Come probabilmente saprete ormai tutti, sono un grande fanatico della posta elettronica. Sia che tu voglia sapere come organizzare la tua casella di posta, cancellarla durante il fine settimana o fare una pulizia di primavera completa, sono la tua ragazza. Ma c'è una cosa di cui non abbiamo ancora parlato: come gestire le singole e-mail quando arrivano.
Ecco lo scoop. Il modo migliore per prendere il controllo della tua casella di posta è prendere una decisione su cosa fare con ogni e-mail la prima volta che la vedi, invece di dare un'occhiata e promettere di gestirla in seguito. Questo ha due vantaggi: si assicura che la posta in arrivo non si trasformi in un disordine disordinato in primo luogo e ti fa risparmiare tempo non dover guardare la stessa e-mail più di una volta.
Sembra difficile, ma non lo è - ci vogliono solo un po 'di pianificazione e alcune semplici domande. Iniziamo.
Scegli un tempo
Innanzitutto, a meno che il tuo lavoro non richieda di essere immediatamente pronto a rispondere alle e-mail, ti consiglio di leggere tutta la tua nuova posta in un determinato orario ogni giorno. Questa volta può essere diverso ogni giorno, deve solo essere intenzionale: ad esempio, oggi mi metterò da parte dalle 9 alle 10 per passare attraverso la mia casella di posta, quindi lo guarderò di nuovo dalle 4-5. Nel mezzo, cercherò email importanti ma ignorerò il resto.
So che è difficile da fare (e sì, sono stato conosciuto per fare clic su una GIF in giro!), Ma se ti attieni a questo programma, scoprirai che passare attraverso la tua casella di posta è molto meno schiacciante. Per non parlare, avrai grandi pezzi di tempo per arrivare davvero al lavoro reale.
Chiediti questo
Il prossimo passo è passare attraverso la tua casella di posta, leggere ciascuna e-mail una per una e porti questo breve elenco di domande per ogni messaggio:
1. Ho bisogno di ricevere questa email?
So di sembrare un disco rotto, ma dovresti chiedertelo ogni volta. È un buon promemoria per annullare l'iscrizione, filtrare e rimuovere te stesso dagli elenchi e dalle newsletter che non ti servono. Ridurre l'email è sempre una vittoria nel mio libro.
2. Devo rispondere a questa domanda?
Sorprendentemente, la risposta non è sempre sì. Se è un'e-mail informativa o un'e-mail di gruppo che non richiede la tua risposta, leggila, prendi nota di tutte le informazioni utili, quindi archivia o archivia.
3. Sono la persona giusta per affrontare questo, o dovrei consegnarlo?
Sulla stessa linea, ricorda che non devi portare l'onere di fare tutto ciò che ti è richiesto. Sai cosa intendo: quei numeri che hai usato per estrarre fino a quando non hanno assunto un analista junior, ma che il tuo capo continua a chiederti invece, la pianificazione dei viaggi che dovrebbe davvero passare attraverso un reparto diverso, il numero di scricchiolii che ti viene chiesto di fare anche se non è nella descrizione del tuo lavoro. Consegnare quelle attività periferiche alla persona giusta e non solo cancellerai la posta in arrivo, ma lascerai più tempo per svolgere il tuo lavoro principale.
4. Ho bisogno di informazioni da qualcun altro per rispondere?
Se la risposta qui è sì, chiedi ora a quella persona le informazioni in modo da poter spostare l'e-mail dal piatto. Potresti voler rispondere facendo sapere al mittente che ci stai lavorando e prendere nota per verificare con la persona che stai aspettando tra qualche giorno. Nel frattempo, archivia via l'e-mail o usa Boomerang per recuperarla nella posta in arrivo al momento giusto.
5. Posso rispondere subito all'e-mail in meno di 5 minuti?
Qui è dove la maggior parte delle persone inciampa. Un buon numero di e-mail non richiede informazioni aggiuntive da parte tua o di chiunque altro e può essere risposto abbastanza rapidamente. In tal caso, rispondi immediatamente all'email; ti farà risparmiare il tempo di rileggere, elaborare e pensarci una seconda volta. Bonus: prima rispondi a un'email, più accettabile è una risposta super breve.
6. È urgente?
L'urgenza è sfortunatamente fuori dalle tue mani, quindi se l'e-mail è urgente, decidi se vuoi occupartene subito o prenditi cura di te quando hai finito di svuotare la posta in arrivo. Sono a favore di quest'ultimo, dal momento che passerai un po 'di passo se passi da passare qualche minuto su ogni e-mail a scavare in un singolo problema.
Gestisci il resto, alle tue condizioni
E il resto? Se l'e-mail richiede più di una risposta di cinque minuti e non è urgente, decidi quando è il momento migliore per affrontarla.
Di solito mi occupo delle e-mail che richiedono una lunga risposta scritta alla fine della mia posta in arrivo. Oppure, se sto vivendo una giornata intensa, li boomerang in un giorno in cui penso che avrò più tempo. Per i messaggi che richiedono più lavoro (mettendo insieme un mock-up, facendo un po 'di scricchiolio dei numeri di Excel), inserisco quelle attività nell'elenco delle cose da fare e le pianifico per un periodo di tempo senza e-mail sulla mia pianificazione.
Suggerimento professionale: per rendere questo processo ancora più veloce, imposta la tua e-mail in modo che una volta gestita una e-mail e archiviata o eliminata, verrai reindirizzato alla successiva nella posta in arrivo anziché tornare a l'elenco di e-mail. (Per Gmail, puoi farlo tramite l'opzione di avanzamento automatico in Google Labs.) Ciò ti garantirà di superare tutte le tue e-mail invece di passare il tempo a decidere a quale messaggio prestare attenzione al prossimo!
