È probabile che la tua casella di posta sia molto simile a quel cesto abbandonato di cose seduto nel retro del tuo armadio. Sai che sta morendo per essere ripulito (e ospita molte sorprese nascoste), ma il pensiero di affrontare un simile compito è travolgente. E chi ha sei ore di tempo libero per risparmiare qualcosa del genere?
Ma organizzare le tue e-mail non deve richiedere tutto il giorno, anzi, puoi farlo in un'ora se ti riservi il tempo.
Minuti da 1 a 10: cancella la spazzatura
Imposta un tempo per 10 minuti e inizia a cancellare in massa (o archiviare) tutti i messaggi che ritieni non siano necessari, come notifiche dagli account dei social media, promemoria per eventi passati, conferme per consegne che hai già ricevuto, newsletter che hai già letto (o non leggerà mai), e-mail che non sono più pertinenti.
Puoi semplificarlo cercando nella tua casella di posta i mittenti o le righe dell'oggetto comuni (ad esempio: le notifiche di LinkedIn) ed eliminando una serie di elementi contemporaneamente.
Minuti da 10 a 30: creare cartelle ed etichette
Ora è il momento di organizzare i messaggi rimasti che non richiedono alcuna azione ma che è necessario o che si desidera conservare.
Esistono tanti sistemi di cartelle quanti sono gli utenti di posta elettronica, ma uno semplice da provare è creare una cartella per qualsiasi argomento o tipo di e-mail che contenga più messaggi ad essa correlati. Quindi, ciò potrebbe significare cartelle come: ricevute, progetti, viaggi e così via. Puoi sempre aggiungere e adattare le cartelle mentre impari cosa funziona meglio per te.
Per velocizzare questo processo, puoi persino creare una cartella "A file successivo" per tutto ciò di cui non sei affatto sicuro e una cartella "Annulla iscrizione" per tutto ciò che non desideri più. Suggerimento: quelle sono ottime cartelle da ordinare quando hai cinque minuti tra una riunione e l'altra.
Oh! E se vuoi essere ancora più organizzato, prova alcune etichette (chiamate "categorie" da Outlook) per aggiungere più informazioni ai tuoi messaggi. Puoi avere più etichette su una e-mail o anche più livelli di etichette. Quindi, quell'e-mail nella cartella "Viaggio" può avere un'etichetta principale di "New York 2018" e delle etichette secondarie di "Voli" e "Lunedì".
Minuti da 30 a 50: utilizzare la regola dei due minuti o creare un elenco di cose da fare per le e-mail che richiedono un'azione
Le e-mail che ti rimangono ora dovrebbero essere solo quelle che richiedono un'azione. Se l'azione può essere completata in meno di due minuti, fallo ora. Se hai bisogno di più tempo per occuparti del messaggio, aggiungilo al tuo elenco di cose da fare con una notifica per ricordarti di farlo effettivamente. Quindi, archivia l'email per mantenere chiara la tua casella di posta (sarai ancora in grado di cercarla in seguito).
Se non sei un creatore di elenchi, puoi invece utilizzare la nuova funzione snooze di Gmail per mostrare l'email nella tua posta in arrivo quando sei pronto a gestirlo. Oppure, se sei un utente di Outlook, la funzione di follow-up ti consente di fare lo stesso.
Minuti da 50 a 60: aggiorna le impostazioni per una facile manutenzione
Congratulazioni per la casella di posta più organizzata al mondo! OK, non la posta in arrivo più organizzata al mondo, ma la tua migliore in arrivo.
Ma non lasciare che la festa continui troppo a lungo o la troverai di nuovo piena. Puoi evitarlo impostando filtri che ordineranno automaticamente i tuoi messaggi in arrivo in modo da non doverlo fare.
Il mio filtro preferito è per le newsletter e offrire e-mail che in realtà voglio leggere ma non ho sempre il tempo giusto quando arrivano. Invece, ho impostato un filtro in Gmail che le invia tutte in una cartella "Leggi più tardi". (Outlook ha una sua versione di filtri chiamata "regole" che può fare un duro lavoro per te.)
Potresti anche prendere in considerazione la possibilità di impostare una risposta automatica per Gmail o Outlook quando non sarai in grado di rispondere alle e-mail il più velocemente possibile (come se fossi a una conferenza, lavori in orari insoliti o in vacanza) .
E, per volare davvero attraverso i tuoi messaggi, puoi abilitare e imparare alcune scorciatoie da tastiera per Gmail o Outlook.
Dopo questa pulizia, ti libererai di quella sensazione fastidiosa di aver perso un messaggio o di quella sensazione di affondamento che devi affrontare una casella di posta piena ogni mattina. In effetti, potresti persino essere pronto a passare a un'organizzazione di posta elettronica più avanzata, ad esempio sfruttando il nuovo Gmail, utilizzando le estensioni di Chrome o provando questo strumento di posta in arrivo AI.
In alternativa, se scopri che hai ancora molto lavoro da fare, inizia a mettere da parte 20 minuti ogni settimana per affrontare questi passaggi uno alla volta. Fallo per alcune settimane e ti ritroverai con una casella di posta che ti semplifica la vita.
