Ottenere le cose fatte: GTD in poche parole

GTD, o Getting Things Done, è un sistema di produttività personale per aiutarti a organizzare e gestire i tuoi impegni e responsabilità. È stato sviluppato dal guru della produttività David Allen e reso popolare nel suo libro Finire di fare le cose . L'obiettivo di utilizzare un sistema come questo è quello di raggiungere e mantenere un controllo calmo e mirato di tutto nella tua vita (sia sul lavoro che sul personale) - utile sia per i dipendenti sul posto che per le persone che gestiscono o dirigono regolarmente il proprio tempo e le proprie attività (telelavoratori, professionisti mobili e imprenditori).

Nozioni di base di GTD

Se sei interessato alla produttività personale o ai sistemi di flusso di lavoro, dovresti leggere quello di David Allen Finire di fare le cose , "L'arte della produttività senza stress". Indipendentemente dal fatto che tutte le sue raccomandazioni siano d'accordo con te, il libro offre molti consigli utili per gestire il tuo tempo e le tue responsabilità.

Per una rapida panoramica del sistema GTD, ecco alcuni dei principi essenziali di questo modello di produttività:

Cattura tutto ciò che devi fare, stai pensando, potrebbe aver bisogno di occupartene - cioè "roba" - in un luogo fidato (una casella di posta fisica e / o digitale). Questo primo esercizio è solo per scaricare tutte le informazioni che girano nella tua testa o in varie parti della tua casa nella tua casella di posta, senza che tu debba prima analizzare o organizzare. Questo ti aiuterà a svuotare la mente ea darti un posto affidabile per trovare quelle strane informazioni che ti serviranno ad un certo punto. Per molte persone, solo questo passo da solo può essere liberatorio
Regolarmente (ad esempio, settimanalmente) passa attraverso la posta in arrivo per ordinare le informazioni e le attività in tre sezioni principali:
- Calendario: azioni sensibili al tempo e cose che devono essere gestite in un determinato momento. Uso Google Calendar per questo perché mi consente di vedere appuntamenti e ricevere promemoria mentre sei in viaggio; si sincronizza anche bene con Outlook.
- Elenchi di azioni: elenchi delle azioni fisiche e visibili necessarie per andare al passaggio successivo nel completamento di un progetto o nell'assunzione di un impegno (ad es. "Chiamate" o "Ricerca Google"). Se uno qualsiasi dei tuoi impegni richiede più di un passaggio, aggiungili a Elenchi "Progetti". Uso la lista di cose da fare online Toodledo perché ha un'app gratuita per Android, ma anche altri come Remember the Milk. O potresti usare elenchi di carta o schede. Ricorda, l'obiettivo è trovare ciò che funziona meglio per te.
- Ordini del giorno: Questi elenchi acquisiscono elementi che coinvolgono altre persone o potrebbero dover essere discussi durante le riunioni. Altri elenchi speciali catturano gli elementi "In attesa" e "Forse / Un giorno".
Settimanale o giornaliero, fare riferimento al calendario e agli elenchi delle azioni successive così puoi spostare i tuoi impegni fino al completamento.
- Tickler File: Uno strumento utile che David Allen consiglia è un set di 43 cartelle (12 mensili e 31 al giorno) per tracciare gli elementi sensibili al tempo su cui è necessario agire. Controlla quotidianamente i file tickler (utilizzo un organizzatore di pagamenti di 31 giorni come file tickler perché in genere non ho articoli da ritirare per oltre un mese che non possono essere inseriti nel mio Google Calendar. Puoi vedere il organizzatore di banconote di legno accanto al mio monitor esterno nella foto del mio ufficio domestico).
Aggiorna e rivedi costantemente i tuoi impegni (nella tua casella di posta e negli elenchi) in modo che tu possa sentirti sicuro di come stai gestendo e spendendo il tuo tempo.

Quello che mi piace di più del sistema GTD è che è adattabile e flessibile pur fornendo alcuni potenti principi organizzativi. È piuttosto semplice da utilizzare e aiuta a consolidare le attività che devo svolgere per vari impegni lavorativi / personali. E GTD è molto amante del geek, nel senso che puoi davvero dare il massimo per classificare gli oggetti, sviluppare hack e strumenti personalizzati per la produttività personale, e così via. Alla fine, però, ciò che conta davvero di più è ottenere tranquillità e produttività.