Come manager, una delle risorse più importanti che hai è un dirigente o un assistente amministrativo. Lui o lei può mantenere il tuo ufficio in ordine, il tuo programma in pista e prendere alcune delle attività quotidiane fuori dal piatto.
Ma la sua efficacia ha molto a che fare con te: quanto bene la alleni, condividi le tue aspettative con lei e le dai un feedback. Ci vuole pensiero e pianificazione per creare un ambiente in cui un assistente possa fare bene il proprio lavoro (specialmente per quelli di noi che sono abituati a fare tutto da soli!).
Quindi, che tu sia nuovo o meno nella gestione, ecco alcuni buoni promemoria su come sfruttare al meglio questa preziosa risorsa.
1. Armalo per il successo
Il tuo assistente amministrativo è lì per semplificarti la vita, ma non sarà in grado di farlo a meno che non sappia come, esattamente, può aiutarti. Fin dall'inizio, assicurati di darle abbastanza tempo, formazione e risorse per eccellere. Fornisci istruzioni su ciò di cui hai bisogno e quando ne hai bisogno, insieme a esempi concreti di ciò che stai cercando. Ciò è particolarmente vero se la tua assistente è nuova, ma riconosci che anche se è una veterana, potresti voler fare le cose in modo diverso rispetto al suo ultimo capo. Essere chiari e fornire le nozioni di base prepara entrambi per efficienza e successo.
2. Costruire una relazione di fiducia
Pianifica di incontrarti regolarmente con il tuo assistente per discutere dei progetti attuali e degli aggiornamenti dello stato. Farle sapere cosa sta succedendo ad altri livelli dell'azienda la aiuterà a capire come il suo lavoro si inserisce nel quadro generale. E quando potrà apprezzare di più ciò che stai facendo, sarà in grado di identificare altri modi per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.
3. Invia (e accetta) feedback
Se il tuo assistente fa qualcosa che non soddisfa le tue aspettative, non limitarti a sentirti frustrato: indica dove non sei soddisfatto e offri suggerimenti su come gestirlo in modo diverso in futuro.
Ciò che è ugualmente importante, tuttavia, è essere aperto al suo feedback. La società è un posto diverso dal suo punto di vista, quindi consentirle di condividere apertamente i suoi pensieri e suggerimenti può darti preziose intuizioni. Inoltre, potresti avere cattive abitudini che non ti rendi conto - dando istruzioni verbali e scritte contraddittorie, per esempio, o non dare abbastanza preavviso quando desideri che una grande sala per conferenze sia prenotata - che puoi modificare per rendere entrambe le tue vite molto più facili.
4. Mostra la tua gratitudine
Un grande assistente facilita il tuo carico di lavoro e ti fa apparire bene, quindi sii generoso con lode quando è dovuto. Una riunione del personale o un evento in ufficio è un luogo ideale per mostrare pubblicamente il tuo apprezzamento, ma non trascurare mai l'opportunità di mostrare la tua gratitudine con un semplice "ottimo lavoro" verbale. Puoi anche regalarlo a un cappuccino occasionale o un paio di biglietti per il cinema. Un buon datore di lavoro sa che dipendenti felici rendono la vita dei loro capi molto più semplice!
5. Keep it Professional
A meno che non sia stato precisato durante il colloquio di lavoro, qualsiasi cosa tu chieda a un assistente amministrativo di fare dovrebbe essere direttamente rilevante per la missione aziendale. Mentre offrirle un caffè a un cliente o ritirare le forniture per ufficio al ritorno dal pranzo non è una richiesta atipica, fare cose come prenotare il tuo prossimo appuntamento dal dentista o ordinare la lettura imminente per il tuo club del libro è tua responsabilità, non sua . È stata assunta per aiutarti nel regno professionale, quindi continua così.
Ricorda, più aiuti il tuo assistente a fare bene il suo lavoro, più facile sarà per lei assisterti con il tuo. Sii il miglior manager che puoi essere e ti preparerai per il successo.
