Esistono molti modi in cui un'e-mail può essere fraintesa o fraintesa. Per compensare il tono della voce che è inconfondibile al telefono o il linguaggio del corpo che parla di volume di persona, devi scegliere attentamente, a volte con tatto, il fraseggio che usi.
Ad essere sincero, non amo la frequenza con cui metto un punto esclamativo per indicare che le cose vanno bene, bene, mai meglio, o per mostrare il mio apprezzamento per una richiesta soddisfatta, ma a volte non c'è altro modo di mostrare che " m gioco. A volte, tuttavia, nemmeno un segno di punteggiatura eccitato può salvare la situazione se il significato delle tue parole contiene persino un'ostilità sottostante.
Prima di eliminare un'e-mail affrettata e rischiare di offendere o infastidire il destinatario, dai un'occhiata a queste linee comuni ma impopolari e opta invece per un'alternativa.
1. "Mi dispiace essere un peso / fastidio"
Questa è una linea così passiva-aggressiva. In quasi il 100% dei casi quando viene utilizzata questa linea, la persona non è affatto scusata e non pensa di essere un peso o un fastidio. Piuttosto, nove volte su 10, usano questa frase perché vogliono attirare l'attenzione (e forse la simpatia o la pietà) del lettore. Presumono che questo approccio susciterà una risposta compassionevole da parte del destinatario.
Invece dì: "Grazie per essere paziente con me"
Ciò indica la responsabilità di qualunque cosa stia accadendo ed è molto più probabile che si verifichi una risposta generosa e forse anche la rassicurazione che non è un problema. E se hai davvero bisogno di una risposta al più presto, questo è il modo migliore per ottenere un follow-up veloce.
2. "Qualunque cosa tu pensi"
OK, supponiamo che questo sia stato pronunciato a seguito di una richiesta di input. Se la richiesta è stata sincera ma sei infastidito dal fatto che ci sia qualche avanti e indietro (la tua idea è andata bene nel modo in cui l'hai presentata, grazie mille), allora lascia che sia il primo a dirti che questi tre apparentemente innocui le parole trasmettono il tuo fastidio e frustrazione a picche.
Invece dì: "Sono aperto alle tue idee e sono felice di fare ancora un po 'di brainstorming"
Ciò dimostra che hai un interesse attivo nel trovare una soluzione piacevole e appropriata. Non c'è mai davvero tempo in cui "qualunque cosa tu pensi" viene letto come un'affermazione flessibile e accettabile. Non suggerisce che sei disposto a diventare un giocatore di squadra; sembra che tu sia infastidito dal fatto che la tua idea non sia stata accettata senza dubbio. Non essere quella persona legittima.
3. "Si prega di avvisare"
È formale e un po 'impegnativo quando ci pensi. Inoltre, non apre la discussione; è invadente, indicando che non hai tempo per questo e hai solo bisogno di istruzioni chiare sui passaggi successivi in fretta . Ma, sfortunatamente, non tutto si accende. A volte, avanti e indietro e spazio per la discussione sono necessari per un risultato finale piacevole.
Invece dì: "Fammi sapere se hai qualche pensiero su come procedere con questo"
Rinnovare la risposta in questo modo incoraggia l'impegno e un dialogo aperto. Stai essenzialmente dicendo che sei aperto alle opinioni dell'altra persona sulla questione, ma stai anche bene a capire da solo una soluzione alternativa se è preferibile.
4. "Spero che sia più di tuo gradimento"
La persona che dice questo è perfettamente soddisfatta di qualunque cosa "sia" ed era. Ma, ahimè, è stato accolto con un feedback tutt'altro che elettrizzato e si è adattato di conseguenza in modo che quello che lo valuta sia felice. La realtà è che non gli importa, dal momento che probabilmente non ha visto la necessità di apportare modifiche in primo luogo.
Invece dì: "Sono interessato al tuo feedback su questo aggiornamento"
Essere aperti all'ascolto del feedback, anche se sospetti che non sia positivo al 100%, è una parte cruciale del miglioramento e dell'avanzamento. Tutti possiamo sopportare di volta in volta adeguamenti basati su critiche costruttive. Anche se in realtà non sei super interessato di per sé, indossa la tua migliore faccia di gioco e accetta il feedback.
Nessuno di noi è perfetto o sa sempre esattamente cosa dire, ma a volte è una semplice questione di pensare prima di parlare e chiedersi se ciò che sta per dire può essere interpretato nel modo sbagliato. Offendere momentaneamente qualcuno per ottenere la tua lista di cose da fare non ti farà bene a lungo termine.
