Creazione di un report in Microsoft Access 2010 -Tutorial

Se hai bisogno di aiuto con questo passaggio, leggi l'articolo Installazione del database di esempio di Northwind. Se non si è nuovi a Microsoft Access, è possibile iniziare con i concetti fondamentali di Microsoft Access 2010. Una volta aperto il database, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli il menu Rapporti. Una volta aperto Northwind, scegli la scheda Crea sulla barra multifunzione di Microsoft Office. Nella selezione "Rapporti", vedrai una serie di metodi supportati da Access per la creazione di un rapporto. Se desideri, sentiti libero di fare clic su alcuni di questi e di avere un'idea di quali sono le relazioni e i vari tipi di informazioni che contengono.
2. Crea un nuovo rapporto. Dopo aver soddisfatto la tua curiosità, vai avanti e clicca su "Report Wizard" e inizieremo il processo di creazione di un report. Il mago ci guiderà passo passo attraverso il processo di creazione. Dopo aver imparato la procedura guidata, è possibile tornare a questo passaggio ed esplorare la flessibilità fornita dagli altri metodi di creazione.

1. Scegli una tabella o una query. La prima schermata della Creazione guidata report ci chiede di scegliere l'origine dei dati per il nostro report. Se si desidera recuperare le informazioni da una singola tabella, è possibile selezionarle dalla casella a discesa in basso. In alternativa, per rapporti più complessi, possiamo scegliere di basare il nostro rapporto sull'output di una query che abbiamo precedentemente progettato. Per il nostro esempio, tutti i dati di cui abbiamo bisogno sono contenuti nella tabella Dipendenti, quindi scegli "Tabella: Dipendenti" dal menu a discesa.
2. Seleziona i campi da includere. Si noti che dopo aver selezionato la tabella dal menu a discesa, la sezione inferiore della schermata cambia per mostrare i campi disponibili in quella tabella. Utilizza il pulsante '>' per spostare i campi che desideri includere nel rapporto nella sezione "Campi selezionati". Si noti che l'ordine in cui si posizionano i campi nella colonna di destra determina l'ordine predefinito che verrà visualizzato nel report. Ricorda che stiamo creando un elenco telefonico dei dipendenti per il nostro senior management. Teniamo le informazioni in esso contenute in modo semplice: il nome e il cognome di ciascun dipendente, il titolo e il numero di telefono di casa. Vai avanti e seleziona questi campi. Quando sei soddisfatto, fai clic sul pulsante Avanti.
3. Seleziona i livelli di raggruppamento. A questo punto, è possibile selezionare uno o più livelli di raggruppamento per perfezionare l'ordine in cui vengono presentati i dati del report. Ad esempio, potremmo voler suddividere il nostro elenco telefonico per dipartimento in modo che tutti i membri di ciascun dipartimento siano elencati separatamente. Tuttavia, a causa del numero ridotto di dipendenti nel nostro database, questo non è necessario per il nostro rapporto. Vai avanti e fai semplicemente clic sul pulsante Avanti per ignorare questo passaggio. Potresti tornare qui più tardi e sperimentare con i livelli di raggruppamento.

1. Scegli le opzioni di ordinamento. Per rendere utili i rapporti, spesso desideriamo ordinare i nostri risultati per uno o più attributi. Nel nostro elenco telefonico, la scelta logica è quella di ordinare il cognome di ciascun dipendente in ordine crescente (A-Z). Seleziona questo attributo dalla prima casella a discesa e poi fai clic sul pulsante Avanti per continuare.
2. Scegli le opzioni di formattazione. Nella schermata successiva, vengono presentate alcune opzioni di formattazione. Accetteremo il layout tabellare predefinito, ma cambiamo l'orientamento della pagina in orizzontale per garantire che i dati si adattino correttamente alla pagina. Una volta completato, fai clic sul pulsante Avanti per continuare.
3. Aggiungi il titolo. Infine, dobbiamo dare un titolo al rapporto. L'accesso fornirà automaticamente un titolo ben formattato nella parte superiore dello schermo, con l'aspetto mostrato nello stile del rapporto selezionato durante il passaggio precedente. Chiamiamo il nostro rapporto "Elenco dei numeri di telefono dei dipendenti". Assicurati che l'opzione "Visualizza l'anteprima del rapporto" sia selezionata e fai clic su Fine per visualizzare il nostro rapporto!

Congratulazioni, hai creato correttamente un rapporto in Microsoft Access! Il rapporto finale che vedi dovrebbe apparire simile a quello presentato sopra. Si noti inoltre che il rapporto Elenco dei numeri di telefono dei dipendenti viene visualizzato nella sezione "Oggetti non assegnati" del menu del database Northwind nella parte sinistra dello schermo. Se lo desideri, puoi trascinare e rilasciare questo nella sezione Rapporti per un facile riferimento. In futuro, puoi semplicemente fare doppio clic su questo titolo del rapporto e un nuovo rapporto verrà immediatamente generato con informazioni aggiornate dal tuo database.