Le riunioni ottengono un brutto rap e, sfortunatamente, per una buona ragione. Ogni mese, l'impiegato medio trascorre 31 ore seduto in riunioni improduttive (non uno scherzo) e ammettiamolo: c'è qualcosa nel sedersi attorno a un tavolo in una stanza con pareti fluorescenti e pareti fluorescenti che non ispira esattamente la creatività.
Le buone notizie? Supponendo che tu abbia almeno un po 'di flessibilità su come e dove fai il tuo lavoro, ci sono così tante diverse opzioni. Qui a The Muse, siamo conosciuti per tenere riunioni nei bar, sulle panchine del parco, in altri uffici o in una passeggiata intorno all'isolato. E abbiamo scoperto che solo un piccolo cambio di scenario può avere un grande impulso sulla nostra creatività e produttività.
Vuoi fare un tentativo? Ecco un breve elenco di controllo per garantire che le riunioni fuori sede siano persino più efficaci di quelle nella sala conferenze.
Considera i tuoi dintorni
Mentre, sì, una riunione fuori dal campus può funzionare in quasi tutte le situazioni, non tutte le sedi sono uguali. Ad esempio, un bar affollato non è probabilmente il posto migliore per conversare seriamente con il tuo capo, mentre un gruppo numeroso può avere difficoltà a comunicare durante una riunione a piedi.
Quindi, considera attentamente il tono, le dimensioni e i requisiti tecnologici della riunione che stai pianificando. Il gruppo dovrà sedersi? È importante disporre di Wi-Fi o punti vendita o è possibile utilizzare i notebook? Hai bisogno di privacy o va bene se le persone si muovono in giro? Quanto professionale deve essere il luogo (ovvero, deve essere un ristorante adeguato o una caffetteria informale va bene)?
Se stai pensando di andare in un ristorante o in un bar e non ci sei mai stato durante l'ora del giorno in cui il tuo incontro è programmato, considera di esplorare la scena qualche giorno prima. Non vuoi arrivare il giorno e scoprire che non ci sono tavoli o che è troppo rumoroso per sentire parlare gli altri!
Prepara la tua tecnologia
Questo può sembrare controintuitivo, ma prima decidi se hai bisogno di dispositivi per la tua riunione. A seconda dell'impostazione, potrebbe essere più sensato che tutti portino blocchi e penne rispetto ai loro laptop. I ristoranti con spazio per i tavoli limitato sono più adatti a buoni strumenti di scrittura vecchio stile, mentre strumenti a mani libere come i telefoni cellulari sono l'ideale per le riunioni a piedi nel parco.
Se scegli di portare un dispositivo, assicurati di avere abbastanza batteria per durare tutto il tempo, non c'è niente di peggio che rimanere senza succo nel momento più inopportuno. Imposta un promemoria sul telefono per collegare i tuoi dispositivi almeno un'ora prima di uscire o, se ti accorgi costantemente di dimenticarti di collegare, investi in un caricabatterie portatile.
Infine, considera la situazione Wi-Fi. Se vai in un bar, ricontrolla su Yelp che fornisca Internet gratuito (e scansiona le recensioni per vedere se qualcuno ha lamentele sul fatto che non funziona). Se stai andando in un ufficio diverso, chiama il responsabile dell'ufficio in anticipo per scoprire la password Wi-Fi: sarai in grado di saltare l'interazione imbarazzante di dover chiedere a qualcuno che ha dimenticato la password molto tempo fa di corri e prendilo. E se vai all'aperto e devi assolutamente collegarti a Internet, prendi in considerazione l'idea di ottenere un Mi-Fi portatile o di collegare il tuo computer al telefono per accedervi.
Guarda la tua agenda
Infine, verifica in anticipo gli obiettivi della riunione e assicurati di disporre dei documenti o delle informazioni necessari per rendere la riunione a portata di mano. Se hai un laptop o un tablet, salva i documenti importanti in una cartella facile da trovare che non richiede l'accesso a Internet (per ogni evenienza!). Se ti stai incontrando fuori in un parco o mentre passeggi, invia per e-mail le note a te stesso per un facile accesso al telefono (non dovrai scorrere un intero documento sul tuo piccolo schermo mentre provi ancora a organizzare una riunione) o annotare alcune note in anticipo per aiutarti a scuotere la memoria.
Dovresti anche pensare a se devi prendere appunti durante la riunione e come lo farai. Ovviamente, se hai un laptop o un notebook, puoi annotare le cose proprio come se fossi in ufficio, ma se stai camminando in giro, considera di prendere appunti scrappati su un piccolo taccuino o di usare il talk-to-text per annotare l'incontro sul tuo telefono. E se non riesci a scrivere nulla a causa della posizione? Rendi prioritario sederti per cinque minuti non appena torni in ufficio per scrivere qualcosa di importante.
Ora che hai elaborato un piano, prenditi un minuto per visualizzare la tua riunione. Cammina da solo e assicurati di non aver trascurato tutto ciò di cui hai bisogno per avere una riunione fuori sede di successo. Poi? Vai fuori di qui! Ti godrai le riunioni di più prima di conoscerlo.
