31 Suggerimenti per fare in modo che l'e-mail non risucchi di meno: la musa

Email: lo adoriamo, lo odiamo, ci piace odiarlo. Ma dal momento che non andrà da nessuna parte presto, siamo qui per aiutarti a trarne il meglio.

Dai suggerimenti per potenziare la tua casella di posta in overflow alle strategie per aiutarti a ottenerne meno in primo luogo ai modi intelligenti per assicurarti che le email che invii abbiano un grande impatto, abbiamo tutto ciò di cui hai bisogno per trasformare la tua casella di posta in un centrale di comunicazione.

Se vuoi: mantieni la tua casella di posta libera

1. Il modo più semplice per smettere di ricevere così tante e-mail in primo luogo è quello di annullare l'iscrizione a quelle decine di newsletter che in qualche modo intendi leggere, ma che in realtà non fai mai. Unroll.me è il modo più semplice in assoluto per identificare quei polloni nella tua casella di posta e annullare l'iscrizione di massa.

2. Se ricevi molta posta indesiderata da singoli, puoi anche provare BoxBe. BoxBe utilizza ciò che chiama un "Elenco degli invitati" personalizzato per assicurarsi di ricevere e-mail da persone che contano per te, mentre lo screening dei messaggi di chiunque altro in un "Elenco di attesa" separato. Chi non è nel tuo Elenco degli ospiti riceverà un richiesta di verificare il loro messaggio prima che venga recapitato nella posta in arrivo.

3. Prova a utilizzare un risponditore automatico via e-mail e non solo quando sei fuori sede. La tua risposta automatica non deve essere lunga o dettagliata, ma un rapido messaggio "Ciao, ho ricevuto la tua e-mail e ti ricontatterò quando posso!" Potrebbe impedire ai beati desiderosi di inviare e-mail di follow-up prima hai avuto la possibilità di rispondere. Ecco come configurarlo.

4. Resistere alla tentazione di rispondere a ogni e-mail nel modo giusto. Come spiega Alexandra Franzen, "molte e-mail" urgenti "tendono a risolversi senza la tua assistenza. Scegliendo di non rispondere istantaneamente, stai addestrando le persone a essere più autosufficienti, creando al contempo aspettative sane e realistiche sulla velocità con cui sarai in grado di rispondere. "

5. Prevenire le e-mail di follow-up terminando i messaggi con istruzioni chiare anziché domande. Invece di dire: "Dovremmo riconnetterci la prossima settimana?" Prova, "Ti telefonerò martedì mattina per riconnetterti". Se il problema persiste, il tuo destinatario ti farà sapere, ma in caso contrario, hai impedito un inutili avanti e indietro.

Se vuoi: ridurre il tempo che passi per e-mail

1. Vuoi mantenere le tue e-mail brevi e produttive? Impegnati a rendere ogni messaggio lungo cinque frasi o meno. C'è anche un sito che è stato creato per aiutarti: five.sentenc.es! Come spiega, “Tratta tutte le risposte e-mail come i messaggi di testo SMS, usando un numero fisso di lettere per risposta. Dato che è troppo difficile contare le lettere, contiamo invece le frasi. ”Hai bisogno di qualche consiglio per mantenere le cose brevi, ma comunque educate? Elliott Bell ha alcuni ottimi consigli.

2. Se ti ritrovi a inviare e-mail gli stessi messaggi più e più volte, salva i modelli nella cartella delle bozze (qui ce ne sono 27 per iniziare) o approfitta del laboratorio "Risposte predefinite" di Gmail, che ti consente di salvare un numero qualsiasi di risposte e inserirle facilmente nelle tue e-mail. (Vedi come configurarlo, per gentile concessione di Gadgetwise.)

3. Invia molte e-mail dal tuo telefono? Prova il testo automatico, uno strumento che ti consente di digitare un'abbreviazione personalizzata che si espande in un testo di testo completo. Ad esempio, digitando "rl8" si può espandere a "Sono in ritardo", il che è utile quando si esegue una riunione. (Ecco come configurarlo.)

4. A meno che il tuo lavoro non richieda di rispondere immediatamente alle e-mail, imposta solo poche volte al giorno in cui controllerai la posta in arrivo. Questa volta può essere diverso ogni giorno, deve solo essere intenzionale (ad esempio, oggi mi riservo alle 9-10 di mattina di passare attraverso la mia casella di posta, quindi lo guarderò di nuovo da 4 a 5).

5. Aggiungi due tag (o filtri in Gmail) alla tua casella di posta: "risposta rapida" e "richiede tempo focalizzato". Quando sai di avere un solido blocco di tempo ininterrotto, inizia aprendo la cartella del tempo focalizzato e decidi quali preferisci bisogno di affrontare. E la prossima volta che hai un paio di minuti da perdere mentre aspetti l'autobus o in fila per un caffè, apri la cartella "risposta rapida" invece di controllare Instagram.

6. Configura la tua email in modo tale che una volta gestita una e-mail e archiviata o eliminata, verrai reindirizzato alla successiva nella posta in arrivo anziché tornare all'elenco delle e-mail. (Per Gmail, puoi farlo tramite l'opzione di avanzamento automatico in Gmail Labs.) Ciò riduce il tempo che trascorri decidendo a quale messaggio prestare attenzione!

7. Hai bisogno di passare un sacco di email in un breve periodo di tempo? Prova il gioco e-mail, che ti dà cinque minuti per superare quante più e-mail possibili e ti premia con i punti. Si concentra anche sull'affrontare 10-20 e-mail alla volta, rendendo la tua battaglia in arrivo più mordente.

Se vuoi: Organizza la tua casella di posta

1. Non conservare tutte le e-mail nella posta in arrivo: eliminale, archiviale o archiviale dopo averle gestite. Uno studio del 2011 del Neuroscience Institute di Princeton ha stabilito che "quando il tuo ambiente è disordinato, il caos limita la tua capacità di concentrazione". Questo vale anche per il tuo ambiente virtuale; più email puoi vedere, anche quelle che non contano più, più tempo il tuo cervello impiegherà inconsciamente a pensarci.

2. Per le persone che non amano le liste di cose da fare, una soluzione semplice (o almeno così pensano) è quella di utilizzare la propria casella di posta come una. Ma per attività vere, come "Crea proposta per un nuovo cliente" o "Paga l'affitto dell'ufficio", è tempo di trovare un sistema di liste di cose da fare che funzioni per te. L'uso della posta in arrivo come elenco di cose da fare mette il tuo tempo nelle mani di altre persone: ad ogni nuova e-mail arriva un nuovo da fare, che ti piaccia o no. Ma dover aggiungere consapevolmente un compito alla tua lista di cose da fare è un'opportunità per determinare se dovresti davvero farlo proprio ora, invece di altri lavori.

3. Puoi utilizzare Gmail per fare in modo che alcune e-mail saltino automaticamente la tua casella di posta. Ad esempio, se paghi automaticamente la fattura via cavo, puoi archiviarla automaticamente e aggiungere l'etichetta "Finanziaria". Non devi mai vederla, ma se ne hai bisogno, sai dove trovarla. A proposito di trovare cose …

4. Prima di inviare qualsiasi e-mail, leggilo per la ricerca. Cosa vorresti cercare per trovare questa email in un secondo momento? Quelle parole sono nell'email? Potresti voler cambiare "Note dall'incontro con Jack" in "Note dall'incontro di agosto con Jack Smith dall'Amazzonia".

5. In realtà ci sono tonnellate di comandi di ricerca che rendono molto più semplice la ricerca di una vecchia e-mail. Ecco un'anteprima su come trovare qualsiasi e-mail per argomento, argomento, mittente e altro.

Se vuoi: Rendi la tua casella di posta più fresca

1. Hai mai desiderato di poter inserire note adesive in tutta la tua casella di posta? Notes for Gmail, dal nome appropriato, ti consente di apporre note e tag a qualsiasi messaggio di posta elettronica: appuntare le note su un thread di posta elettronica, nella parte superiore della vista e-mail inviate o in qualsiasi altro punto della posta in arrivo.

2. Il componente aggiuntivo Gmail Rapportive è il sogno di un networker: il plug-in mostra le informazioni sui social network dei tuoi contatti direttamente nella tua casella di posta, così puoi connetterti con loro su LinkedIn, Facebook e Twitter senza nemmeno lasciare Gmail. Puoi anche visualizzare un elenco di punizioni di e-mail recenti da loro e registrare note private da allegare ai loro indirizzi nel tuo account.

3. Come Gmail sugli steroidi, Gmelius è un'estensione del browser per Chrome, Firefox e Opera che migliora notevolmente la tua esperienza Gmail con qualsiasi cosa, da un'interfaccia pulita (niente più pubblicità!) Alla possibilità di bloccare i tracker e-mail per proteggere la tua privacy. Un'altra caratteristica preferita è il pulsante automatico "Annulla iscrizione" che sostituisce il pulsante "Spam" di Gmail ogni volta che Gmelius rileva una mailing list.

4. Conosci quelle e-mail che sai di non ricevere fino a dopo, ma hai paura che dimenticherai? Il plug-in Boomerang, attualmente disponibile per Gmail e Outlook, è perfetto per gestirli. Puoi programmare un'e-mail che scompaia e che torni più tardi, quando sei pronto a gestirla, lasciando la tua casella di posta più chiara fino ad allora. Boomerang ti consente anche di pianificare un messaggio di posta elettronica da inviare in un secondo momento e di impostare messaggi ricorrenti.

5. Dai un'occhiata a Gmail Labs, che ti consente di provare funzionalità aggiuntive di Gmail come "annulla invio" e di visualizzare il tuo calendario direttamente nella posta in arrivo. Vai nelle impostazioni di Gmail, quindi fai clic su "Labs" per iniziare.

6. Ti ritrovi a firmare o inviare molti documenti e contratti? Hellosign per Gmail ti consente di firmare documenti e compilare moduli senza lasciare la tua casella di posta, un vero salvavita per quelli di noi che odiano scanner, stampanti e fax.

Se vuoi: leggi le tue e-mail

1. Rendi i primi 50 personaggi di ogni messaggio il più concisi e fruibile possibile, afferma Fast Company . Un apriscatole allettante rende molto più probabile che i tuoi destinatari continuino a leggere.

2. I lunghi blocchi di testo sembrano scoraggianti da leggere, quindi pensa a come rendere il tuo testo più leggibile. Utilizza elenchi puntati, elenchi, grassetto e paragrafi brevi e facilmente scremabili. Hai problemi a ridurlo? Potrebbe essere un segno che stai cercando di coprire troppo.

3. Se stai attraversando più di un punto o ponendo più di una domanda nella tua e-mail, assicurati che questi elementi si distinguano dal resto della narrazione mettendoli in grassetto, evidenziandoli o disponendoli in un elenco puntato. Il contrasto attira naturalmente l'occhio del destinatario sulla carne del messaggio (il pezzo che non puoi permettergli di perdere!).

4. Fai tutte le domande che fai nel modo più specifico possibile. "Cosa ne pensi della proposta?" Non è una buona domanda. "Possiamo andare avanti con la proposta del venditore di $ 20.000 entro venerdì?" È meglio.

5. Sperando di catturare il tuo capo o qualcuno di importante in una giornata meno impegnativa ma non conosci il suo programma? Evita di inviare email martedì e giovedì. Questi sono i giorni di maggior volume per le caselle di posta delle persone e non vuoi che il tuo messaggio importante vada perso in un mare di newsletter, offerte e altre corrispondenze.

6. Fai contare il tuo oggetto - qualcosa che dà al destinatario un'idea chiara di ciò che sarà all'interno dell'e-mail. (Bonus: questo ti aiuterà anche a cercare facilmente il messaggio nella tua casella di posta nel caso in cui il destinatario ti chiami per discutere piuttosto che riscriverlo via e-mail.)

7. I ricercatori di Carnegie Mellon hanno scoperto che le e-mail più efficaci hanno linee tematiche che fanno appello a una di queste due cose: curiosità (ottima per il marketing) o utilità (probabilmente la migliore per il resto di noi). video di un minuto per saperne di più.

8. Vuoi davvero assicurarti che i tuoi messaggi vengano letti? L'estensione Chrome MailTrack ti consente di vedere se e quando le persone hanno letto le tue e-mail. E se noti che è seduto lì non letto? Dai un'occhiata a questi suggerimenti per seguire nel modo giusto.