Una tabella di database è dove vengono archiviate le tue informazioni reali. I report sono ciò che Microsoft Access include per noi per migliorare vedere quei dati, come per le presentazioni, i formati stampabili, i report di gestione o anche come un semplice riepilogo di ciò che rappresentano le tabelle.
Un report può avere sezioni di intestazione utilizzate per titoli o immagini che riassumono ciò che rappresenta una colonna e ogni report richiede una sezione di dettaglio che contiene i dati visibili dal database. I piè di pagina sono anche un'opzione, che riassumono i dati dalla sezione dettagli o che descrivono i numeri di pagina.
Le intestazioni e i piè di pagina del gruppo sono consentiti, ovvero aree personalizzate separate in cui è possibile raggruppare i dati.
Di seguito sono riportate le istruzioni per la creazione automatica di report formattati in modo professionale dalle informazioni del nostro database. È solo a pochi tasti di distanza.
Come creare un report in MS Access
I passaggi per creare report di MS Access sono leggermente diversi a seconda della versione di Access che stai utilizzando:
Microsoft Access 2016
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Con una tabella aperta in Access, vai a Creare menu e quindi scegliere il rapporto pulsante dal Rapporti sezione.
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Prendi nota del Segnala gli strumenti di layout sezione ora visibile nella parte superiore di Microsoft Access:
- Design: Raggruppa e ordina gli elementi nel report, aggiungi testo e link, inserisci numeri di pagina e modifica le proprietà del foglio, tra le altre cose.
- Organizzare: Regola il tavolo da impilare, tabulare, ecc .; sposta righe e colonne su giù o sinistra e destra; unire e dividere colonne e righe; controllare i margini; e porta elementi in "fronte" o "indietro" in un formato di stratificazione.
- Formato: Include strumenti di formattazione di word processor standard come grassetto, corsivo, sottolineato, testo e colore di sfondo, formattazione di numeri e date, formattazione condizionale, ecc.
- Impostazione della pagina: Consente di regolare le dimensioni generali della pagina e di alternare tra orizzontale e verticale.
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Questo è tutto!
Microsoft Access 2010
Se si utilizza Access 2010, vedere Creazione di report in Microsoft Access 2010.
Microsoft Access 2000
Per questo tutorial rilevante solo per MS Access 2000, utilizzeremo il database di esempio Northwind. Vedere Come installare Northwind Sample Database prima di iniziare se non si dispone già di questo database.
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Una volta aperto Northwind, ti verrà presentato il menu principale del database. Vai avanti e clicca su Rapporti selezione per visualizzare un elenco dei vari report inclusi nel database di esempio.
- Se lo desideri, fai doppio clic su alcuni di questi e scopri come sono i rapporti e i vari tipi di informazioni che contengono.
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Una volta soddisfatta la tua curiosità, fai clic su Nuovo pulsante e inizieremo il processo di creazione di un report da zero.
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La schermata successiva che appare ti chiederà di selezionare il metodo che desideri utilizzare per creare il rapporto. Useremo il Report Wizard che ci guiderà passo passo attraverso il processo di creazione.
- Dopo aver imparato la procedura guidata, è possibile tornare a questo passaggio ed esplorare la flessibilità fornita dagli altri metodi di creazione.
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Prima di lasciare questa schermata, vogliamo scegliere la fonte dei dati per il nostro rapporto. Se si desidera recuperare le informazioni da una singola tabella, è possibile selezionarle dalla casella a discesa. In alternativa, per rapporti più complessi, possiamo scegliere di basare il nostro rapporto sull'output di una query che abbiamo precedentemente progettato.
- Per il nostro esempio, tutti i dati di cui abbiamo bisogno sono contenuti nel I dipendenti tabella, quindi scegli questa tabella e fai clic ok.
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Hai finito!
