Introduzione ai macro di Microsoft Word

Una macro è una serie di comandi che viene registrata in modo che possa essere riprodotta o eseguita successivamente. La creazione e l'esecuzione di macro non è troppo difficile e l'efficienza risultante vale il tempo speso per imparare ad usarli. Questo tutorial copre macro in Word 2003. Se si dispone di una versione successiva, è possibile registrare macro in Word 2007 e creare macro in Word 2010.

Creare macro

Esistono un paio di modi diversi per creare macro di Word: il primo e il modo più semplice è utilizzare il registratore di macro.

Il secondo modo è utilizzare VBA o Visual Basic, Applications Edition. Inoltre, è possibile modificare i macro di Word utilizzando VBE o Visual Basic Editor.

Esistono oltre 950 comandi in Word, la maggior parte dei quali sono nei menu e nelle barre degli strumenti e dispongono di tasti di scelta rapida ad essi assegnati. Alcuni di questi comandi, tuttavia, non vengono assegnati ai menu o alle barre degli strumenti per impostazione predefinita. Prima di creare la tua macro di Word, dovresti controllare se esiste già e può essere assegnata a una barra degli strumenti. Per visualizzare i comandi disponibili in Word, attenersi alla seguente procedura:

1. SulUtensilimenu, fare clicMacro.
2. ClicMacrodal sottomenu; puoi anche usare ilAlt + F8tasto di scelta rapida per accedere ai macro la finestra di dialogo.
3. Nel menu a discesa accanto a Macro in etichetta, selezionareComandi di parole.
4. Apparirà una lista alfabetica dei nomi dei comandi. Se si evidenzia un nome, una descrizione del comando apparirà nella parte inferiore della casella sotto Descrizione etichetta.

Se il comando che desideri creare esiste già, non dovresti duplicarlo con la tua macro di Word.

Se non esiste, procedi con la creazione della macro di Word.

Pianificazione di macro di Word efficaci

Il passo più importante nella creazione di macro di Word efficaci è un'attenta pianificazione. Anche se potrebbe sembrare un po 'ovvio, dovresti avere una chiara idea di ciò che vuoi che la macro di Word esegua, come renderà più facile il tuo lavoro futuro e le circostanze in cui intendi usarlo.

Altrimenti, potresti perdere tempo a creare una macro inefficace che non utilizzerai.

Una volta che hai in mente queste cose, è il momento di pianificare i passaggi effettivi. Questo è importante perché il registratore ricorderà tutto ciò che fai e lo includerà nella macro. Ad esempio, se si digita qualcosa e quindi si elimina, ogni volta che si esegue quella macro, Word eseguirà la stessa voce e quindi la eliminerà, rendendo una macro sciatta e inefficiente.

Quando stai pianificando i tuoi macro, ecco alcuni aspetti da considerare:

• Pianificare i comandi e l'ordine in cui si desidera che la macro li esegua.
• Conoscere i tasti di scelta rapida per i comandi che si prevede di utilizzare. Questo è particolarmente importante per la navigazione; non è possibile utilizzare il mouse per la navigazione all'interno dell'area del documento quando si esegue il registratore. Inoltre, creerai una macro più snella se usi un tasto di scelta rapida piuttosto che i tasti freccia.
• Pianificare i messaggi che Word potrebbe visualizzare e che interromperà la macro.
• Utilizzare il minor numero possibile di passaggi per mantenere la macro efficiente.
• Esegui almeno un test prima di iniziare la registrazione.

Dopo aver pianificato la macro di Word e fatto una prova, sei pronto per registrarlo. Se hai pianificato abbastanza attentamente la tua macro, registrarla per un uso successivo sarà la parte più semplice del processo.

È così facile, infatti, che l'unica differenza tra creare una macro e lavorare sul documento è che devi premere alcuni pulsanti extra e fare un paio di selezioni nelle finestre di dialogo.

Impostazione della registrazione macro

Innanzitutto, fai clicUtensili nel menu e quindi fare clicRegistra nuova macro … per aprire la finestra di dialogo Registra macro.

Nella casella sotto "Nome macro", digita un nome univoco. I nomi possono contenere fino a 80 lettere o numeri (senza simboli o spazi) e devono iniziare con una lettera. È consigliabile inserire una descrizione delle azioni eseguite dalla macro nella casella Descrizione. Il nome che assegni alla macro dovrebbe essere abbastanza unico da ricordare quello che fa senza dover fare riferimento alla descrizione.

Dopo aver denominato la macro e aver inserito una descrizione, selezionare se si desidera che la macro sia disponibile in tutti i documenti o solo nel documento corrente. Per impostazione predefinita, Word rende la macro disponibile per tutti i tuoi documenti e probabilmente troverai che questo ha più senso. Se si sceglie di limitare la disponibilità del comando, tuttavia, è sufficiente evidenziare il nome del documento in Memorizza Macro in casella a discesa.Quando hai inserito le informazioni per la macro, cliccaok. La barra degli strumenti Registra macro apparirà nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.

Registra la tua macro

Il puntatore del mouse ora avrà una piccola icona che assomiglia a una cassetta accanto, indicando che Word sta registrando le tue azioni. Ora puoi seguire i passi che hai tracciato nella fase di pianificazione; una volta terminato, premere il tastoStop pulsante (è il quadrato blu a sinistra). Una volta premuto il tastoStop pulsante, la tua macro di Word è pronta per l'uso.

Se, per qualsiasi motivo, è necessario mettere in pausa la registrazione, fare clic suMetti in pausa la registrazione / riprendi il registratore pulsante (è quello a destra). Per riprendere la registrazione, fai nuovamente clic.

Metti alla prova la tua macro

Per eseguire la tua macro, usa ilAlt + F8 tasto di scelta rapida per visualizzare la finestra di dialogo Macro. Evidenzia la tua macro nell'elenco e quindi fai clic suCorrere. Se non vedi la tua macro, assicurati che la posizione corretta sia nella Macro in scatola.

Lo scopo alla base della creazione di macro in Word è di velocizzare il lavoro mettendo a portata di mano attività ripetitive e sequenze complesse di comandi. Quello che potrebbe richiedere letteralmente ore per fare manualmente richiede solo pochi secondi con il clic di un pulsante.

Ovviamente, se hai creato un sacco di macro, cerca nelMacro la finestra di dialogo mangerà molto tempo risparmiato. Se si assegna ai propri macro un tasto di scelta rapida, tuttavia, è possibile ignorare la finestra di dialogo e accedere alla macro direttamente dalla tastiera nello stesso modo in cui è possibile utilizzare i tasti di scelta rapida per accedere ad altri comandi in Word.

Creazione di scorciatoie da tastiera per macro

1. DalUtensili menu, selezionarePersonalizzare.
2. Nella finestra di dialogo Personalizza, fare clic suTastiera.
3. Si aprirà la finestra di dialogo Personalizza tastiera.
4. Nella casella di scorrimento Categorie, selezionareMacro.
5. Nella casella di scorrimento Macro, trovare il nome della macro a cui si desidera assegnare il tasto di scelta rapida.
6. Se alla macro è attualmente assegnata una sequenza di tasti, la sequenza di tasti verrà visualizzata nella casella sotto Chiavi attuali etichetta.
7. Se alla macro non è stato assegnato un tasto di scelta rapida o se si desidera creare un secondo tasto di scelta rapida per la macro, fare clic nella casella sotto l'etichetta Premere il nuovo tasto di scelta rapida.
8. Inserisci la sequenza di tasti che desideri utilizzare per accedere alla tua macro. Se il tasto di scelta rapida è già assegnato a un comando, verrà visualizzato un messaggio che dice Attualmente assegnato a seguito dal nome del comando. È possibile riassegnare la sequenza di tasti continuando oppure selezionare una nuova sequenza di tasti.
9. Nel Salva le modifiche in casella a discesa selezionareNormale applicare la modifica a tutti i documenti creati in Word. Per utilizzare il tasto di scelta rapida solo nel documento corrente, selezionare il nome del documento dall'elenco.
10. ClicAssegnare.
11. ClicVicino.
12. ClicVicino nella finestra di dialogo Personalizza.