Domanda rapida: ti ecciti quando viene visualizzato un invito a una riunione nel tuo calendario? Immagino che la risposta sia no. Eppure gli incontri frequenti, a volte anche quotidiani, fanno parte della cultura di molte aziende.
Penso che, il più delle volte, le riunioni del personale siano una perdita di tempo. Certo, capisco che occasionalmente sono necessarie riunioni di tutte le mani. Ma la maggior parte delle volte, ci sono altri modi più efficienti per mantenere tutti nella tua azienda o nel tuo dipartimento al passo con i tempi di ciò che accade in ufficio.
Ecco quattro cose da considerare la prossima volta che stai pensando di pianificare un incontro.
1. Le interruzioni sono killer della produttività (e potenzialmente del profitto)
Quando ho fatto un po 'di matematica e mi sono reso conto che un incontro di un'ora con 17 persone (le dimensioni dello staff di ShortStack, incluso il nostro personale remoto che si unisce a noi tramite Google+ Hangouts) è davvero un incontro di 17 ore, ho immediatamente fatto una mozione a ridurre le riunioni del nostro personale ogni due settimane.
Se desideri un po 'di motivazione per ridurre il tempo che tu e il tuo personale impiegate nelle riunioni, date un'occhiata a MeetingCalc. Quando colleghi lo stipendio medio della tua squadra, più il numero dei partecipanti alla riunione, e poi vedi il costo del tempo trascorso, è molto probabile che tu apporti anche delle modifiche. Considera che un incontro di un'ora con 17 dipendenti che guadagnano in media $ 40.000 all'anno costa $ 232, 88. Se ti incontri quotidianamente o anche solo un paio di volte a settimana, quel prezzo si somma rapidamente.
2. La messaggistica istantanea è un modo efficace per ottenere la maggior parte delle notizie più velocemente
Su ShortStack, utilizziamo un'app di messaggistica chiamata Slack. Ognuno ha il proprio account, che può essere utilizzato per le comunicazioni private tra i membri dello staff, e poi ci sono canali che includono tutti i membri di determinati dipartimenti.
Ad esempio, abbiamo un canale "generale" in cui vengono divulgate notizie che riguardano tutti; un canale di "sviluppo" in cui i membri del team di sviluppo, che comprende alcuni membri del personale remoto, condividono gli aggiornamenti sulle modifiche tecniche e un canale di "supporto" per chattare su problemi relativi al servizio clienti.
E spesso usiamo Slack invece delle riunioni. Ad esempio, recentemente abbiamo riprogettato il nostro blog ed è stato un progetto piuttosto grande. Alcune aziende potrebbero ritenere necessario tenere una riunione per fare un annuncio come questo. Tuttavia, questo è stato il momento perfetto per utilizzare la nostra chat room "generale". Abbiamo messo in evidenza che il nuovo blog era attivo e funzionante e abbiamo suggerito a tutti di provarlo. Se questo fosse un cambiamento più grande, diciamo, un cambio di piattaforma che richiedeva una demo, avremmo avuto una rapida riunione del personale. Ma poiché è stato qualcosa che tutto il team ha potuto verificare nel tempo libero, abbiamo optato per rimanere nella chat room.
(Oh, e abbiamo anche un canale "casuale", in cui condividiamo cose che non hanno nulla a che fare con il lavoro: video stupidi-trucchi umani, notizie importanti sullo stato del matrimonio di Jay Z e Beyoncé e ovviamente i meme dei gatti .)
3. Ci sono altri modi per incontrarsi
Alcuni membri del team di sviluppo di ShortStack fanno una passeggiata insieme ogni pomeriggio alle 15:00 circa. Sì, tecnicamente sono in riunione, discutono dello stato di avanzamento dei vari progetti a cui stanno lavorando, ma sembra diverso da una tipica riunione in ufficio. So che l'esercizio fisico mi fa scorrere il sangue e mi fa pensare meglio, quindi sono pienamente supportato da questi discorsi pomeridiani.
Inoltre, non è raro che il team di sviluppo stia lavorando a progetti che non coinvolgono il resto dell'ufficio. Le loro passeggiate pomeridiane sono il momento perfetto per loro per parlare di quei progetti e avere il loro tipo di "riunione del personale" senza perdere tutto il tempo degli altri impiegati su qualcosa che potrebbe non influenzarli o coinvolgerli.
Ho anche letto la ricerca che mostra che gli incontri a piedi aumentano il pensiero creativo, qualcosa che tutti potrebbero usare un po 'di più. E ho letto che camminare in gruppo fa sentire le persone più collaborative poiché si muovono tutti nella stessa direzione, letteralmente, invece di sedersi attorno a un tavolo. (Maggiori informazioni sui vantaggi delle riunioni a piedi, qui.)
4. Ogni incontro deve essere pianificato tenendo presente la produttività
C'è un tempo e un luogo per riunioni più ampie del personale. Ma quando arriverà quel momento, dovresti assicurarti di ottenere il massimo dal minor tempo possibile avendo un ordine del giorno e forse anche obiettivi chiaramente indicati. A ShortStack, il nostro assistente di ufficio invia un'e-mail pochi giorni prima delle nostre riunioni di altre settimane che chiedono argomenti all'ordine del giorno. Quindi abbiamo una persona per ogni reparto che fornisce un rapido aggiornamento, circa tre minuti, su ciò che sta accadendo nei contenuti / PR, vendite, assistenza clienti, sviluppo e altri dipartimenti. Questo è quando do anche l'aggiornamento dello "stato del business" e faccio le mie ampie richieste. Nella maggior parte delle settimane, la riunione del nostro personale dura circa 40 minuti, max.
Queste riunioni si svolgevano ogni settimana e durano più a lungo da quando ogni persona ha dato il proprio aggiornamento. Da quando abbiamo ridotto la frequenza e la lunghezza, ho anche notato che abbiamo riunioni più estemporanee tra gruppi più piccoli. Sembra che lo staff si senta più abilitato a gestire le cose importanti e tempestive, quindi condividono gli aggiornamenti durante la riunione più grande.
Sono curioso di sapere cosa ne pensate degli incontri? Si o no? Produttivo o perdita di tempo? Se non sei un fan, cosa fai invece?
