Come qualcuno che gestisce una grande organizzazione con dozzine di dipendenti virtuali, ho visto la mia giusta dose di e-mail. E, come per tutte le altre cose nella vita, alcuni messaggi sono migliori di altri.
Nel mondo della corrispondenza e-mail, "ugh" è probabilmente l'ultima cosa che vuoi che il tuo capo dica quando legge il tuo messaggio. Quindi, quali tipi di messaggi dovresti evitare di inviare e come puoi migliorarli? Di seguito sono riportati tre esempi principali.
1. Email di follow-up non necessarie
Le e-mail di follow-up sono disponibili in tutte le forme e forme, quindi cosa rende superfluo? Se tutto il tuo messaggio è chiedere al tuo capo di inviarti un'e-mail, diventa più un fastidio che una corrispondenza importante.
Molte persone inviano queste e-mail dalla paranoia che hanno fatto qualcosa di sbagliato o perso qualcosa, ma posso dirti dal punto di vista del capo che è aggravante ricevere diverse e-mail di follow-up quando qualcuno non mi ha dato la possibilità respirare.
Un esempio: molto tempo fa, avevo un dipendente che si sarebbe fatto prendere dal panico se non avessi risposto alle sue e-mail entro un'ora, pensando che ciò significasse che aveva fatto qualcosa di sbagliato (quando, in realtà, non avevo avuto alla sua email). Mi viene in mente un caso particolare quando sono tornato a casa da una lunga giornata per trovare sei e-mail (sì, sei !) Che le chiedevano se avevo ricevuto il suo messaggio.
Yikes.
Cosa inviare invece
Mentre la maggior parte delle persone non sarebbe così paranoica da inviare sei e-mail di follow-up in un giorno, anche solo una e-mail di follow-up non tempestiva può lasciare il tuo capo infastidito.
A meno che il contenuto della tua e-mail non debba essere trattato oggi (nel qual caso, probabilmente dovresti parlare con il tuo capo di persona invece di inviare e-mail), ti suggerisco di aspettare almeno 24 ore, quindi di inviare quello che mi piace chiamare un "follow-up falso -up "messaggio.
Ciò comporta l'invio del follow-up ("Sto solo verificando di aver ricevuto i report del trimestre che ti ho inviato due giorni fa"), ma includerai anche qualche altra informazione, sia che si tratti di una domanda imminente o di una aggiornamento su un progetto corrente ("Oh, e abbiamo appena ricevuto gli ultimi numeri sull'account X e le vendite sono aumentate del 30%!"). Ciò ti consente di chiedere di nascosto un aggiornamento al tuo capo e allo stesso tempo di fornirgli alcune informazioni che aggiungeranno un certo valore, facendolo sentire meno come se lo stessi solo infastidendo.
2. Email con nuove idee
Adoro i membri entusiasti del team, ma qualcosa che diventa un po 'travolgente è quando i dipendenti mi inviano tutte le loro nuove idee, in e-mail separate. Una volta ho ricevuto 10 e-mail diverse nell'arco di 24 ore perché qualcuno del team di marketing ha fatto passi da gigante e ha continuato a inviarmi nuove idee.
Anche se avere così tante nuove cose da provare è stato fantastico, è stato anche estremamente confuso cercare di catalogare tutto e tenere traccia di ogni singola e-mail e idea che stava arrivando. Anche quando arriva una sola e-mail con nuove idee o concetti, è così facile per perderlo nel buco nero che è la mia casella di posta.
Cosa inviare invece
Innanzitutto, consiglierei di aspettare un momento più opportuno per far emergere idee. Nel caso dell'impiegato del team di marketing, avrei aspettato fino alla riunione dell'Hangout di Google che avevamo programmato per la settimana successiva per far apparire tutto questo.
Se non sei sicuro del momento giusto, o se l'e-mail è l'unica opzione per qualche motivo, ti consiglio di inviare un'e-mail al tuo capo per dire che hai qualche nuova idea e vorresti sapere qual è il modo migliore per condividere loro sarebbero. Se il mio dipendente me lo avesse chiesto, le avrei detto di inviarmi una e-mail con un documento Word pieno di tutto ciò che voleva. Sarebbe stato molto più snello e facile da salvare per dopo. Il tuo capo può suggerire una rapida chiamata per parlare attraverso di loro o chiederti di accumulare le idee e poi inviarle via e-mail in blocco in un determinato giorno della settimana.
3. Email in cui il tuo capo è riservato senza motivo
Qualsiasi professionista si arrabbierebbe con il fatto di essere CCed sui thread delle e-mail di cui non fanno davvero parte: si aggiunge alla crescente pila di e-mail e si finisce per perdere tempo a leggere qualcosa che probabilmente non è necessario.
Dal punto di vista dell'impiegato, lo capisco: vuoi assicurarti che il tuo capo sappia che stai facendo il tuo lavoro e che stai cercando di mantenere aperta la linea di comunicazione. Ma la maggior parte delle volte, tutto ciò che fa è ostruire la posta in arrivo del tuo capo.
Cosa inviare invece
A meno che il tuo capo non abbia assolutamente bisogno di essere nel circuito, portalo fuori dalla linea CC e, una volta terminata l'interazione, invia un breve riassunto delle informazioni pertinenti che sono emerse durante la conversazione ("Cordiali saluti, la compagnia Y sarà presente in quella storia alla data Z ”). Mantiene informato il tuo manager su ciò che sta accadendo, senza tenerlo costantemente aggiornato mentre scopri i dettagli. Un'e-mail supera sicuramente 42!
Nel complesso, il nome del gioco con l'invio tramite e-mail del tuo capo è quello di semplificare i tuoi messaggi ed essere più selettivo su ciò che invii. Potrebbe sembrare controintuitivo, ma se ricevo meno e-mail da un dipendente, ma tutte sono significative, probabilmente penso che quella persona stia facendo un lavoro migliore rispetto a qualcuno che sento sempre.
