Ah, il viaggiatore d'affari. Hollywood vorrebbe farci credere che queste persone sono guerrieri della strada stanchi del mondo che vivono di valigie battute e sopravvivono a cibo discutibile all'aeroporto. Sono privati del sonno, sono in ritardo di jet e si affrettano costantemente a fare riunioni, truccarsi o eseguire un rasoio elettrico sopra le loro ombre delle cinque sul sedile posteriore dei taxi.
E mentre i viaggi d'affari possono sicuramente essere frustranti, non deve esserlo.
I viaggiatori d'affari più esperti sanno come organizzare ogni incontro con facilità. Non sembrano mai rimbombati, rugosi o con gli occhi annebbiati. Sanno persino come divertirsi durante la visita di una nuova città, e anche tu puoi. Per scoprire come, abbiamo parlato con alcuni degli esperti di viaggi d'affari di Booking.com. Ecco cosa avevano da dire.
Prenotare l'hotel giusto è sia arte che scienza
Se viaggi in una città per la prima volta, è consigliabile ricercare cose come la pedonabilità e il traffico nelle ore di punta. Ma poiché il traffico è molto al di fuori del tuo controllo, fai del tuo meglio per rimuoverlo dalla tua equazione di pianificazione. Seqouya Springfield, dirigente del servizio clienti di Booking.com con sede a Orlando, ha sottolineato l'importanza di prenotare l'alloggio il più vicino possibile all'ufficio o al centro congressi del cliente.
"Anche se trovi un hotel più economico o uno con servizi migliori più lontano dalla tua destinazione, stai facendo un compromesso in termini di costi di viaggio e tempo di viaggio", ha detto. "Non sai come sarà il traffico in una nuova città, quindi la scelta più intelligente è l'hotel più vicino alla tua destinazione."
Ha aggiunto che ci sono alcuni errori da principiante che possono creare grossi mal di testa ai viaggiatori d'affari.
"Se qualcuno nella tua azienda prenota la tua camera, assicurati che prenoti nel posto giusto", ha detto. "Condividi le tue preferenze e priorità con l'assistente amministrativo o chiunque altro stia prenotando la tua stanza. Assicurati che sappiano anche dove sono le tue riunioni."
"E", ha aggiunto, "se stanno prenotando con una carta che non è a tuo nome, verifica con l'hotel in anticipo per scoprire se hai bisogno di un modulo di autorizzazione e assicurati che i nomi di tutti siano sulla stanza se tu stai viaggiando con un gruppo! "
Pack come un professionista
Dov Dorati è uno specialista in partnership con sede a Miami con Booking.com e un veterano viaggiatore d'affari. È anche saldamente nel campo "non controllare mai una borsa a meno che non sia necessario". Quindi, come può rimanere pressata e acuta quando vive fuori da una singola borsa per il trasporto?
"Compra quanti più vestiti puoi senza rughe", ha detto. "Se stai pianificando di indossare un abito o un blazer per la riunione del cliente, indossa la giacca sull'aereo. Ciò risparmierà spazio nella borsa e eviterà che la giacca si stropiccia durante il trasporto. Indossa le tue scarpe più grandi e ingombranti anche l'aereo ".
Concediti un sacco di tempo
Hai molto sul piatto, quindi vuoi ridurre al minimo i tempi di viaggio prenotando un volo che arriva con il tempo sufficiente per arrivare a destinazione, giusto?
Sbagliato.
"Se hai un incontro di prima mattina, vola la sera prima", ha dichiarato Miles McMullin, un key account manager del team di Booking.com for Business. "Non hai alcun controllo sui ritardi dei voli, quindi concediti un sacco di tempo viaggiando la sera prima. Puoi sempre lavorare dopo il tuo arrivo e potresti anche avere il tempo di esplorare un po 'anche la città."
Un altro modo per massimizzare il tempo e minimizzare lo stress è evitare le connessioni ogni volta che è possibile. Ottieni voli diretti per la tua destinazione, se disponibili.
E una volta arrivato, non commettere l'errore di sottovalutare il traffico. Se ti trovi in una nuova città e non conosci la situazione del traffico, concediti più tempo per recarti nell'ufficio del tuo cliente di quanto pensi di aver bisogno. Non c'è niente di peggio che presentarsi in ritardo!
La prenotazione dell'ultimo minuto può essere una benedizione e una maledizione
I viaggi d'affari dell'ultimo minuto sono impossibili da evitare, soprattutto se si è in un ruolo di fronte al cliente. Ma, come ha sottolineato Miles, prenotare un hotel all'ultimo minuto può effettivamente aiutarti a ottenere un soggiorno più elegante.
"Gli hotel spesso scontano il loro inventario invenduto (che significa camere libere) all'ultimo minuto per cercare di ridurre al minimo le perdite", ha detto Miles. "Quindi puoi spesso ottenere una stanza più bella in un hotel più elegante per molto meno di quanto pagheresti normalmente per una camera comparabile."
Ma c'è anche un aspetto negativo nel viaggiare all'ultimo minuto: il tuo volo sarà molto più costoso rispetto a se hai prenotato in anticipo. La lezione qui? Prenota i voli il più presto possibile e considera la possibilità di prenotare camere più vicine alle date del tuo viaggio se la tua compagnia lo consentirà.
Divertiti con stile
Una delle parti migliori dei viaggi d'affari è portare i clienti in città per cena (e forse qualche drink). Questo può essere un momento chiave per consolidare una relazione di lavoro o concludere un nuovo accordo. Può anche essere un potenziale campo minato se non hai fatto i compiti.
"Il primo passo è conoscere le tue opzioni", ha detto Dov. "Siti come OpenTable sono grandi risorse quando si tratta di cercare ristoranti in una nuova città. Leggi le recensioni e controlla sempre il menu per assicurarti di poterlo effettivamente permettere. E - questo è fondamentale - fai sempre una prenotazione. Non c'è niente più imbarazzante che portare fuori un cliente e non riuscire a trovare un tavolo ".
Miles ha anche aggiunto alcune parole di saggezza sull'argomento:
"Chiedi alla gente del posto i loro luoghi preferiti", ha detto. "Parla con i tuoi baristi e server dove vogliono andare. Chiedi anche allo staff dell'hotel. Puoi davvero stupire un cliente portandolo da un favorito locale invece di scegliere il posto più elegante della città."
Ora che hai sentito dagli esperti, il tuo prossimo viaggio d'affari dovrebbe essere meno stressante, più produttivo e forse anche molto più divertente. Ti lasceremo con un ultimo consiglio: non perdere le tue entrate! Porta una cartella e inserisci tutte le ricevute e scatta una foto di ognuna con il tuo telefono. Ciò renderà la tua prossima nota spese molto meno dolorosa da compilare.
