Come creare un database Excel

A volte, abbiamo bisogno di tenere traccia delle informazioni e un buon posto per questo è in un file di database di Excel. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un elenco personale di numeri di telefono, di un elenco di contatti per membri di un'organizzazione o di un team o di una raccolta di monete, carte o libri, un file di database Excel semplifica l'inserimento, la memorizzazione e la ricerca di informazioni specifiche.

Microsoft Excel dispone di strumenti integrati che consentono di tenere traccia dei dati e di trovare informazioni specifiche quando lo si desidera. Inoltre, con le sue centinaia di colonne e migliaia di righe, un foglio di calcolo di Excel può contenere un'enorme quantità di dati.

Immissione dei dati

Il formato di base per la memorizzazione dei dati in un database Excel è una tabella.

Una volta creata una tabella, gli strumenti di dati di Excel possono essere utilizzati per cercare, ordinare e filtrare i record nel database per trovare informazioni specifiche.

Per seguire questo tutorial, inserisci i dati come mostrato nell'immagine qui sopra.

Immettere rapidamente gli ID studente:

1. Scrivi i primi due ID - ST348-245 e ST348-246 nelle cellule A5 e A6, rispettivamente.
2. Evidenzia i due ID per selezionarli.
3. Clicca sul riempire la maniglia e trascinalo in cella A13.
4. Il resto degli ID studente dovrebbe essere inserito correttamente nelle celle da A6 a A13.

Immissione corretta dei dati

Quando si inseriscono i dati, è importante assicurarsi che sia inserito correttamente. A parte la riga 2 tra il titolo del foglio di calcolo e le intestazioni delle colonne, non lasciare altre righe vuote quando inserisci i tuoi dati. Inoltre, assicurati di non lasciare celle vuote.

Gli errori dei dati, causati da un'errata immissione dei dati, sono all'origine di molti problemi legati alla gestione dei dati. Se i dati vengono inseriti correttamente all'inizio, è più probabile che il programma ti restituisca i risultati desiderati.

Le righe sono record

Ogni singola riga di dati, in un database, è nota come record. Quando inserisci i record tieni a mente queste linee guida:

• Non lasciare nessuna riga vuota nella tabella che si sta creando. Ciò comprende NON lasciando una riga vuota tra le intestazioni di colonna e la prima riga di dati.
• Un record può contenere dati relativi a un solo articolo specifico.
• Un record deve contenere TUTTI i dati nel database relativi a quell'elemento. Non possono esserci informazioni su un articolo in più di una riga.

Le colonne sono campi

Mentre le righe in un database Excel sono indicate come record, le colonne sono conosciute come i campi. Ogni colonna ha bisogno di un'intestazione per identificare i dati che contiene. Questi titoli sono chiamati nomi di campi.

• I nomi dei campi vengono utilizzati per garantire che i dati per ciascun record siano inseriti nella stessa sequenza.
• Assicurati che tutti i dati in una colonna siano inseriti usando lo stesso formato. Se inizi a inserire numeri come cifre (ad esempio 10 o 20), mantienilo sempre aggiornato. Non modificare la parte iniziale e iniziare a immettere i numeri come parole (ad esempio dieci o venti). Sii coerente.
• Non lasciare colonne vuote nella tabella.

Creazione della tabella

Una volta che i dati sono stati inseriti, possono essere convertiti in a tavolo. Fare così:

1. Evidenzia le celle Da A3 a E13 nel foglio di lavoro.
2. Clicca sul Casa scheda.
3. Clicca sul Formatta come tabella opzione sulla barra multifunzione per aprire il menu a discesa.
4. Scegli il blu Tavolo Stile Medio 9 opzione per aprire il Formatta come tabella la finestra di dialogo.
5. Mentre la finestra di dialogo è aperta, le celle da A3 a E13 sul foglio di lavoro dovrebbero essere circondate dalle formiche in marcia.
6. Se le formiche in marcia circondano l'intervallo corretto di celle, fare clic Ok nel Formatta come tabella la finestra di dialogo.
7. Se le formiche in marcia non circondano l'intervallo corretto di celle, evidenzia l'intervallo corretto nel foglio di lavoro e quindi fai clic Ok nel Formatta come tabella la finestra di dialogo.
8. La tabella dovrebbe avere le frecce a discesa aggiunte accanto al nome di ciascun campo e le righe della tabella devono essere formattate in alternanza di luce e blu scuro.

Utilizzo degli strumenti del database

Una volta creato il database, è possibile utilizzare gli strumenti situati sotto le frecce a discesa accanto a ciascun nome di campo per ordinare o filtrare i dati.

Ordinamento dei dati

1. Fare clic sulla freccia a discesa accanto al Campo Cognome nome.
2. Clicca il Ordina l'opzione dalla A alla Z. per ordinare il database in ordine alfabetico.
3. Una volta ordinati, Graham J. dovrebbe essere il primo record nella tabella e Wilson R dovrebbe essere l'ultimo

Filtraggio dei dati

1. Fare clic sulla freccia a discesa accanto al Campo del programma nome.
2. Fai clic sulla casella accanto al Seleziona tutto opzione per cancellare tutte le caselle.
3. Clicca sulla casella accanto al Attività commerciale opzione per aggiungere un segno di spunta alla casella.
4. Clic ok.
5. Solo due studenti - G. Thompson e F. Smith dovrebbe essere visibile poiché sono gli unici due iscritti al programma aziendale.
6. Per mostrare tutti i record, fare clic sulla freccia a discesa accanto al Programma nome del campo.
7. Clicca sul Cancella filtro da "Programma" opzione.

Espansione del database

Per aggiungere ulteriori record al tuo database:

• Posiziona il puntatore del mouse sul puntino nell'angolo in basso a destra del tavolo.
• Il puntatore del mouse si trasformerà in una freccia a due punte.
• Quando questo accade, clicca e tieni premuto il tasto destro del mouse e trascina il puntatore verso il basso per aggiungere una riga vuota alla fine del database.
• Aggiungi i seguenti dati a questa nuova riga:Cellula - DatiA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14-22E14 - Scienza

Completamento della formattazione del database

1. Evidenziare celle da A1 a E1 nel foglio di lavoro.
2. Clicca sul Casa scheda.
3. Clicca sul Unisci e Centro opzione del nastro per centrare il titolo.
4. Clicca sul Colore di riempimento (sembra un barattolo di vernice) sulla barra multifunzione per aprire l'elenco a discesa dei colori di riempimento.
5. Scegliere Blu, Accent 1 dall'elenco per cambiare il colore dello sfondo nelle celle da A1 - E1 a blu scuro.
6. Clicca sul Colore del carattere icona sul formattazione barra degli strumenti (è una lettera grande "A") per aprire l'elenco a discesa dei colori dei caratteri.
7. Scegliere bianca dalla lista per cambiare il colore del testo nelle celle A1 - E1 in bianco.
8. Evidenziare celle A2 - E2 nel foglio di lavoro.
9. Clicca sul Colore di riempimento sulla barra multifunzione per aprire l'elenco a discesa dei colori di riempimento.
10. Scegliere Blu, Accent 1, Accendino 80 dall'elenco per cambiare il colore dello sfondo nelle celle A2 - E2 in blu chiaro.
11. Evidenziare celle A4 - E14 nel foglio di lavoro.
12. Fare clic sul menu a discesa sulla barra multifunzione per centrare il testo nelle celle da A14 a E14.
13. A questo punto, se hai seguito correttamente tutti i passaggi di questo tutorial, il foglio di lavoro dovrebbe assomigliare al foglio di lavoro illustrato nel Passaggio 1 di questo tutorial.

Funzioni del database

Sintassi: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Dove D funzione è uno dei seguenti:

• DAVERAGE
• DB.CONTA.NUMERI
• DB.CONTA.VALORI
• DB.VALORI
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DB.DEV.ST.POP
• DSUM
• DB.VAR
• DB.VAR.POP

genere: Banca dati

Le funzioni del database sono particolarmente utili quando Google Sheets viene utilizzato per conservare dati strutturati, come un database. Ogni funzione del database, Dfunction , calcola la funzione corrispondente su un sottoinsieme di un intervallo di celle considerato come una tabella di database. Le funzioni del database accettano tre argomenti:

• Database_arr è un intervallo, array o array incorporato generato da un'espressione di matrice strutturata in modo che ogni riga dopo la riga 1 sia un record del database e ogni colonna sia un campo del database. La riga 1 contiene le etichette per ciascun campo.
• Field_str | num indica quale colonna (campo) contiene i valori da calcolare come media. Questo può essere espresso come il nome del campo (stringa di testo) o il numero della colonna, dove la colonna più a sinistra sarebbe rappresentata come 1.
• Criteria_arr è un intervallo, array incorporato o array generato da un'espressione di matrice strutturata in modo che la prima riga contenga i nomi dei campi a cui verrà applicato il criterio (criteri) e le righe successive contengano i test condizionali.

La prima riga in Criteri specifica i nomi dei campi. Ogni altra riga in Criteria rappresenta un filtro, che è un insieme di restrizioni sui campi corrispondenti. Le restrizioni sono descritte utilizzando la notazione Query per esempio e possono includere un valore da abbinare o un operatore di confronto seguito da un valore di confronto. Esempi di restrizioni sono: "Cioccolato", "42", "> = 42", "<> 42". Una cella vuota significa nessuna restrizione sul campo corrispondente.

Un filtro corrisponde a una riga del database se vengono soddisfatte tutte le restrizioni del filtro (le restrizioni nella riga del filtro). Una riga del database (record) soddisfa i criteri se e solo se almeno un filtro lo corrisponde. Un nome di campo può apparire più di una volta nell'intervallo Criteri per consentire più restrizioni applicabili contemporaneamente (ad esempio, temperatura> = 65 e temperatura <= 82).

DGET è l'unica funzione di database che non aggrega valori. DGET restituisce il valore del campo specificato nel secondo argomento (analogamente a un CERCA.VERT) solo quando esattamente un record corrisponde a Criteria; in caso contrario, restituisce un errore che indica assenza di corrispondenze o corrispondenze multiple