Anche quando hai grandi collaboratori e un capo piacevole, ad un certo punto, sarà necessario avere una conversazione difficile con qualcuno nel tuo ufficio. Potresti trovarti a prepararti per uno scontro per una serie di ragioni diverse: dal dare seguito a un commento che ti ha cancellato nel modo sbagliato a chiedere un aumento a causa di tutte le responsabilità extra che hai recentemente assunto.
Sfortunatamente, le conversazioni difficili sono proprio queste: difficili. Per assicurarmi di allontanarti dalla discussione con i risultati desiderati, ho scoperto che è meglio dedicare del tempo concentrato alla preparazione. Questo mi aiuta a pensare in diversi scenari e a chiarire esattamente cosa voglio dire, indipendentemente da come la situazione progredisce, specialmente quando penso che la conversazione possa diventare emotiva, come quando devo dare una revisione della performance o quando voglio discutere qualcosa che mi ha sconvolto con il mio manager.
Ecco il processo in cinque passaggi infallibile che utilizzo per preparare:
Passaggio 1: chiarire cosa si desidera ottenere dalla conversazione
La cosa più importante da fare quando ci si prepara per una conversazione difficile è assicurarsi di poter articolare il risultato desiderato. Se non sei chiaro su questo, sarà molto più facile per la conversazione uscire dai binari.
Il risultato ideale dovrebbe essere abbastanza specifico e includere un risultato attuabile. Ad esempio, se qualcuno ha fatto un commento che ti ha offeso, il tuo risultato ideale potrebbe essere che lui o lei accettino di smettere di usare quel tipo di linguaggio.
Passaggio 2: pianificalo
Una volta che sai dove vuoi che finisca la tua conversazione, prenditi del tempo per pianificare come arrivare. Tutte le cose che hai imparato sulla condivisione dei sentimenti suonano vere qui: usa le dichiarazioni "io" ("Mi sento frustrato quando sono escluso dalle riunioni del progetto"), includi esempi specifici per evidenziare il problema e fai una chiara distinzione tra opinioni e fatti ("Questo processo sembra inefficiente" rispetto a "Questo processo è inefficiente").
Puoi usare i punti elenco o annotare alcune note, qualunque cosa funzioni meglio per te. Lo scrivo spesso, perché mi piace sapere esattamente come ho intenzione di inquadrare la conversazione.
Passaggio 3: anticipare la risposta
Quindi, dedica un paio di minuti a riflettere su come pensi che la persona possa rispondere, in modo da poter inquadrare la tua reazione.
Ad esempio, forse ti senti come se fossi escluso da decisioni importanti su uno dei tuoi progetti e vuoi chiedere al tuo capo di includerti. In risposta, il tuo manager potrebbe chiedere: "Quanta capacità hai di partecipare a riunioni aggiuntive?" "Quale prospettiva porterai al processo decisionale?" O "Perché vuoi essere inserito?"
Anticipare queste domande può aiutarti a formulare risposte articolate e sensate.
Passaggio 4: esercitazione
Simile alla pratica delle risposte alle domande del colloquio, dovresti esercitarti a dire la tua parte della conversazione ad alta voce almeno una volta prima di iniziare la discussione. Questo ti aiuterà a appianare qualsiasi piega e apportare modifiche dell'ultimo minuto, qualsiasi cosa, dal cambiare il modo in cui vuoi inquadrare la conversazione a liberare il tuo modo di parlare da "ums" indesiderati.
Passaggio 5: provalo
Ora che ti sei preparato, è tempo di parlare. Consiglio di organizzare una riunione in un luogo privato, come una sala per conferenze o un ufficio, in modo che nessuno di voi si senta affrettato o imbarazzato a trasmettere i propri sentimenti. E se sei nervoso all'inizio della conversazione, dillo e basta! La tua onestà allenterà qualsiasi tensione che potrebbe essere nella stanza e aiuterà a far iniziare le cose.
Attenersi a questo piano di preparazione e la prossima volta che discuterai di una situazione difficile con un collega o un manager, sarai sicuro di essere il migliore.
