Ci sono molti assistenti amministrativi di talento là fuori. Ho incontrato molte persone, sia maschi che femmine, che hanno fatto carriera come assistenti esecutivi, dirigenti d'ufficio o coordinatori amministrativi, coltivando i loro talenti nella pianificazione di eventi, gestione di progetti e portineria in una carriera ben pagata. Questo tipo di lavoro è importante e fa funzionare le aziende.
Tuttavia, non sono un assistente amministrativo, né ho un talento particolare in questi compiti amministrativi. Sono bravo con i clienti, ma quando si tratta di coordinare i viaggi e i trasporti di più persone, non sono la tua ragazza. Sono amichevole, ma la mia voce, simile all'intonazione di quella di un bambino di 10 anni, non si presta a un comportamento da telefono professionale. Non so naturalmente quanti chili di insalata di patate ordinare per un pranzo di 20 persone. In effetti, non ho mai organizzato una grande festa, mia madre ha pianificato il mio intero matrimonio.
Eppure, si è spesso ritenuto che avrei assunto compiti amministrativi sul lavoro - prendere appunti, ordinare il pranzo, fare copie - perché sono l'unica donna coinvolta in un progetto. Molte donne professioniste hanno condiviso esperienze simili con me. In effetti, un ex collega nel settore dell'editoria e dei media mi ha recentemente detto che i suoi colleghi maschi davano per scontato che avrebbe inviato inviti di calendario, prenotato sale riunioni e preso appunti per un progetto interdipartimentale. È senior director e ha oltre 15 anni di esperienza, alla pari o superiore a quella dei suoi colleghi.
Ciò che è ancora più inquietante è l'assunto che le donne sono in qualche modo più attrezzate per fare queste cose rispetto alle loro controparti maschili. Sebbene abbiamo fatto così tanti progressi, alcuni (anche se, ovviamente, non tutti) dei nostri colleghi maschi più anziani non riescono a scuotere la convinzione che noi ragazze siamo solo migliori nel prendere appunti e inviare inviti.
Esito a scrivere un articolo su come gestire questa situazione perché la responsabilità di invertire le tradizioni culturali non dovrebbe ricadere esclusivamente su un genere. Ma, se sei come me, hai del lavoro da fare (lavoro effettivo, il lavoro che sei pagato per fare) e devi eliminare questo problema sul nascere mentre sta accadendo. Quindi, riconoscendo che si tratta di soluzioni a breve termine per un problema che richiederà più di un paio di giorni lavorativi per correggere, ecco cosa ha funzionato per me.
1. Chiediti: è questo un momento “All Hands on Deck” o è inappropriato?
Non mi dispiace lanciarmi durante una situazione "tutte le mani sul ponte". Ad esempio, attualmente lavoro per una piccola startup e, a causa delle dimensioni e del budget dell'azienda, ho assunto responsabilità relative a operazioni, finanza e risorse umane che normalmente non sarebbero richieste a qualcuno nel marketing. Non considero queste responsabilità aggiuntive inopportune, ma piuttosto la disposizione della terra nel mondo delle startup.
Se, d'altra parte, scopri che i membri del tuo team ti chiedono ripetutamente (invece di altri professionisti altrettanto abili, e soprattutto invece dei tuoi colleghi maschi) di occuparti di compiti amministrativi non correlati alla tua posizione, come ordinare o raccogliendo il pranzo: passa al n. 2.
2. Non stabilire un precedente
In una delle mie prime posizioni fuori dalla scuola di specializzazione, mi sono offerto di prendere il pranzo per il mio capo il primo giorno. Stavo cercando di essere gentile, ma inconsapevolmente ho creato un precedente pericoloso: da allora in poi mi ha chiesto di pranzarlo tutto il tempo.
Non c'è niente di sbagliato nell'essere amichevoli e disponibili, ma ci sono molti modi per esprimere la volontà di andare oltre la chiamata del dovere oltre a fare commissioni personali o saltare quando qualcuno ha bisogno di qualcosa di FedExed. Impara dal mio errore e pensa a lungo prima di percorrere questa strada.
In effetti, puoi anche impostare il precedente che non farai: se fai parte di un team di progetto a cui non è stata assegnata una persona amministrativa, prenditi del tempo durante la riunione di pianificazione iniziale per rispondere direttamente alla domanda su chi lo farà occuparsi dell'organizzazione delle riunioni, della stampa dei documenti e così via. Raccomanda fin dall'inizio che questi compiti siano suddivisi tra tutti o che i membri del team si alternino.
3. Insegnate loro come pescare
L'obiettivo del volontariato per completare le attività amministrative dovrebbe essere quello di mostrare la tua volontà di collaborare e svolgere il lavoro, non di mostrare che farai solo lavoro per altre persone. Tenendo presente ciò, se scopri che i colleghi ti chiedono ripetutamente di scansionare, inviare fax, copiare o pianificare riunioni, dì semplicemente: "Lascia che ti mostri come fare in modo da non dover continuare a chiedermelo. È davvero facile. ”E poi guidali attraverso il processo.
Ciò scoraggerà entrambi la persona dal chiedere nuovamente questo favore e diminuirà il sentimento sciocco di "Sono così indifeso e cattivo con la tecnologia, non è così carino?" Che spesso accompagna queste richieste. Sappiamo entrambi che compiti come questi non richiedono poteri magici, solo pochi minuti di tempo. E a proposito di tempo:
4. Stand up for Your Valuable Time
Se un collega ti chiede di copiare e fascicolare una pila di documenti di 40 pagine, ti sta chiedendo di dedicare tempo a un'attività che molte persone potrebbero fare invece di lavorare sui tuoi progetti reali, che, presumibilmente, solo tu puoi fare.
Le attività clericali sono importante, ma ciò non significa che devi prenderti cura di loro giorno dopo giorno. Hai un altro lavoro da svolgere e prenderti del tempo potrebbe avere effetti dannosi. Se le tue prestazioni soffrono perché stai dedicando troppo tempo alle attività amministrative, il tuo manager vedrà ciò come un'incapacità di stabilire le priorità in modo efficace. È inoltre possibile inviare un messaggio in cui si preferisce effettivamente il lavoro relativo alle operazioni. Ricorda, invece, che qualsiasi responsabilità "facoltativa" dovrebbe essere l'opportunità di dimostrare le tue abilità, sviluppare professionalmente o mostrare al tuo manager che stai pensando consapevolmente al tuo futuro con l'azienda.
Non posso sottolineare abbastanza che non c'è nulla di umiliante nel lavoro amministrativo. Ma se non hai un ruolo amministrativo, non c'è motivo per cui i tuoi colleghi dovrebbero richiedere o presumere che tu sia l'amministratore predefinito solo perché sei l'unica donna nella sala conferenze. Difenditi e torna al lavoro.
