Come proteggere i file di Microsoft Office

A seconda della versione di Microsoft Office che si sta utilizzando, potrebbe contenere una varietà di applicazioni. L'offerta base contiene in genere Word, Excel, PowerPoint e Outlook. PowerPoint non sembra offrire alcuna sicurezza intrinseca, ma Word, Excel e Outlook forniscono tutti un certo livello di crittografia.

Proteggere i documenti di Word

Per i documenti Microsoft Word (Word 2000 e successivi), è possibile scegliere un livello di sicurezza più elevato quando si salva un file. Invece di fare semplicemente clic su "Salva", fare clic su File, poi Salva come e segui questi passaggi:

1. Clicca su Utensili nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo di salvataggio del file
2. Clicca su Opzioni di sicurezza
3. La casella Opzioni di sicurezza offre una varietà di opzioni:
   • È possibile inserire una password nella casella accanto a Password per aprire se si desidera che il file sia completamente inaccessibile senza la password
   • In Word 2002 e 2003, è possibile fare clic su Avanzate accanto alla casella della password per scegliere un livello più elevato di crittografia che è ancora più difficile da violare
   • È possibile inserire una password nella casella accanto a Password da modificare se è consentito agli altri di aprire il file, ma si desidera limitare chi può apportare modifiche al file
4. La parte inferiore della casella Opzioni di sicurezza fornisce anche alcune opzioni per proteggere la privacy del documento:
   • Rimuovi le informazioni personali dalle proprietà del file al salvataggio
   • Avvisa prima di stampare, salvare o inviare un file che contiene modifiche o commenti tracciati
   • Memorizza il numero casuale per migliorare l'accuratezza della fusione
   • Rendi visibile il markup nascosto all'apertura o al salvataggio
5. Clicok per chiudere la finestra delle opzioni di sicurezza
6. Seleziona un nome per il tuo file e clicca Salvare

Protezione dei file di Excel

Excel offre uno stile di protezione molto simile a Microsoft Word. Basta fare clic su File, Salva come e segui questi passaggi:

1. Clicca su Utensili nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo di salvataggio del file
2. Clicca su Opzioni generali
3. È possibile inserire una password nella casella accanto a Password per aprire se si desidera che il file sia completamente inaccessibile senza la password
   • Puoi cliccare sul Avanzate accanto alla casella della password per scegliere un livello più elevato di crittografia che è ancora più difficile da violare
4. È possibile inserire una password nella casella accanto a Password da modificare se è consentito agli altri di aprire il file, ma si desidera limitare chi può apportare modifiche al file
5. Clicok per chiudere la finestra delle opzioni generali
6. Seleziona un nome per il tuo file e clicca Salvare

Protezione dei file PST di Outlook

L'effettiva firma digitale e la crittografia dei messaggi e-mail in entrata o in uscita e dei loro file allegati è un problema completamente separato che verrà spiegato un'altra volta. Tuttavia, se ti capita di esportare i dati dalle tue cartelle di Microsoft Outlook in un file PST, puoi aggiungere una protezione per garantire che i dati non siano accessibili da altri. Segui questi passaggi:

1. Clicca su File
2. Selezionare Importazione e esportazione
3. Scegliere Esporta in un file e fare clic Il prossimo
4. Selezionare File di cartelle personali (pst) e fare clic Il prossimo
5. Scegli la cartella o le cartelle che desideri esportare (e seleziona la casella su Includere sottocartelle se lo si desidera) e quindi fare clic Il prossimo
6. Scegli un percorso di output e il nome del file e seleziona una delle opzioni per il file di esportazione, quindi fai clic su finire
   • Sostituisci i duplicati con gli articoli esportati
   • Permette di creare oggetti duplicati
   • Non esportare oggetti duplicati
7. Sotto Impostazioni di crittografia, scegli una delle seguenti opzioni
   • Nessuna crittografia
   • Crittografia comprimibile
   • Alta crittografia
8. Nella parte inferiore dello schermo, inserisci una password da utilizzare per aprire il file PST crittografato (devi inserire la stessa password in entrambe le caselle per verificare che hai digitato la password nel modo desiderato, altrimenti potresti non essere in grado di aprire la tua file)
   • Seleziona se vuoi o meno anche Salva questa password nell'elenco delle password
9. Clic ok per completare l'esportazione del file

(A cura di Andy O'Donnell)