Sei coscienzioso quando si tratta di e-mail. In effetti, provi sempre a rispondere entro 24 ore. Scratch it - pochi istanti di un messaggio in arrivo.
E più spesso no, è fantastico. Ma a volte, l'invio della prima e-mail che viene in mente potrebbe ritorcersi contro - alla grande. Ecco alcuni segni che dovresti allontanarti dal computer e tornare al messaggio in un secondo momento.
1. La tua risposta è davvero lunga
Sfortunatamente, non è possibile dire diplomaticamente a qualcuno che pensi che sia un idiota. Quindi, se componi un'e-mail che balla brillantemente attorno al fatto che disprezzi i pensieri del tuo collega, posso prometterti che l'e-mail si traduce approssimativamente in: “Ecco alcune frasi soffici. PS Penso che la tua idea faccia schifo. "
Se potessi scrivere quello che stai pensando in una frase (ad esempio, "Non avrei mai adottato questo approccio") e la tua e-mail è lunga ancora tre paragrafi, sei nei guai. Potresti pensare che sia consigliabile dedicare una sezione a come capisci perché l'altra persona potrebbe essere confusa, e un'altra a come sai di cosa stai parlando, e un terzo a come il tuo piano è migliore. Tuttavia, in realtà sono solo più righe che l'altra persona potrebbe fraintendere (o, vedere fino in fondo).
Cerca invece di essere il più conciso possibile. Se non sei d'accordo con qualcuno, un breve "Non sono sicuro che siamo sulla stessa pagina" o "Ho avuto una lettura diversa su di esso" è in realtà molto più bello e più efficiente.
2. La tua risposta trabocca di punteggiatura
A meno che tu non stia dicendo a qualcuno che qualcosa è la migliore notizia che tu abbia mai sentito - e lo è davvero - dovresti stare attento a un'e-mail piena di enfasi. Se ogni altra parola è in grassetto o in corsivo o in maiuscolo e la punteggiatura è in triplice copia; l'altra persona supporrà che il tuo significato sia estremo. (In un lavoro precedente, avevo un cliente che scriveva tutte le sue e-mail, anche quelle banali, in maiuscolo. Lo staff si riferiva amorevolmente alla sua corrispondenza come note di riscatto.)
Ma non è tutto divertimento e giochi. Se i tuoi sentimenti non sono positivi, l'altra persona potrebbe facilmente pensare che stai provando a trasmettere rabbia, al contrario di dire semplice confusione. Ad esempio, "Non sono sicuro di cosa significhi ??? !!!!" sembra decisamente ostile. Fortunatamente, la correzione qui è abbastanza semplice. Limitare te stesso a un segno di punteggiatura e senza corsivo ("Non sono sicuro di cosa significhi.") Esprime ancora che non sei chiaro su qualcosa, ma in un modo molto più misurato.
3. La tua risposta non è chiara (anche a te)
Conto alla rovescia dei minuti fino alla fine della giornata lavorativa. Oppure sei sommerso dal lavoro e stai solo cercando di tenere la testa fuori dall'acqua. Qualunque sia il motivo, sei sfocato e hai letto l'e-mail che stai componendo sei volte.
E sicuramente, potresti controllarlo per la settima volta e poi premere invia. Ma se ti stai ancora chiedendo se quella linea ha senso, è un segno che no, probabilmente non lo è.
Se puoi tornare all'e-mail, diciamo, dopo aver pranzato o dopo il prossimo incontro che sta mettendo a repentaglio tutta la tua energia, aspetta. Se devi rispondere al più presto, invia una breve risposta promettendo di inviare ulteriori dettagli in seguito. Spesso, una breve nota che conferma la ricevuta e fa sapere a qualcuno che sarai in contatto con più informazioni mantiene aperte le linee di comunicazione e ti dà respiro per comporre la tua risposta quando hai più larghezza di banda.
4. La tua risposta ti coinvolge andando oltre e oltre i tuoi doveri
Sai quali tipi di messaggi sono in genere nella posta in arrivo. Ma a volte, qualcosa ti viene incontro e pensi a qualsiasi cosa, da "Hmm, è strano …" a "Aspetta, è questo il mio lavoro?"
Potresti voler riprendere una risposta rapida per diversi motivi. Forse non pensi che il problema valga il tempo del tuo supervisore. Forse mi viene in mente una risposta brillante e tu ci provi, immaginando che sarà visto come prendere l'iniziativa.
Ad esempio, supponiamo che un client ti invii un'email su un progetto esterno al carico di lavoro. Quindi, immagina che vedrai se riesci a trovare la risposta e, in caso contrario, mandale una email con il nome della persona che la sta gestendo. È utile, vero? Beh, non se c'è un retroscena di cui non sei a conoscenza. Sebbene tu abbia avuto buone intenzioni, potresti mettere in difficoltà il tuo collega o il tuo capo.
Una buona opzione è inoltrare l'e-mail alla persona appropriata internamente con un'offerta di aiuto. Sembra che "Arthur della ABC Corporation mi abbia chiesto se potevo comunicare le tue informazioni di contatto. Andrebbe bene? ”Oppure, “ Mark ha chiesto informazioni sui dettagli del progetto XYZ. Sarebbe utile per me collegarlo con te o condividere la nostra sequenza temporale? ”Potrebbe ritardare la tua risposta, ma sai che invierai quello giusto.
Non sei sicuro che un'email stia colpendo la nota giusta? Fai una pausa e torna indietro.
