Sei sopraffatto dalle grandi quantità di dati che devono essere monitorati nella tua organizzazione? Forse stai attualmente utilizzando un sistema di archiviazione cartacea, documenti di testo o un foglio di calcolo per tenere traccia delle tue informazioni critiche. Se stai cercando un sistema di gestione dei dati più flessibile, un database potrebbe essere solo la salvezza che stai cercando e Microsoft Access 2013 offre un'opzione eccellente.
Cos'è un database?
Al livello più elementare, un database è semplicemente una raccolta organizzata di dati. Un sistema di gestione del database (DBMS) come Microsoft Access, Oracle o SQL Server fornisce gli strumenti software necessari per organizzare tali dati in modo flessibile. Include servizi per aggiungere, modificare o cancellare dati dal database, porre domande (o interrogazioni) sui dati memorizzati nel database e produrre report che riepilogano i contenuti selezionati.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 offre agli utenti una delle soluzioni DBMS più semplici e flessibili oggi disponibili sul mercato. Gli utenti abituali dei prodotti Microsoft apprezzeranno l'aspetto familiare di Windows e la stretta integrazione con altri prodotti della famiglia Microsoft Office. Per ulteriori informazioni sull'interfaccia di Access 2013, leggi il nostro Tour per l'interfaccia utente di Access 2013.
Esaminiamo innanzitutto tre dei componenti principali di Access che la maggior parte degli utenti di database incontrerà: tabelle, query e moduli. Se non si dispone già di un database di Access, è possibile leggere la sezione relativa alla creazione di un database Access 2013 da zero o la creazione di un database Access 2013 da un modello.
Tabelle di Microsoft Access
Le tabelle comprendono gli elementi costitutivi fondamentali di qualsiasi database. Se hai familiarità con i fogli di calcolo, troverai tabelle di database estremamente simili.
Una tabella di database comune potrebbe contenere informazioni sui dipendenti, incluse caratteristiche come nome, data di nascita e titolo. Potrebbe essere strutturato come segue:
- Numero Identità dell'impiegato
- Cognome
- Nome di battesimo
- Titolo
- Saluto
- Data di nascita
Esamina la costruzione della tabella e scoprirai che ogni colonna della tabella corrisponde a una caratteristica specifica del dipendente (o attributo in termini di database). Ogni riga corrisponde a un particolare dipendente e contiene le sue informazioni. Questo è tutto ciò che c'è da fare. Se aiuta, pensa a ciascuna di queste tabelle come un elenco di informazioni in stile foglio di calcolo. Per ulteriori informazioni, leggi Aggiunta di tabelle a un database di Access 2013
Recupero di informazioni da un database di Access
Ovviamente, un database che memorizza solo le informazioni sarebbe inutile: abbiamo bisogno di metodi per recuperare le informazioni. Se si desidera semplicemente richiamare le informazioni memorizzate in una tabella, Microsoft Access consente di aprire la tabella e scorrere i record contenuti al suo interno. Tuttavia, il vero potere di un database risiede nella sua capacità di rispondere a richieste o query più complesse. Le query di accesso offrono la possibilità di combinare dati da più tabelle e inserire condizioni specifiche sui dati recuperati.
Immagina che la tua organizzazione richieda un metodo semplice per creare un elenco di quei prodotti che stanno attualmente vendendo al di sopra del loro prezzo medio. Se hai semplicemente recuperato la tabella delle informazioni sul prodotto, svolgere questa attività richiederebbe una grande quantità di ordinamento attraverso i dati ed eseguendo calcoli a mano. Tuttavia, la potenza di una query ti consente semplicemente di richiedere che Access restituisca solo quei record che soddisfano la condizione di prezzo medio sopra riportata. Inoltre, puoi indicare al database di elencare solo il nome e il prezzo unitario dell'articolo.
Per ulteriori informazioni sulla potenza delle query di database in Access, leggi Creazione di una query semplice in Microsoft Access 2013.
Inserimento di informazioni in un database di accesso
Finora, hai imparato i concetti dietro l'organizzazione delle informazioni in un database e il recupero delle informazioni da un database. Abbiamo ancora bisogno di meccanismi per inserire le informazioni nelle tabelle in primo luogo. Microsoft Access fornisce due meccanismi primari per raggiungere questo obiettivo. Il primo metodo consiste semplicemente nel far apparire la tabella in una finestra facendo doppio clic su di essa e aggiungendo informazioni alla sua base, proprio come si aggiungerebbero informazioni a un foglio di calcolo.
Access offre inoltre un'interfaccia di moduli intuitiva che consente agli utenti di inserire le informazioni in forma grafica e di farle passare in modo trasparente al database. Questo metodo è meno intimidatorio per l'operatore di data entry ma richiede un po 'più di lavoro da parte dell'amministratore del database. Per ulteriori informazioni, leggi Creazione di moduli in Access 2013.
Rapporti di Microsoft Access
I report forniscono la capacità di produrre rapidamente riepiloghi formattati in modo attraente dei dati contenuti in una o più tabelle e / o query. Attraverso l'uso di trucchi e modelli di collegamento, gli utenti del database possono creare report letteralmente in pochi minuti.
Supponiamo di voler produrre un catalogo per condividere le informazioni sul prodotto con i clienti attuali e potenziali. Nelle sezioni precedenti, abbiamo appreso che questo tipo di informazioni poteva essere recuperato dal nostro database attraverso l'uso giudizioso delle query. Tuttavia, ricorda che questa informazione è stata presentata in forma tabellare - non esattamente il materiale di marketing più attraente. I report consentono l'inclusione di grafica, formattazione attraente e impaginazione. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di report in Access 2013.
