Ci sono alcune cose più frustranti che passare ore a scrivere (e cancellare e riscrivere) la perfetta e-mail di cinque frasi - e quindi non ottenere la risposta che ti aspettavi. Pensavi che il tuo manager sarebbe stato elettrizzato, ma invece sembra infastidita.
Quello che è successo? Hai inviato il tuo messaggio nel momento sbagliato? Non hai chiarito abbastanza la tua richiesta? Il tuo saluto è stato troppo amichevole? Hai emesso l'atmosfera sbagliata?
Abbastanza sorprendentemente, il problema può arrivare a qualcosa di molto più semplice: un paio di parole. Parole molto probabili in un'e-mail che hai già inviato oggi.
Di recente, ho scritto un articolo sulle parole che danno l'impressione sbagliata nelle e-mail e sono rimasto scioccato dal numero di professionisti (in particolare datori di lavoro e responsabili delle assunzioni) che mi hanno twittato con ulteriori suggerimenti da aggiungere a tale elenco.
Quali sono state alcune delle parole più comuni che hanno riportato? Leggili e piangi.
1. Inoltre
Lo ammetto: ho una dipendenza dalla parola "anche". È arrivato al punto in cui devo fare una correzione speciale sulle mie e-mail per assicurarmi di non averlo incluso più di una volta in un determinato messaggio. L'uso troppo frequente di "anche" può sembrare una richiesta eccessiva, e se sei alla fine di ricevere tutti quegli oggetti d'azione, può essere schiacciante decidere cosa affrontare per primo.
Le parole di transizione sono necessarie per le e-mail, quindi cosa deve fare un mittente di e-mail? Un paio delle mie alternative preferite includono "inoltre", "inoltre", "basandoci su" e "su un'altra nota".
2. Probabilmente
Proprio come "si spera" (di cui ho parlato nell'altro articolo), questa parola aggiunge un certo grado di incertezza a ciò che stai dicendo quando non deve esserci.
Ad esempio, invece di inviare un'e-mail che dice "Probabilmente avrei potuto farlo oggi entro le 17:00", sii più concreto con la tua scadenza. Elimina "probabilmente" del tutto. Oppure, se non sei davvero sicuro che entro la scadenza, avrai una nuova scadenza o almeno un po 'più di flessibilità. Anche dire che sarai finito entro "la fine di oggi" o "entro domani quando arrivi in ufficio" sembra molto più semplice di uno "probabilmente". Scenario peggiore: sopravvalutare il tempo necessario e consegnare la merce in anticipo. Nella storia del lavoro, nessuno si è mai lamentato di questo.
3. Prova o prova
Yoda una volta disse: "Fai o no, non c'è nessun tentativo", e aveva un buon punto.
"Provare a" o "provare" rientra nello stesso territorio di "probabilmente" in quanto non dà alcuna indicazione di essere sicuri di ciò che si sta facendo. In effetti, diversi datori di lavoro che mi hanno twittato hanno sottolineato che quando un dipendente usa una delle due frasi, presumono semplicemente che non possa fare ciò che gli è stato chiesto, punto.
Vuoi davvero che il tuo capo ti dubiti di una sola parola? Lasciami rispondere per te: No. La prossima volta che ti ritrovi a utilizzare "prova" in un'e-mail, eliminalo. Se non sei davvero sicuro di poterlo fare, chiediti perché, se è perché manchi di informazioni vitali o competenze specifiche, contatta le parti interessate e scopri cosa devi ottenere o realizzare per trasformare il tuo "Prova" in un "fai". Se ciò non è possibile, il tuo manager vorrà saperlo subito. Finché spieghi il perché (esempio: "Non ho il permesso di accedere a quell'unità condivisa"), capirà e ti aiuterà a rimuovere l'ostacolo o semplicemente a riassegnare l'attività.
4. Onestamente
Se ci fosse una parola in competizione con "letteralmente" per il termine più comunemente usato, "onestamente" sarebbe lassù. La gente lo spruzza sempre nelle e-mail come riempitivo, e dopo un po ', la ricerca di onestà inizia a sembrare non autentica, come se si stesse lasciando entrare qualcuno in un grande segreto, che non è affatto un segreto.
Onestamente, taglialo fuori.
5. Pensa
La gente parla sempre di frasi qualificanti ("Non sono sicuro che sia una buona idea, ma …"), ma una che sembra apparire di frequente è "Penso …" Non ci avevo davvero pensato fino a quando un responsabile delle assunzioni non mi ha twittato, quindi ho controllato le e-mail dei miei dipendenti per vedere se era vero.
Abbastanza sicuro, eccolo lì. "Penso che dovremmo andare avanti." "Penso che dovremmo sederci e parlare di questo." "Penso che ci stiamo avvicinando." Ci sono state diverse e-mail in cui le persone hanno usato questa frase verso l'alto di tre volte in un paragrafo. E mentre notavo che entrambi i sessi lo stavano usando, le donne tendevano a scrivere "Penso" molto più frequentemente.
La prossima volta che invii un messaggio, rilascia semplicemente "Penso …" e condividi le tue opinioni. Dopotutto, se l'e-mail proviene da te, chiunque la stia inviando ti attribuirà immediatamente qualsiasi pensiero in essa!
Dicono che meno è di più e sinceramente penso che probabilmente cercare di accorciare le e-mail sia anche il modo migliore per andare. Vedi cosa ho fatto lì?
