A questo punto, molti di voi sanno già che sono un grande fan di mantenere una casella di posta chiara. Non vado fino a insistere sulla posta in arrivo zero, ma di solito raccomando di tenere solo tutte le email che puoi vedere senza scorrere verso il basso. (Con la mia attenzione, le e-mail non otterranno alcun amore se non riesco a vederle.)
Ora, questo obiettivo non è così difficile da mantenere una volta che la tua casella di posta si trova in quello stato di scorrimento verso il basso, ma per arrivarci: questa è una storia diversa. La buona notizia è che ho trovato la soluzione. Se sei pronto a fare il passo successivo verso il dominio della posta in arrivo, ecco alcuni trucchi per ridurre rapidamente la posta in arrivo alle dimensioni.
1. Fai un archivio di massa
Cominciamo con una dose di realtà: se un'e-mail è stata nella tua casella di posta per più di due o tre mesi, non risponderai. Anche se lo volessi, è lì da così tanto tempo che rispondere è quasi imbarazzante. E se fosse importante, il mittente ti ha sicuramente inviato promemoria. Quindi cerca nella tua casella di posta elettronica le e-mail ricevute prima dei due mesi e archivia ognuna di esse. Sarà un po 'spaventoso, ma quelle e-mail non avrebbero maggiori probabilità di attirare la tua attenzione se le conservassi nella posta in arrivo con quelle 6.347 altre e-mail non lette.
2. Cerca i colpevoli
Ora dovresti arrivare a poche centinaia, forse mille e-mail (se sei a diverse migliaia, il tuo cut-off per il numero 1 dovrebbe essere invece di un mese o sei settimane). Quindi, cerca eventuali newsletter periodiche o aggiornamenti che ricevi, come nuovi articoli da Fab.com, aggiornamenti di LinkedIn o offerte Groupon. Effettua una ricerca per mittente (ad esempio, [email protected]) per recuperarli tutti in una volta, quindi eliminare (o archiviare) tutto ciò che è più vecchio di una settimana. Se sei aggressivo, direi anche di provare qualcosa di più vecchio di un giorno. Davvero, non guarderai all'affare Groupon di ieri e difficilmente tornerai indietro e smisterai quelle e-mail in futuro, o anche domani.
3. Fallo diventare un gioco
Ora, dovresti essere solo alle recenti e-mail di sostanza: congratulazioni! Se hai il coraggio, è qui che inizi a cercare e gestire le email (con premi come "Quando avrò meno di 60 anni, tempo per una pausa caffè!").
Se hai ancora un buon numero di email da gestire, trasformale in un gioco. I miei due preferiti sono The Email Game (per quando sei sul desktop) e la Taskbox rilasciata di recente (per quando sei in viaggio). Il gioco e-mail ti dà cinque minuti per superare quante più e-mail possibili e ti premia con punti. Si concentra anche sull'affrontare 10-20 e-mail alla volta, rendendo la tua battaglia in arrivo più mordente.
Ecco fatto: tre semplici passaggi per ridimensionare la posta in arrivo. Quindi inizia subito: la tua ricompensa sarà una casella di posta molto più gestibile (e qualsiasi altra cosa tu voglia trattarti!).
