Ho una paura intensa di notifiche persistenti. Certo, è un po 'matto, ma mi rifiuto di lasciare intatta qualsiasi bandiera rossa sul mio telefono. Ciò significa che apro immediatamente tutti gli avvisi bancari che ricevo (anche se so che l'acquisto è stato mio), ogni email che ricevo (anche se non lo leggo subito) e ogni testo che vedo (anche se non t rispondere subito).
Potresti pensare per questo che passo ogni secondo della mia giornata con il naso nel telefono, ma non lo faccio. In realtà, mi risparmio un sacco di seccature e ansia eliminando costantemente le notifiche e raggiungendo la casella di posta zero. Questo è quando non solo hai aperto, cancellato e risposto a ogni email, ma l'hai rimosso dalla tua casella di posta in un modo o nell'altro.
Ho parlato con diverse persone con cui lavoro sul perché lasciano così tanti messaggi da leggere, persistendo nelle loro caselle di posta, e ho ottenuto alcune risposte logiche molto ragionevoli: "Mi ricorda di rispondere a loro", "Li uso come -do elenco per il giorno ", " li tengo chiusi se so che voglio leggerli ad un certo punto ma non ho tempo ora "" È più facile trovarli "" È spam, non ho per leggerlo. "
Ma ho anche chiesto loro se si sarebbero sentiti meglio se non avessero avuto e-mail rimanenti, o se li stressasse a vedere un numero così elevato di notifiche accanto alla loro casella di posta, e la maggior parte di loro ha detto di sì ad entrambi. Perché anche se hai quello che pensi sia un sistema infallibile, mentalmente, quella sensazione di incompletezza, di perdere qualcosa, di lasciare la gente in attesa, ti tormenterà comunque.
Quindi la tua migliore opzione è quella di aprire tutto e rimuoverlo dalla tua casella di posta.
Ti sembra impossibile? Pensi di essere troppo in ginocchio per arrivare dove sono? Tieni i tuoi cappelli, perché sto per farti esplodere la mente e la posta in arrivo in cinque semplici passaggi.
Passaggio 1: trova il tuo tempo
Per prima cosa, cerca di capire quanto tempo ti servirà per raggiungere questo obiettivo. Questo dipende anche da quante email hai attualmente nella tua casella di posta: più grande è il numero, più tempo impiegherà.
Se vuoi che questo sia un tipo unico di affare, dovrai bloccare un bel po 'di tempo. Assicurati che questo si adatti perfettamente al tuo programma, non cercare di farlo quando sei stressato, sovraccarico o di cattivo umore, perché è in quel momento che cose come risposte importanti cadono nelle crepe.
Al contrario, se preferisci gestirlo un piccolo passaggio alla volta, un giorno annulla l'iscrizione a tutta la posta indesiderata, un altro giorno crea cartelle e così via, assicurati di bloccare anche quell'orario del tuo programma ogni giorno. Metterlo fisicamente nel tuo calendario o nella tua lista di cose da fare ti fa sentire (più) obbligato a completarlo.
E come nota, la casella di posta zero non sarà mai una cosa singola (ma ne parleremo più avanti).
Passaggio 2: valutare la posta in arrivo
Successivamente, diamo un'occhiata a lungo a cosa stiamo lavorando. Basta guardare: non toccare, eliminare o fare clic su qualcosa ancora. Sfoglia solo le righe dell'oggetto, le date ricevute e il mittente e prendi nota delle tendenze:
- Che tipo di e-mail ricevi regolarmente? Sono quasi tutte newsletter? Posta indesiderata? Messaggi dal tuo capo, famiglia o amici? Lettere a catena?
- Quali sono le linee tematiche? Sono specifici? Ti forniscono facilmente informazioni sul contenuto?
- Di che data sono? Diversi mesi fa? La maggior parte di loro viene da un giorno della settimana?
- Chi ti sta mandando una email? È probabile che una buona parte di essi provenga solo da poche persone o account.
Questo esercizio non solo ti aiuterà a capire il tuo miglior approccio per rispondere, organizzare e condensare la posta in arrivo, ma ti renderà anche consapevole delle tue abitudini tipiche. Se tendi a conservare i messaggi per mesi senza controllarli, allora è un problema di procrastinazione. Se hai più e-mail spazzatura di quelle di lavoro, è un problema prioritario. Se ne ricevi troppe dalle stesse persone, è un problema di comunicazione. E, se stai ricevendo la maggior parte, per esempio, un lunedì, questo è un problema di pianificazione. E fidati di me, tutti questi sono facilmente risolvibili.
Andare avanti…
Passaggio 3: Annulla l'iscrizione e lo spam
La prima cosa che faremo fisicamente è iniziare a cancellare e annullare l'iscrizione a tutto il tuo spam. Rimarrai sorpreso dalla quantità di disordine che cancella da solo, anche prima di gestire le cose importanti.
Ecco i tipi che molto probabilmente ottieni:
- Email di persone a cui rispondi sempre
- Email di persone a cui talvolta rispondi
- Email da persone a cui non rispondi mai
- Newsletter e abbonamenti (a cui ti abboni effettivamente)
- Avvisi sui social media
- Messaggi spazzatura / spam / PR / mittenti non identificati
Queste ultime tre categorie sono quelle di cui ci occuperemo per prime qui, la pila "non lavorativa" o "per divertimento".
Newsletter e abbonamenti
Queste sono le più importanti della posta "spazzatura", perché è probabile che tu ti sia iscritto a queste in un determinato momento per un motivo legittimo. Può essere un negozio che ami e da cui ricevi coupon, un punto vendita, una rivista scientifica, una raccolta di prodotti.
Quindi, prima di interpretare un brutto poliziotto e dire di sbarazzarmi di tutto - il che, onestamente, non è un'idea orribile se vuoi un nuovo inizio - mettiamo tutto in prospettiva e scopriamo cosa stai effettivamente usando. Per ognuno, poniti queste tre domande:
- Quanto spesso li apri?
- Se li apri, con che frequenza li leggi?
- Se le leggi, con che frequenza le usi? (se questo significa stamparlo, inviarlo a un amico, fare riferimento a te nel tuo lavoro, salvarlo e leggerlo di nuovo in seguito)
Se non riesci a rispondere a queste domande, annulla l'iscrizione e cancella. Se non riesci a passare al numero tre, annulla l'iscrizione e cancella. Se non ricordi come hai iniziato a riceverli in primo luogo, annulla l'iscrizione e cancella. Se non li apri abbastanza frequentemente, annulla l'iscrizione e cancella. Se sei sul recinto - bene -Unroll.me è un'app che ti aiuterà a riordinare quella grande pila di abbonamenti in modo da non dover fare il lavoro da solo.
Sii gentile, ma sii onesto con te stesso. Ricorderai davvero di usare quel coupon prima che scada? Tornerai mai a leggere l'articolo? Ti interessa davvero sapere di XYZ? Se non è un entusiasmante "Sì!", Risparmia il mal di testa più tardi e taglia il cavo.
Avvisi sui social media
Ciò costituisce tutte quelle e-mail che ricevi da Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo: ne ho perso qualcuno? Bene, se pensi che si riferisca a questi, gettalo anche nella pila. Alcuni di loro probabilmente dicono qualcosa come "Jesse ha commentato il tuo post" o "Hai 25 nuovi follower", mentre altri sono promozionali, controlli di sicurezza o newsletter.
Per la posta in arrivo zero, sto solo per dire che dovresti provare a mantenere il tuo account e i social media il più separati possibile. Perché oltre a ricevere una notifica di posta in arrivo, probabilmente riceverai anche una notifica telefonica e un numero rosso vivo nell'angolo della tua app, che alla fine la rende ridondante.
Quindi, il tuo prossimo compito è quello di accedere a tutti gli account di social media che hai, fare clic su "Impostazioni" e disattivare tutti gli avvisi e-mail. Quindi, fai clic sull'ultimo che ti ha inviato la piattaforma e premi "annulla iscrizione" per assicurarti di essere anche fuori dalla loro lista.
Il bello è che non è una decisione permanente: puoi sempre tornare indietro e modificare le tue impostazioni. Ma metterei un sacco di soldi per non perdere nulla.
giunca
Un sacco di cianfrusaglie che facciamo su di noi, sia perché distribuiamo le nostre informazioni a negozi casuali, o elenchiamo il nostro indirizzo sui nostri social media o rispondiamo a estranei. Quindi il mio consiglio più grande per te è quello di essere sempre cauti nel dare la tua e-mail e a chi.
Ma alcune delle cose sono inevitabili, e queste sono le cose che dovresti semplicemente eliminare senza aprirle. E per le persone che continuano a inviarti contenuti, assicurati di segnalarli come spam prima di eliminarli in modo che non vengano più visualizzati.
Passaggio 4: organizzarsi
Una volta che hai gestito la maggior parte della lanugine, e solo dopo averla gestita, è tempo di arrivare alle cose carnose o alle prime tre categorie che ho elencato sopra.
Ora, non ho intenzione di dirti come organizzare la tua casella di posta: non esiste un sistema perfetto, una strategia ideale o il metodo "ogni persona di successo fa questo". Sei il custode della tua posta e quindi meriti di organizzarla come desideri. Ma elencherò un paio di approcci che puoi prendere:
Utilizzo di etichette e cartelle
Questa è un'opzione per le persone come me che rifiutano di usare le app quando possono farlo da sole. Innanzitutto, cerca per ogni email se devi rispondere immediatamente, se devi rispondere in seguito, o se non devi rispondere affatto (per questo dirò aprirlo, leggerlo e archiviarlo o eliminarlo nello stesso momento).
Quindi, decidi il tuo piano d'azione. Se hai bisogno di rispondere presto ma non hai il tempo adesso, aggiungilo a Speciali o mettilo in una cartella con l'etichetta "Devi rispondere a" e metti una nota sul tuo elenco di cose da fare per ricontrollare quella cartella.
Se hai bisogno di aspettare più a lungo, forse perché stai lavorando su qualcosa di correlato, invia una breve risposta per far sapere al mittente che hai visto il messaggio e ti risponderà entro X giorni. Quindi, archiviarlo in un'altra cartella con l'etichetta "In elaborazione".
Quando dai un nome alle tue cartelle, assicurati di essere specifico e renderle facilmente riconoscibili. Non c'è niente di peggio che dimenticare dove hai messo i tuoi estratti conto bancari o le informazioni di assicurazione perché la cartella era etichettata "Varie".
Il trucco più importante per aprire ogni messaggio sul posto è avere un altro sistema di backup in atto. Certo, l'utilizzo delle cartelle le mantiene organizzate, ma poiché sono già aperte non è presente alcun segnale di avvertimento per verificarle. Quindi, appoggiati all'elenco delle cose da fare, al calendario online o ai promemoria del telefono per assicurarti di tenere traccia di quando ricevi qualcosa e quando devi tornare a qualcuno.
Utilizzando le app
Se il primo approccio non funziona per te, ci sono sempre app! E ho molto da provare per te.
Per Gmail, prova Inbox by Google, un fantastico strumento che ti aiuta a cercare rapidamente foto o eventi, ordinare i messaggi in categorie e persino sincronizzarti con il tuo calendario. Inoltre, Boomerang, un'estensione di Gmail, ti consente di pianificare l'invio di e-mail in un secondo momento e di inviare aggiornamenti quando tu o qualcuno devi rispondere in modo da non lasciarli mai aperti.
Altre fantastiche app per l'organizzazione includono Sortd, che crea elenchi utili, Organizer, che ordina automaticamente i tuoi messaggi e CloudMagic, che ti consente di posticipare gli elementi per tornare in un secondo momento.
Per rendere il controllo della tua posta in arrivo più divertente su base giornaliera, prova The Email Game, che aumenta i tuoi sforzi e ti premia con un feedback positivo. E per gli avidi utenti mobili, prova Boxer, il tuo ultimo strumento per rispondere e ordinare in modo efficiente e in viaggio.
Passaggio 5: creare un sistema per il futuro
Congratulazioni! (Si spera) hai passato tutte le email, le hai cancellate o ordinate e hai raggiunto quel bellissimo numero zero.
Ma il lavoro non si ferma qui: ora devi trovare un metodo per mantenerlo. Ecco le due cose che ti consiglio di fare per mantenere bassa la tua casella di posta in modo coerente:
Parla con la tua rete
Quando hai analizzato la posta in arrivo nel secondo passaggio, c'erano alcune persone che sono rimaste fuori? Che sia perché ti inviano la maggior parte dei messaggi o perché hanno un orario o un giorno tipico in cui comunicano con te?
Queste persone esatte possono aiutarti a mantenere la posta in arrivo zero (chi l'avresti mai pensato?). Una volta capito quale sistema funziona per te, decidi come ricevere e-mail e informa la tua rete.
Ad esempio, il mio capo cerca per riga dell'oggetto per trovare le e-mail di cui ha bisogno, quindi mi assicuro sempre di fornirle informazioni sufficienti nella riga dell'oggetto in modo che siano facili da trovare. Allo stesso modo, inviamo molti aggiornamenti non urgenti avanti e indietro. Invece di rispondere al loro arrivo, abbiamo creato un sistema per inviare determinati tipi di aggiornamenti solo in determinati giorni. Ora so esattamente quali tipi di messaggi aspettarsi e quando.
La comunicazione aperta non è solo la chiave per avere un flusso di lavoro organizzato e rispettoso, ma la sua mancanza potrebbe anche essere ciò che contribuisce alla tua folle casella di posta. Quindi, siediti con il tuo capo e i tuoi colleghi e fai loro sapere come inviarti meglio le cose, e chiedi anche loro cosa preferiscono!
Ci saranno anche momenti in cui ricevi molte e-mail su cose di cui potresti facilmente parlare di persona. Se ciò accade molto, invece di comunicare online, pianificare riunioni settimanali per esaminare tutte queste informazioni.
Pianifica l'orario e-mail nel tuo giorno
Anche se la tua casella di posta contiene centinaia e migliaia di e-mail non lette, scommetto che controlli il tuo account ogni giorno, se non ogni ora. Quindi perché sfugge al controllo così in fretta?
Suppongo che tu non lo controlli attivamente . Probabilmente lo aggiorni, scorri verso il basso per vedere chi ha inviato cosa e poi chiudi prima di aprire o leggere qualcosa.
Cambiamo questa abitudine: inizia a mettere da parte 15 minuti all'inizio e alla fine di ogni giorno (o brevi momenti ogni due ore), per passare attraverso e aprire ogni singola cosa che entra. Renderlo una priorità come qualsiasi altra attività. E dopo un po ', sarai in grado di aprire, leggere, eliminare, archiviare e contrassegnare ogni tipo di email che ricevi in pochi secondi.
L'ultima cosa che consiglierò è di tenere separati il lavoro e gli account personali. Più mescoli i due, più è probabile che si crei spam non letto nel tuo account di lavoro e messaggi importanti vengano persi in quello personale.
Ho notato, dopo aver esaminato una serie di resoconti dei miei colleghi, che i loro lavori sono molto più organizzati perché, comprensibilmente, prendono seriamente la loro carriera. Ma la tua vita personale merita tanto amore. Quindi, se non sei nella casella di posta zero lì, dagli il tempo e l'energia necessari per essere altrettanto pulito. Perché credo sinceramente che una vita ordinata, in tutte le aree, sia più felice e meno stressante.
Ha funzionato per te? Hai altri suggerimenti per hackerare la casella di posta zero? Mandami un tweet!
