Lo strumento numero 1 per il commercio di consulenti è PowerPoint. Le presentazioni, ovvero i "mazzi", sono utilizzate in quasi tutte le situazioni di consulenza, inclusi i report finali (non ci sono grandi documenti Word qui), presentazioni formali e documenti di analisi dettagliati.
E dopo averne creato alcune centinaia (migliaia?) Ai miei tempi, ho imparato alcuni consigli professionali per mettere insieme presentazioni convincenti, convincenti e davvero impressionanti. Prova queste strategie per il tuo prossimo PowerPoint per stupire i tuoi clienti o il tuo capo.
1. Utilizzare il principio piramidale
Prima ancora di iniziare a costruire la tua presentazione, è importante pensare alla struttura. Dal momento che le presentazioni vengono spesso consegnate a persone impegnate che hanno molto in mente, una comunicazione chiara e concisa è estremamente importante. E se non pianifichi in anticipo la tua struttura generale, è improbabile che la tua presentazione racconterà la storia di facile comprensione che desideri.
Il principio della piramide è una metodologia utilizzata da molte società di consulenza per guidare la comunicazione strutturata. In sostanza, una buona presentazione delle informazioni dovrebbe fluire da un sommario di primo livello fino a informazioni più dettagliate, proprio come la forma di una piramide. Quindi, il tuo mazzo dovrebbe iniziare prima con la risposta o la raccomandazione, quindi seguire con argomenti e fatti a sostegno: "Raccomando X e Y. La Raccomandazione X è supportata dai fatti 1, 2 e 3 …"
Tenere presente questa struttura è potente per alcuni motivi. In primo luogo, ti consente di indicare i tuoi punti al pubblico prima che inizino a porre domande e li aiuta a concentrarsi su ciò che è importante durante la presentazione. Ma semplifica anche la creazione della presentazione, poiché non è necessario reinventare la ruota e preoccuparsi di come organizzare al meglio il messaggio.
2. Sali sul treno Tagline
Probabilmente hai già usato titoli nelle tue presentazioni di PowerPoint, ma sapevi che dovresti usare anche slogan? Le slogan sono essenzialmente "frasi di argomenti" che riassumono il messaggio chiave per ogni diapositiva in una frase. Di solito posizionati subito dopo il titolo, dovrebbero aiutare a comunicare la tua storia durante la presentazione e garantire che i lettori possano digerire rapidamente il contenuto della diapositiva.
Qual è la differenza tra un titolo e uno slogan, chiedi? Un titolo dice cosa c'è sulla diapositiva, mentre una tagline spiega cosa si deve imparare dalla diapositiva. Quindi un titolo potrebbe essere sulla falsariga di "Executive Summary", e un slogan potrebbe leggere: "Dopo aver condotto un'analisi dettagliata all'interno dell'organizzazione, abbiamo identificato cinque opportunità chiave che portano a un potenziale risparmio di circa $ 100 milioni".
Vuoi sapere se li hai fatti bene? Scansione attraverso le diapositive, guardando solo le tagline. Dovrebbero combinarsi in una storia efficace sul contenuto che stai presentando, senza lasciare spazi confusi.
3. Aggiungi le diapositive dell'appendice
Sai (o almeno spero di farlo) che mantenere le tue diapositive semplici e ordinate è fondamentale per realizzare una presentazione che le persone possano seguire. Ma, soprattutto se stai spiegando un'analisi o sai che il tuo pubblico vorrà davvero che i dati sostengano i tuoi reclami, può sembrare che devi imballare le tue diapositive con un sacco di informazioni per essere convincente.
Fermare.
Anche se sai di aver bisogno di tonnellate di informazioni di supporto per ciò che stai dicendo al tuo pubblico o di anticipare domande sulla tua analisi o sul progetto, non sovraccaricare le tue diapositive principali con tutto ciò. Garantisco che travolgerà il tuo pubblico e non riceveranno il messaggio finale che stai cercando di trasmettere.
Invece, incorpora le diapositive dell'appendice alla fine del tuo mazzo con tutti i materiali di supporto che non si adattano al racconto della tua presentazione, ma che può essere utile avere. Questi possono includere ogni sorta di cose - dati, testimonianze, mappe dei processi, grafici aggiuntivi - tutto ciò che potrebbe essere utile nel backup di ciò che stai dicendo, ma che non è necessario raccontare la storia. Inserendoli nell'appendice, avrai le informazioni lì per tornare indietro se sorgono domande, ma il tuo pubblico non verrà confuso nei dettagli e mancherà il quadro generale.
Combina questi suggerimenti con i consigli di Alex Cavoulacos per creare bellissime diapositive di PowerPoint e avrai una presentazione a eliminazione diretta in pochissimo tempo.
