo che tu possa concentrarti su cose più importanti.
1. Utilizzare i punti esclamativi
Ma non troppi. Sono abbastanza spento quando ogni singola riga termina con il punto esclamativo. Non hai sentimenti altrettanto forti su tutto ciò che dici. Non farmi nemmeno iniziare a includerne due o tre per chiudere una frase o un'idea (le conservo per mandare SMS con i miei amici, e anche tu dovresti). Scegli saggiamente le tue interiezioni ad alto volume e, per favore, esercita la moderazione.
Prova questo:
Inviato dalla mia memoria esterna.
Prima di inviare qualsiasi cosa, considera con chi stai comunicando e pensa a come mantenerlo breve in base a dove ti trovi nella discussione. Ricorda: una volta che vai avanti e indietro, di solito puoi abbandonare del tutto il saluto e la firma.
Una cosa degna di nota è anche l'importanza di prestare attenzione a ciò a cui stai rispondendo. Le risposte brevi possono essere scortesi se si risponde semplicemente con un "Sembra buono!" Se meritava una risposta a una domanda o un tipo di feedback, quelle due parole saranno difficili da digerire per il destinatario, con o senza il punto esclamativo.
Concludendo: conosci il tuo pubblico e, in ogni caso, invia paragrafi dettagliati se la situazione lo richiede, ma concentrati sui molti casi in cui il corto può anche essere dolce.
