Dai un'occhiata alla tua scrivania. Se siete come tutti, avete qualche pila di carta, una tazza piena di penne e un pranzo rimanente che vi farà compagnia mentre lavorate. Apri un cassetto e c'è una polverosa collezione di biglietti da visita bloccati accanto ai menu e una cucitrice (quindi è lì che è andata la cucitrice). Guarda sotto e probabilmente noterai un ombrello rotto e un paio di scarpe, che non ti appartengono nemmeno.
Capisco: vai in ufficio ogni mattina e ti immergi subito. Organizzare il tuo spazio di lavoro suona bene, ma non sembra mai classificare "mission critical" nella fitta agenda della giornata.
Bene, forse dovrebbe. Il lavoro è il luogo in cui trascorriamo gran parte delle nostre ore di veglia, eppure la maggior parte di noi dedica poco pensiero o sforzo alla creazione di uno spazio che ispira la creatività e aumenta la produttività. Ecco quattro modi per trasformare il tuo spazio di lavoro in modo da trarre vantaggio da ogni ora del giorno.
1. Organizza i tuoi documenti
Ripeti dopo di me: meno è di più. Nell'era di Dropbox, scanner economici ed e-mail, ci sono pochissimi documenti che meritano di essere conservati. Riduci i tuoi file a ciò di cui hai davvero bisogno, e non guarderai mai indietro.
Hai bisogno di aiuto per capire di cosa hai veramente bisogno? Marie Kondo, autrice del mega bestseller, The Life-Changing Magic of Tidying Up: The Japanese Art of Decluttering, suggerisce un sistema di archiviazione minimalista che divide i documenti in tre categorie: ha bisogno di attenzione (ad esempio, le fatture che devono essere pagate ), dovrebbero essere salvati per sempre (come gli accordi contrattuali) e dovrebbero essere salvati a breve termine (quella ricerca che hai raccolto per una presentazione imminente).
Il tuo obiettivo è quello di mantenere vuota la cartella "necessita attenzione" e le cartelle "salva" a lungo e breve termine il più possibile ridotte. Avere meno scartoffie che ti fissano in faccia ti consentirà di concentrarti più prontamente sul lavoro che richiede la tua attenzione immediata.
2. Sbarazzarsi di forniture extra
Il prossimo passo è fare l'inventario del tuo desktop attuale. Prima di iniziare a spostare le cose, chiudi gli occhi e fai un rapido elenco delle forniture necessarie a portata di mano ogni giorno. Nel mio caso, si riduce a poche penne (non 20!), Un blocco di Post-it (non 10!) E il mio quaderno ovunque che contiene la mia lista di cose da fare e ogni pensiero di veglia (non tre di riserva blocchi legali!). Poi ci sono gli articoli che uso meno frequentemente: una cucitrice meccanica, un pennarello per cancellare a secco e una gomma, alcune buste extra di plastica che uso per l'archiviazione, i miei biglietti da visita e articoli di cancelleria.
Dopo aver trascorso un momento a pensare a ciò che effettivamente uso e di cui ho bisogno, è stato sorprendentemente facile liberare il mio spazio da tutte le cose extra che si erano accumulate nel tempo: le penne eccessive e Post-it, l'etichettatrice polverosa, gli evidenziatori in ogni colore, i tre rotoli di nastro adesivo scozzese (Quando è stata l'ultima volta che ho avuto bisogno del nastro al lavoro?). Queste forniture extra hanno trovato una nuova casa nell'armadio delle forniture della compagnia condivisa, che è a portata di mano nel caso non ne avessi mai avuto bisogno. (Avviso spoiler: non l'ho ancora fatto.)
3. Semplifica la pulizia della scrivania
Semplice ma vero: se mantieni i prodotti per la pulizia di base e una pattumiera a portata di mano avrai maggiori probabilità di sviluppare l'abitudine di raddrizzare. Se devi intrappolare il corridoio per procurarti asciugamani di carta o prendere in prestito lo spray per la pulizia di un vicino, lo farai meno spesso. Consiglierei di tenere una piccola scatola sotto la scrivania che contiene gli elementi essenziali, come spray o salviette e asciugamani di carta.
Oh, e attenzione agli organizzatori di scrivania che contengono tonnellate di prodotti che usi raramente. (Dopotutto, hai appena finito di conservare i non indispensabili!) Invece, scegli piccoli portapenne o portamatite e organizzatori di file poco profondi.
4. Possiedi il tuo spazio
Una volta che il tuo spazio è pulito, ordinato e apparentemente nuovo, puoi renderlo tuo. Ma questa volta, invece di personalizzarlo con pile di disordine, rendilo un posto che non vedi l'ora di trascorrere del tempo.
Alcune idee, ispirate ai miei collaboratori:
- Tieni le pantofole nel cassetto e indossale se lavori al buio.
- Tieni a portata di mano alcuni dei tuoi snack preferiti.
- Cambia lo screensaver predefinito della tua azienda con quello che ami.
- Raccogli una piccola pianta, una bella lampada o qualsiasi altra cosa che ti faccia sorridere.
- Acquista un paio di cuffie di qualità con eliminazione del rumore.
Se sei bloccato su come personalizzare, dai un'occhiata a questi accessori da scrivania fantastici e unici.
La pulizia della scrivania sembra una voce di elenco di attività piuttosto noiosa. Tuttavia, oltre a come ti farà sentire uno spazio di lavoro super-organizzato, c'è l'ulteriore vantaggio di come ti fa sembrare: messo insieme, organizzato e pronto ad affrontare qualsiasi cosa il giorno porti. Ed è esattamente come tutti quelli che camminano vicino alla tua scrivania dovrebbero vederti.
